設定注意事項︰請購

功能用途

請購可讓員工為自己或其他員工申請商品、服務或約僱人員。

商業效益

Workday 請購可讓您︰

高效管理資訊流、組織原則和業務流程，嚴格控制和監控公司支出。

為使用者配置、自訂及部署簡單、熟悉的網購類型體驗。

配置請購類型和範本，讓請購流程更簡單、更快速且更易於管理。

設定醫療保健特定的供應鏈流程，以便在補貨寄銷存貨的同時，支付消耗的寄銷品貨款。

依安全群組限製商品和服務的採購。

使用個案

自訂分段安全性，將商品和服務的存取權限定於授權員工群組。

針對不同用途設定不同類型的請購。範例︰僅付費請購以及庫存和定期自動補貨的補貨。

請將請購單範本用於經常請購的項目。範例︰新正職員工開始工作所需的基本項目。

需要考慮的問題

問題	注意事項
您如何控制有權存取商品、服務和約僱人員的人員？	使用分段安全性，您可以︰透過建立具有不同存取層級的員工群組，控制存取權。包含條件式存取權，可檢視和管理特定業務流程定義。可讓安全群組 (例如採購部門的員工) 代替其他員工申請項目或服務。您可以將個人角色設定為專屬採購員。範例︰為成本中心經理建立採購員角色，讓他們為其部門申請商品、服務和約僱人員。您也可以使用組織型角色來限制使用者檢視和報告營業交易資訊的能力。
您要如何判斷使用者在提交請購時可檢視和不可檢視的項目？	您可以根據安全性配置和角色指派，決定使用者要檢視哪些請購單。範例︰為 IT 經理人員啟用請購單功能簽到，但成本中心經理人員未啟用此功能。
您希望如何組織和簡化請購流程？	您可以根據不同的類型將請購單分類。範例︰比對請購類型與採購單類型，或將請購類型識別為僅用於庫存回補。您也可以將商品和服務的集合分組，以建立請購單範本。您可以讓使用者從各種來源填入購物車，例如︰已分類的請購單先前使用過的請購單的副本。我的最愛外部網站採購請購單範本搜尋供應商型錄
您想如何處理僅付費請購？	您可以使用僅付費請購來為使用後的醫療保健產品付款，以避免無法預測的存貨水位，並追踪產品資料以防召回或產品到期。您可以配置請購類型，以便︰建立僅具帳單的採購單。從僅付費請購中尋購採購單。在請購單中包含程序資訊。
您是否要自訂請購任務？	Workday 提供了請購流程的高階自訂功能，讓您能夠在請購任務和報告中隱藏或必填選填欄位。您可以根據業務需求，在請購單和請購明細中定義 1 或多個自訂物件，以擷取其他資訊。
您希望如何協助使用者瀏覽請購流程？	包括︰自訂導覽說明文字。啟用或停用特定欄位的說明文字。配置請購單的現有說明文字。如果您不採取動作，系統將不會在請購單中填入現有的說明文字。申請者也可以使用 Workday Assistant、Workday for Slack 和 Workday for Microsoft Teams 來檢查請購單的狀態，以及相關供應商發票的狀態和重要詳細資料。
如何將請購單合併到採購單上？	為了減少採購員和供應商需要管理的文件數量，您可以將有多個供應商合約的請購合併到 1 張採購單上。您也可以為現有的採購單尋購請購。
您希望使用者在請購時收取哪些額外費用？	您可以使用公司採購選項，讓使用者在請購文件中指定預估運費和雜項費用總額。

