設定注意事項：請購
在規劃請購的配置和使用時，此主題可做為決策參考。主要內容包括︰
- 設定其他行事曆的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
員工可以使用請購單，為自己或其他員工要求, 申請商品, 貨物、服務或臨時人力。
商業效益
Workday請購功能可讓您：
- 有效管理資訊流、組織政策和業務流程，嚴格控管和監控公司支出。
- 為使用者配置、自訂及部署簡單熟悉的線上購物式體驗。
- 配置請購, 請購單類型和範本，讓請購, 請購單流程更簡單、更快速，也更容易管理。
- 設定醫療保健專屬的供應鏈流程，支付已消耗的寄銷品，同時為寄銷品補貨。
- 限制依安全群組購買商品, 貨物和服務。
使用個案
- 自訂區隔安全性，以限制取得授權的員工群組只能存取商品, 貨物和服務。
- 針對不同用途，設定不同類型的請購單。範例：僅付費請購以及存貨和定期自動補貨補貨 ()。
- 使用請購常見項目的請購, 請購單範本。範例：新員工開始工作所需的基本項目。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您如何控制有權存取商品, 貨物、服務和臨時人力的人員？ | 使用分段證券，您可以：
您可以將個別角色設定為指定採購員。範例：為成本中心經理建立採購員角色，由其為其部門請購, 請購單商品, 貨物、服務和臨時人力。 您也可以使用組織型角色，限制使用者檢視和報告營業交易資訊的能力。 |
您要如何確定使用者在提交請購單時可以檢視哪些項目？ | 您可以根據使用者的安全配置和角色指派，決定使用者可檢視哪些徵才需求。範例：為 IT 經理啟用請購單功能，但成本中心經理未啟用。 |
您希望如何組織和簡化請購流程？ | 您可以根據不同的類型將請購單分類。範例：將請購, 請購單類型與採購單類型配對，或將請請購, 請購單類型指定為僅用於庫存補貨。
您也可以將商品, 貨物和服務集合分組，以建立請購, 請購單範本。 您可以讓使用者從各種來源填入購物車，例如：
|
您希望如何處理僅付費的請購？ | 醫療產品使用後可使用僅付費請購來支付貨款，以避免不可預測的存貨水位，並追踪產品資料以防召回或產品到期。
將請請購, 請購單類型配置為：
|
您要自訂請購, 請購單任務嗎？ | Workday提供高度自訂的請購流程，您可在請購, 請購單任務和報告中隱藏或勾選選填欄位。
您可以在請購單和請購, 請購單明細中定義 1 或多個自訂物件，以便根據您的業務需求擷取其他資訊。 |
您希望如何協助使用者瀏覽請購流程？ | 包括︰
如果您不執行動作，現有的說明文字將不會填入請購單。 申請者也可以使用Workday Assistant、 Workday for Slack 和Workday for Microsoft Teams 查看採購申請的狀態，以及相關供應商發票上的狀態和重要詳細資料。 |
如何將請購單合併到採購單上？ | 為了減少採購員和供應商需要管理的文件數量，您可以將包含多個供應商合約的請購單合併到一張採購單上。
您也可以根據現有的採購單進行尋購請購。 |
您希望使用者在請購時額外收取哪些費用？ | 您可以使用公司採購選項，讓使用者在請購, 請購單文件上指定預估的總運費和雜項費用。 |
建議
- 將請購Worklet新增至您的首頁。
- 對於外部網站採購，請與您的廠商合作，將聯合國標準產品和服務代碼 (聯合國標準產品和服務代碼 (UNSPSC)) 對應到支出種類。
- 提醒使用者在使用根據范本建立或複制自舊請購單的請購單前，請先檢查並更新價格。
- 為採購單和供應商發票設定 cXML 標準，以便Workday能夠與外部供應商據點進行通訊。
要求
無影響。
限制
- 無法在範本或請購, 請購單副本中包含外部網站採購項目。
- 建立現有請購單的副本時，您必須手動更新供應商價格變更。
- 無法對來源為「」的股票要求, 申請的請購執行明細拆分。
用戶設定
您可以將用戶配置為：
- 在僅付費的請購中新增程序資訊。
- 將包含不同供應商合約的請購單合併為一張採購單。
- 建立請購的尋購規則。
- 支援請購單中的附件和附件種類。
- 在請購單的自動尋購或手動尋購期間，以連結的採購項目取代網頁項目。
安全性
請在「Procurement」功能區中配置以下安全網域︰
Domain (網域) | 注意事項 |
|---|---|
流程︰請購 - 關閉
| 可讓您關閉請購單和請購, 請購單範本。 |
流程︰請購 - 建立/編輯
| 可讓您建立及編輯請購單。您也可以存取請購, 請購單Worklet來建立請購單。 |
流程︰請購 - 檢視
| 可讓您檢視請購單。 |
流程︰共用請購單範本
| 可讓您處理共用的請購, 請購單範本以及檢視相關報告。 |
Self-Service: Requisition
| 提供以下權限︰透過自助服務處理請購單和檢視相關報告。您也可以存取請購, 請購單Worklet來建立和檢視請購單。 |
自助服務︰請購單範本
| 可透過自助服務處理請購, 請購單範本以及檢視相關報告。 |
流程︰共用請購單範本 - 檢視
| 提供網域安全權限，以檢視自助服務和共用請購, 請購單單範本及相關報告。
若要管理共用範本的安全性，您必須選擇啟用 「啟用請購單範本安全性更新」功能。 |
使用「整合」功能區中的
「整合建置」
網域，可讓使用者根據請購單向供應商提交採購單。業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
請購事件
| 用於核准請購, 請購單。包括︰
若要建立並提交請購單，您還必須在業務流程中啟用 結帳 (REST) 起始步驟。 |
尋購事件
| 配置 「尋購事件」 業務流程，控製商品, 貨物、服務和臨時人力的尋購。 |
整批變更採購文件上的員工
| 用於將請購, 請購單購申請人變更和採購單採購員變更傳送至核准。 |
報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
尋找請購單
我的請購單 | 這些報告可用來︰
|
請購 Worktag 範本
| 此報告可用於檢視及編輯Worktag範本。 |
請購單範本
| 此報告可︰
|
您可以使用以下索引化報告資料來源建立自訂報告：
- 公司的請購明細和明細拆分。
- 員工的請購明細和明細拆分。
整合
Workday提供以下類型的整合範本：
- 自訂供應商的通用範本
- Workday錄中適用於供應商的預先配置範本
其他整合設定之外，請為每個供應商配置以下任務︰
- 維護供應商連結
- 維護外部購物車詳細資料
連結和觸點
請購功能與Workday的以下區域互動：
功能 | 注意事項 |
|---|---|
存貨 | 完成申請至給付週期後，您便可：
|
供應商帳戶 | 您可建立和排程採購單，記錄約僱人員的工時，以及產生供應商發票。 |
供應商合約 | 您可以為中標的供應商啟用報價決標 (RFQ)，並設定和處理排定的採購單。 |
外部供應商 | 您可以設定及管理供應商，以便從請購流程採購商品, 貨物、服務和臨時人力。 |
財務會計 | 您可以根據已核准的未開立發票的收料單、供應商發票，以及僅付費的商品, 貨物和服務採購單，建立應計收料項目。 |
銀行業務與結算 | 您可以驗證採購卡交易。 |
企業資產 | 您可以追踪公司透過採購流程取得的資產。包括︰
|
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。前往Workday Community) ，進一步了解Workday觸點套件 (Workday Touchpoints Kit) 。