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上次更新時間 ：2024-03-08
設定注意事項︰採購項目的工作表

設定注意事項︰採購項目的工作表

本主題有助於您規劃採購項目整批維護任務的配置和使用。主要內容包括︰
  • 設定其他行事曆的原因
  • 如何搭配 Workday 的其他功能使用
  • 後續影響以及跨產品交互作用
  • 安全要求事項與業務流程配置
  • 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

內容

透過 Worksheets，您可以根據組織原則定義申請、建立和整批更新採購項目的工作流程。

商業效益

透過簡化採購項目的資料輸入，您可以維護使用者的資料完整性和直觀的資料輸入方式。這有助於您的企業輕鬆地將大量項目資訊載入 Workday。

使用個案

您可以使用此功能︰
  • 一次維護多達 1,000 個新項目和現有項目的資訊。
  • 自訂工作表範本上的欄位和提示，以簡化項目資訊的維護。
  • 讓整個企業的部門都能申請新的採購項目。
  • 應員工要求擷取必要資訊，處理新項目。
  • 為您的首選供應商配置和整批維護請購規則。

需要考慮的問題

問題
注意事項
您是否希望使用者在要求提供新項目時完成自訂問卷？
請考慮啟用和使用問卷。
請考慮用於整批維護和新採購項目申請的問卷類型。
您可以在
「建立問卷」
 任務中建立問卷。然後，將問卷新增至採購項目申請類型。請確保採購項目申請的審查人員具有
「問卷結果」
 網域的安全權限，可檢視問卷的答案。
您是否要設定申請任務以更新採購項目、新增採購項目，或兩者皆用？
透過採購項目申請類型，您可以為特定類型的項目申請設定不同的工作簿範本。
請考慮以下採購項目申請類型選項︰
  • 整批維護採購項目
    ︰，整批更新現有的採購項目。
  • 申請新增採購項目
    ︰建立新項目，滿足其他部門的需求。
您是否有相關的新項目資訊檢閱流程？
當您在
「維護採購原因」
 任務中設定拒絕原因時，您可以追踪並分析審查人員拒絕採購項目申請的原因。 請參閱「」 設定採購原因。
項目申請的審查人員也可以將有錯誤的工作簿傳回給申請人進行修正，而不會遺失任何已設定的現有資訊。
您是否要設定患者可收費項目整批更新？
您可以使用「
病患收費資訊」
 工作表範本類型來大量配置病患收費資訊，例如︰
  • 公司
  • 採購項目 ID
  • 收入中心
您也可以將 Workday 配置為在採購項目資訊範本中新增以下提示︰
  • HCPCS
  • 可向病患收費
您是否需要一次取消多個採購項目申請？
您可以使用
「整批取消採購項目申請」
 任務來尋找並整批取消任何狀態為
「草稿」
 或
「進行中」的
 採購項目申請。範例︰一名正職員工離開您的組織，而您需要清除剩餘的未結項目申請。
您是否會使用外部項目型錄管理項目？
您可以配置採購項目申請範本，以搜尋和存取已整合至 Workday 的外部項目型錄。您可以建立範本來搜尋個別項目，或使用特定項目 ID 的清單來大量搜尋項目。

建議

  • 在您建立工作表範本之前，請仔細考慮您要設定的採購項目申請類型和業務流程。
  • 請勿在同一個工作簿範本中兩次使用同一個欄位。
  • 在業務流程中，您可以分隔
    「待辦事項」
     動作步驟，提醒員工更新項目的庫存據點、定期自動補貨位置或請購範本。

要求

對於業務流程中的每個增強步驟，您必須在採購項目申請類型上設定對應的增強範本。
您必須在
「編輯用戶設定 - 財務」
 任務中啟用這些欄位，才能存取病患收費資訊工作表和採購項目的病患收費資訊︰
  • 啟用醫療保險選項
  • 啟用病患收費資訊

