步驟︰為供應商合約建立採購單時間表和分期
- 建立並核准供應商合約。
- 配置採購單時間表的供應商合約採購單時間表事件業務流程和安全原則。
- 安全性︰設定流程︰供應商合約功能區中的供應商合約 - 採購單網域。
您可以建立供應商合約時間表並設定分期，以產生排定的採購單。您也可以為供應商合約定義多個時間表，並在每個時間表中包含不同的明細。
- 存取「為供應商合約建立採購單時間表」任務，並選取時間表的供應商合約。
- 完成此任務時，請參考以下說明︰選項說明時間表暫停使用勾選此項可暫停處理採購單。暫緩排程核取方塊不適用於租賃合約。方法針對租賃資產合約以外的合約，選取以下其中 1 種合約分期方法︰
- 「自訂」可自訂您自己的分期。
- 定義的分期
- 選取以指定第一期和最後一期金額。
- 從時間表中的時間表總計中減去第一期和最後一期的金額。
- 將此時間表中包含的合約明細總計餘額除以剩餘分期。在「一般」欄位中輸入該金額。
- 平均攤分。
對於租賃資產合約，Workday 會自動為融資租賃類型選取攤銷，為營業租賃類型選取攤分平均。分配依據選取「數量」或「金額」以指定合約明細的分配方式。對於租賃合約，您只能按金額分配合約明細。對於採購單，您可以依數量分配。頻率請選取產生分期的頻率。對於租賃合約，Workday 會自動填入您在供應商合約標頭的「付款頻率」欄位中輸入的值。時間表開始日期請選取分期開始產生的日期。對於租賃合約，Workday 會使用您在供應商合約標頭的「開始日期」和「結束日期」欄位中輸入的日期。輸入分期數，或選取結束日期以指定分期的完成日期。日期選項請選取「定義的日期」或「當月中的某日」來決定第一期的日期。當您為包含多個合約明細的排程選取「合約明細開始日期」時，Workday 會使用合約明細中最早的開始日期。當您為有多個收料單的排程選取「收料日期」時，Workday 會使用最早的收料日期。自動重新產生分期選取此項可在核准供應商合約修訂後，自動重新產生未用於採購單交易的分期。您無法產生租賃合約的修訂。自動提交時間表選取此選項可自動提交時間表和重新產生的分期。如果未選取此選項，在供應商合約修訂獲核准後，時間表的狀態仍會保持草稿。選取合約明細選取合約明細，將其新增至時間表。對於租賃合約，Workday 會自動選取所有合約明細，以確保本金和利息準確無誤。 - 按一下儲存並繼續，開啟「檢視採購單時間表」報告。若要修改時間表或分期 (租賃合約除外)，請從供應商時間表相關動作中選取變更。您只能在產生採購單之前變更供應商時間表。
- 若要從排定的分期手動建立採購單，請存取為供應商合約分期建立採購單任務，並選取與排程相同的供應商合約。從分期建立的採購單會連結至供應商合約。剩餘餘額和已消耗總計會顯示在供應商合約標頭的「支出交易」分析中。
- 若要為供應商合約的已排定分期建立採購單，請存取從合約分期建立採購單排程任務，然後選取執行頻率。完成此任務時，請參考以下說明︰選項說明排定日期前的行事歷天數請輸入早於排定日期的天數以產生文件。指派足夠的時間讓核准者檢閱文件。預覽分期條件選取此項可檢閱符合所選條件的分期。在「時間表」分頁中，填寫「每日重複執行條件」和「重複執行範圍」欄位。
- 排定的分期會在使用者核准排程時建立採購單。
- 當您從已排定的發票類型合約手動建立採購單時，我們會自動將合約中的付款條款填入該採購單。
將採購單核發給供應商以供履行。