建議

將請

購

Worklet 新增至首頁。

對於外部網站採購，請與您的供應商合作，將聯合國標準產品和服務代碼 (UNSPSC) 對應至支出種類。

提醒使用者在使用從範本建立或複制自舊請購單的請購單之前，請先檢查並更新價格。

設定採購單和供應商發票的 cXML 標準，以便 Workday 能夠與外部供應商網站通訊。

要求

無影響。

限制

您不能在範本或請購副本中包含外部網站採購項目。

建立現有請購單的範本和副本時，您必須手動更新供應商價格變更。

您無法對源自庫存申請的請購執行明細拆分。

用戶設定

您可以將用戶配置為︰

新增有關僅付費請購的程序資訊。

將包含不同供應商合約的請購單合併至 1 張採購單。

建立請購的尋購規則。

支援請購單中的附件和附件種類。

在請購自動尋購或手動尋購期間，以連結的採購項目取代採購單。

安全性

請在「採購」功能區中配置以下安全網域︰

Domain (網域)	注意事項
流程︰請購 - 關閉	可讓您關閉請購單和請購單範本。
流程︰請購 - 建立/編輯	可讓您建立和編輯請購單。您也可以存取請購 Worklet 來建立請購單。
流程︰請購單 - 檢視	可讓您檢視請購單。
流程︰共用請購單範本	方便您處理共用的請購單範本，以及檢視相關報告。
自助服務︰請購	提供以下權限︰透過自助服務處理請購單和檢視相關報告。您也可以存取請購 Worklet 來建立和檢視請購單。
自助服務︰請購單範本	可透過自助服務處理請購單範本，以及檢視相關報告。
流程︰共用請購單範本 - 檢視	啟用網域安全權限，以檢視自助服務和共用請購單範本以及相關報告。若要管理共用範本的安全性，您必須選擇啟用「啟用請購單範本安全性更新」功能。

使用「整合」功能區中的 「整合建置」
網域，讓使用者能夠根據請購單將採購單提交給供應商。

業務流程

業務流程	注意事項
請購事件	用於核准請購單。包括︰根據支出種類和分部建立例外路由，並讓公司採購員做為流程最後步驟的檢閱者。依據組織角色、成本中心和公司設定條件式工作流程。若要建立並提交請購單，您還必須在業務流程中啟用結帳 (REST) 起始步驟。
尋購事件	配置「尋購事件」業務流程，控製商品、服務和臨時人力的尋購。
整批變更採購文件上的員工	用於將請購申請人變更和採購單採購員變更送交審核。

報告

報告	注意事項
尋找請購單我的請購單	這些報告可用來︰檢視所有作用中和已完成的請購單。追踪指定請購單的進度，或編輯進行中的請購單。如果您從「維護功能的選擇啟用」報告選擇啟用「請購體驗統一」功能，我們會將您從「我的請購單」報告轉到「請購單」 Worklet，以取得更簡化的請購流程。請參閱「」概念︰請購 Worklet。
請購 Worktag 範本	使用此報告可檢視和編輯 Worktag 範本。
請購單範本	此報告可︰檢視和編輯您建立的請購單範本。檢視您可存取的共用請購單範本。

您可以使用這些索引化報告資料來源來建立自訂報告︰

公司的請購明細和明細拆分

。

員工的請購明細和明細拆分

︰。

整合

Workday 提供以下類型的整合範本︰

自訂供應商的通用範本

Workday 型錄中供應商的預先配置範本

除了整合設定之外，請為每個供應商配置以下任務︰

維護供應商連結

維護外部購物車詳細資料

連結和觸點

請購功能會與 Workday 中的以下區域互動︰

功能	注意事項
存貨	您可以完成「申請至付款」週期，並︰傳送要入庫的項目。啟用對庫存項目的申請。自動補貨
供應商帳戶	您可以建立和排程採購單，記錄約僱人員的工時，以及產生供應商發票。
供應商合約	您可以為中標的供應商啟用報價邀請 (RFQ)，並設定和處理排定的採購單。
外部供應商	您可以設定和管理供應商，從您的請購流程採購商品、服務和約僱人員。
財務會計	您可以根據已核准、未開立發票的收料單、供應商發票，以及用於商品和服務的僅付費採購單，建立應計收料單。
銀行業務與結算	您可以驗證採購卡交易。
企業資產	您可以追踪公司透過採購流程取得的資產。包括︰根據您自己的會計慣例為他們進行會計處理。依業務用途分類。

Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。