限制

一旦使用採購項目工作表範本，您就無法從範本中移除該範本類型。
採購項目工作表功能不支援︰
  • 型錄項目
  • 相關 Worktag

用戶設定

當您在
「編輯 - 用戶設定財務」
 任務中配置
「採購項目的 ID 產生器」
 和
「採購項目事件的 ID 產生器」
 欄位時，Workday 會自動將 ID 號碼新增至使用以下業務流程建立或修改的採購項目︰
  • 整批維護採購項目申請
  • 新增採購項目申請
  • 採購項目事件

安全性

請配置以下網域及其安全原則︰
網域
注意事項
存取採購項目申請類型 (分段)
根據使用者的角色，提供以下權限︰使用者可存取採購項目申請類型。
首先，您必須將安全群組與您在
「建立採購項目申請類型安全區段
 」任務中建立的區段建立關聯。
雲端硬碟
啟用後可存取 Worksheets。
維護︰病患收費
提供以下權限︰配置採購項目的病患收費名稱。
流程︰採購項目申請
提供以下權限︰審查人員和核准人員可編輯所有採購項目申請。
設定︰採購項目申請
提供以下權限︰管理者可配置採購項目工作表範本。
自助服務︰採購項目申請
提供以下權限︰使用者可存取自己的採購項目申請。
Worksheets
提供以下權限︰增強項目資訊的使用者存取工作表。透過 Worksheets，他們可以建立、編輯和檢視採購項目申請。
您也可以在
「Process: Purchase Item Request」
 網域中配置以下子網域︰
  • 流程︰採購項目申請 - 取消
  • 流程︰採購項目申請 - 建立/編輯
  • 流程︰採購項目申請 - 報告
  • 流程︰採購項目申請 - 檢視

業務流程

配置以下業務流程 (限由「採購」功能區存取)，以將採購項目申請送交審核︰
  • 整批維護採購項目申請
    ，使用
    「整批維護採購項目」
     任務做為起始動作。
  • 新增採購項目申請
    ，使用「
    申請新增採購項目」
     任務做為起始動作。
您可以在「我的任務」中為考核人員新增以下動作步驟︰
  • 增強採購項目
  • 申請的項目需要其他檢閱時進行評估
  • 需求評估 - 檢閱採購項目變更
  • 檢閱採購項目

報告

注意事項
報告
追踪對採購項目屬性所做的任何變更。
項目變更記錄
檢視員工可使用的項目申請類型和相關任務。
檢視採購項目申請類型
檢視已完成或進行中採購項目的整批更新。
檢視整批維護採購項目申請
檢視已完成或進行中的新採購項目申請。
檢視新採購項目
透過搜尋項目申請，員工和項目管理者可以檢視、編輯及取消採購項目申請。
檢視採購項目申請
使用此報告可檢視採購項目申請中的項目錯誤或例外。
檢視項目例外
使用者可以搜尋他們建立的申請或委派給他們的申請。
我的採購項目申請
在 Workday 用戶中搜尋任何採購項目申請。
尋找採購項目申請
若要建置自訂報告，您可以使用
「Purchase Item Request」
 報告資料來源和下列業務物件︰
  • 項目尋購規則
  • 採購項目變更
  • 採購項目申請
  • 採購項目申請類型
  • 採購項目申請範本
  • 供應商項目詳細資料
  • 供應商尋購規則變更

整合

無影響。

連結和觸點

任務
注意事項
配置選填欄位
您可以使用此任務，在與以下業務流程相關聯的任務中，隱藏或必填欄位︰
  • 整批維護採購項目申請
  • 新增採購項目申請
維護採購原因
您可以使用此任務來定義採購項目申請的拒絕原因。然後，您可以在「我的任務」中報告審查人員拒絕項目申請的原因︰
  • 檢閱採購項目整批維護申請
  • 檢閱新增採購項目申請
請參閱「」 設定採購原因。

其他影響

當採購項目申請中的項目為
「草稿」
 或
「進行中」
時，您無法︰
  • 使用任務和 Web 服務更新項目。
  • 請在
    「整批維護採購項目」
     任務中選取該項目。