建立變更單
- 定義變更單業務流程和安全原則。
- 如果貴組織使用供應商發票比對處理，請納入相關「供應商發票」服務的「起始供應商帳戶比對事件」步驟。您可以在「變更單」業務流程中的完成步驟之後執行此動作。
- 如果貴組織要預付供應商發票，請配置「預付款支出攤銷事件」業務流程。
- 為排定的預付款發放類型定義「預付款支出攤銷時間表事件」業務流程。
- 配置「收料單」業務流程，為預付款發放類型的收料單加入「從收料單建立供應商發票」動作步驟。
您可以為狀態為
「已核發」的
採購單建立變更單，但下列情況除外︰
- 供應商不接受變更單。您可以在建立供應商時控制供應商接受變更單的能力。如果您已在「建立供應商」任務的「採購選項」分頁中選取「停用變更單」選項，則無法為供應商建立變更單。
- 您要整批關閉包含採購單或相關請購單的採購文件。必須完成或取消整批關閉事件，才能建立變更單。
- 此採購單屬於「付費更換」類型。
- 也可從已核准替代項目的採購單確認 (POA) 自動產生變更單。當下游文件的狀態為「未取消/已拒絕」時，Workday 不會為項目取代自動設定變更單。
- 存取「建立變更單」任務。
- 視需要更新以下標頭區段︰
- 摘要
- 條款與稅金
- 聯絡資訊
此外，請在標頭中選取︰- 「供應商合約」欄位中的供應商合約。
- 勾選「儲存時套用標頭變更至所有明細」或「提交」核取方塊，可將標頭修改套用至所有商品和服務明細。
- 新增供應商合約。
- 修改明細分頁中的資訊︰
- 約僱人員明細
- 商品明細
- 服務明細
- 存取明細詳細資料分頁可︰
- 變更現有明細中的資訊，例如金額、價格和預付款狀態。對於特殊項目，當該明細不存在作用中的供應商發票時，您可以變更項目說明和支出種類。
- 請選取「取消採購單明細」核取方塊，取消採購單明細。
- 新增採購單明細。
為採購單啟用多公司時，您可以︰- 檢視現有明細中的公司。
- 請在新明細中設定明細公司。
- 選擇與採購單標頭公司有公司間關係的任何明細公司。
- 按一下提交。
- Workday 會依照您在「變更單」業務流程中定義的流程處理變更單。
- Workday 會在採購單編號後面附加版本編號，以便您和您的供應商可以將變更單與相關採購單分開追踪。例如，如果您的原始採購單編號為PO-3005，則第一個變更單編號為3005-1。
- 如果您取消了明細項目，這些明細項目會被劃掉，並以「商品明細」區段中的數量和價格值以零值顯示。
- 變更單獲得核准後，即無法編輯文件。您可以存取「建立變更單」任務，進行第二次編輯。
- 核髮變更單。當採購員建立變更單時，變更單的核發選項會預設來自供應商記錄。如果供應商未定義任何替代出庫選項，則預設出庫選項會設為先前版本中的原始採購單出庫選項。
- 存取「檢視採購單」任務並選取版本記錄分頁，以查看原始採購單和變更單。
- 如果要比對變更單和供應商發票，請配置「供應商帳戶比對事件」業務流程。