建立變更單
- 定義變更單業務流程和安全原則。
- 如果您的組織使用供應商發票比對處理，請包含「為相關的供應商發票服務啟動「起始供應商帳戶比對事件」步驟。您可以在變更單業務流程中的完成步驟之後執行此動作。
- 如果您的組織會預付供應商發票，請配置「預付款支出攤銷事件」業務流程。
- 為排定的預付款版本發布類型，定義「預付款支出攤銷時間表事件」業務流程。
- 配置「收料單」業務流程，在預付款核發類型的收料單中包含「從收料單開立供應商發票」動作步驟。
您可以為狀態為
「已核發」的
採購單建立變更單，但下列情況除外：
- 此供應商不接受變更單。建立供應商時，您可以控制供應商接受變更單的能力。如果您在「建立供應商」任務的「採購選項」分頁中選取了「停用變更單」選擇權，則無法為供應商建立變更單。
- 您正要整批關閉包含以下採購單 或相關請購, 請購單的採購文件︰。必須完成或取消整批關閉事件，才能建立變更單 ()。
- 採購單確認 (POA) 中的替代項目已獲准，系統也能自動產生變更單。當下游文件的狀態為非取消/拒絕時， Workday不會為項目取代自動變更單。
您可以直接在現有的變更單明細中替代採購項目。
- 存取建立變更單任務。
- 視需要更新以下標頭區段︰
- 摘要
- 條款與稅金
- 聯絡資訊
同時在標頭中選取：- 「供應商合約」欄位中的供應商合約。
- 「在儲存或提交時將標頭變更套用至所有明細」核取方塊，可將標頭修改套用至所有商品, 貨物和服務明細。
- 新增供應商合約「」。當您在「編輯用戶設定 - 財務」任務中選取「啟用跨供應商合約的請購合併」核取方塊時， Workday僅在下列情況下才會限制採購單明細中的「供應商合約」欄位︰
- 型錄項目存在且可輸入。
- 由於以下原因，存在合約，但無法輸入該項目︰
- 作用中的下游文件
- 含供應商合約或購物車明細分配的原始文件。
- 寄銷或僅付費的採購單類型。
- 明細拆分
- 修改明細分頁中的資訊︰
- 約僱人員明細
- 商品明細
- 服務明細
- 存取明細資料分頁可：
- 直接在現有的商品明細中搜尋並選取不同的綜合採購項目。在已配置項目替代品表時，使用「已訂購項目的替代品」搜尋資料夾尋找有效的替代品。
- 變更現有明細中的資訊，例如金額、價格和預付款狀態。對於特殊項目，當該明細沒有作用中的供應商發票時，您可以變更項目說明和支出種類。
- 請選取「取消採購採購單」核取方塊來取消採購單明細。
- 新增採購單明細。
為採購單啟用多公司時，您可以：- 檢視現有明細中的公司。
- 請在新明細中設定行公司。
- 選取任何與採購單標頭公司()具有公司間關係的行公司。
- 按一下提交。
- Workday將依照您在「變更單」業務流程中定義的流程處理變更單。
- Workday會在採購單編號後附加版本編號，以便您和您的供應商可將變更單與相關採購單分開追踪。範例：如果原始採購單編號為採購單，則第一個變更單編號為3005-1。
- 如果您取消了明細項目，這些明細項目會被劃掉，並在商品明細區段中的數量和價格以零值顯示。
- 變更單獲得核准後，即無法編輯文件。您可以存取建立變更單任務進行第二次編輯。
- 核髮變更單。當採購員建立變更單，變更單的核發選擇權會預設使用供應商記錄。若供應商未定義任何替代核發選擇權，系統會根據先前版本中的原始採購單核發選擇權，預設核發選擇權。
- 存取檢視採購單任務並選取版本記錄分頁，即可查看原始採購單和變更單。
- 如果比對變更單與供應商發票，請配置「供應商帳戶比對事件」業務流程。
- 若要控制項目替代流程，請使用下列報告欄位配置警告和自訂驗證︰
- 有項目替代的變更單明細
- 變更單明細包含無效的替代項目
- 變更單明細包含無效的替代項目庫存據點