概念︰電子簽章整合最佳做法
為確保 Workday 中 DocuSign 和 Adobe Sign 電子簽章整合成功驗證並最佳化效能，請一律使用下列最佳做法︰
請參閱 「疑難排解︰電子簽章整合」，以取得整合問題的說明、可能的原因，以及建議的解決方法。如需與產生的文件相關的問題，請參閱 「疑難排解︰產生的文件」。
配置整合
建議 | 說明 |
|---|---|
請在一個簽章群組中指派至少 1 個角色。 | 如果簽章群組未包含已指派的角色，且該簽章群組中沒有其他簽署人，則整合會失敗且 Workday 在 「流程監控」 中記錄錯誤訊息。 |
請勿將 Adobe Sign 用於包含預先填入標記或檔案名稱中包含「&」符號的文件。 | 您無法將 Adobe Sign 電子簽章整合與任何包含以下內容的文件一起使用︰
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在 Workday 中進行驗證之前，請先在您的 DocuSign 帳戶中套用必要的設定。 | 請確保︰
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完成兩個 DocuSign 驗證步驟。 | 請確定您已完成 設定 DocuSign中所述的兩個驗證步驟。如果不遵循這些步驟，可能導致在 Workday 和 DocuSign 之間傳輸文件時發生延遲。 |
測試整合
建議 | 說明 |
|---|---|
在非正式環境用戶中進行測試時，請停用 Adobe 中的通知和訊息設定。 | 在 Workday 中進行測試時，請直接向 Adobe 開立支援票證，確保已在 Adobe 中停用通知和訊息設定。這可避免在非正式環境用戶中測試 Adobe Sign 整合時收到不需要的通知。 |
在非正式環境用戶中進行測試時，目標受眾人數較多，請停用業務流程相關通知。 | 非正式環境用戶會照常向使用者傳送通知和電子郵件 (如果有配置的話)。測試非管理者的目標受眾或測試使用者時，請確認已停用電子郵件和任務通知。 |
直接在 Workday 沙箱和其他非正式環境用戶中驗證 Adobe Sign 和 DocuSign 整合，以進行測試。 | 對涉及 檢閱文件 步驟的業務流程配置所做的任何變更，都會從正式環境用戶複製到 Workday 沙箱和其他非正式環境用戶。例如，在正式環境用戶中，您在 「檢閱文件」 步驟中變更了使文件可供電子簽名的條件規則。系統會將此更新復製到沙箱用戶中的業務流程配置。但是，Workday 不允許在非正式環境中使用在正式環境中配置的憑證。 請參閱 「設定 Adobe Sign」 和 「設定 DocuSign」 以取得驗證說明。如需詳細了解 「編輯用戶設定 - 業務流程」 任務中的電子簽章配置選項，請參閱 「參照︰編輯用戶設定 - 業務流程」。 |
使用 Workday 任務檢查針對電子簽章整合配置的 檢閱文件 步驟狀態。 | Workday 提供以下任務 (限存取系統功能區中的「業務流程管理」網域) 來檢查為電子簽章整合配置的 檢閱文件 步驟狀態︰
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每週重新整理後，在沙箱用戶中重新配置 Adobe 或 DocuSign。 | Workday 不允許在沙箱環境中使用在正式環境中配置的憑證。 因此，每次每週重新整理後，客戶都必須在其沙箱用戶中重新配置 Adobe 或 DocuSign。 |
將您的電子簽章提供者的非正式環境帳戶用於 Workday 沙箱環境和其他非正式環境用戶。 | 如果您有電子簽章提供者提供的沙箱或測試帳戶，我們建議您使用此帳戶，而不是 Workday 沙箱和其他非正式環境用戶中的正式環境帳戶。 |
對於在正式環境中起始的 Adobe 或 DocuSign 事件，在沙箱環境中進行測試時，請於驗證後重新起始。 | 您無法在沙箱環境中執行涉及 Adobe 或 DocuSign 的正式作業事件。因此，在沙箱用戶中進行測試時，您必須在驗證後重新起始電子簽章事件。 |
整合需求
建議 | 說明 |
|---|---|
確保所有簽字人都有一個有效且唯一的電子郵件地址。 | 否則︰
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簽署人的地址必須與 Adobe Sign 寄件者的電子郵件地址 不同。 | 如果您使用 Adobe Sign 電子簽章整合，請確認簽署人使用的電子郵件地址與 Adobe Sign 寄件者電子郵件地址 不同。 |