概念︰業務流程管理
本主題說明您可以對業務流程執行的動作，包括︰
取消、撤回、更正和拒絕
若有多個業務流程，Workday 可讓您︰
- 取消進行進度的流程 ()。
- 撤回完成步驟 ()之後的變更。
- 更正業務流程事件的詳細資料。
- 在「核准」或「檢閱」等步驟拒絕業務流程。
您也可以將 Workday 配置為在您取消、撤回、更正或拒絕業務流程時，自動啟動協調流程。
您可以取消某些做為子流程起始的業務流程，而不必取消父系業務流程。若要確定您是否可以取消特定業務流程，請存取
「業務流程配置選項」
報告。取消時︰
- 整體業務流程 Workday 會略過子流程 (無論其狀態為何)，並取消任何已完成的子流程。
- Workday 本身就是一個子流程，系統會在不取消父系業務流程的情況下略過子流程。
- 上層業務流程完成後的必要子流程，Workday 仍會完成業務流程。
當您撤回包含子流程的業務流程時，Workday 會撤回業務流程配置中的所有動作。例如，當您撤回包含單次給付的離職時，Workday 會同時撤回離職和給付。
您可以個別撤回某些子流程，而無需撤回父系業務流程。
在單一業務流程上，您可以存取以下項目的相關動作功能表︰
- 用於取消此業務流程。
- 已完成要求將其撤回的業務流程。
- 要更正事件的現有事件。
您也可以透過以下任務，大量取消或撤回業務流程︰
- 整批取消業務流程︰當業務流程包含子流程時，您可以個別取消子流程，也可以取消父系業務流程。
- 整批撤回業務流程︰此任務中的「由 EIB 載入的業務流程」提示顯示由 EIB 載入的整合事件，您至少可以在其中撤回 1 個業務流程事件。當您選取「日期範圍內，依整合系統」或「日期範圍內，所有整合系統」提示選項時，Workday 建議您限制日期範圍。
您可以為每個取消或撤回的業務流程停止通知。取消或撤回業務流程即無法復原動作。
Workday 會建立稽核軌跡，記錄取消、撤回、更正和拒絕動作。您可以配置自訂通知、警示通知和協調流程，在執行以下動作時觸發︰
- 取消業務流程
- 撤回業務流程
- 更正業務流程。
- 拒絕業務流程。
範例︰Logan Macnel 起始的
「僱用」
業務流程包含以下子流程︰
- 「僱用」
- 申請單次給付
「僱用」
業務流程配置為需要這兩個子流程，而「申請單次給付」
子流程是僱用的完成
步驟。當
「建議薪酬」
步驟進度，且 Logan 僅取消「要求單次給付」
步驟，Workday 會︰
- 將「申請單次給付」步驟的狀態變更為「已手動略過」。
- 完成僱用業務流程。
整批取消檢閱文件步驟
您可以使用
「整批取消檢閱文件步驟」
任務，做為整批動作來取消檢閱文件
步驟。對於以下狀態的業務流程，您可以取消檢閱文件
步驟︰
- 進行中
- 順利完成
範例︰您想要取消在
「到職」
業務流程中指派給員工的未完成檢閱文件
步驟。當「到職」
業務流程順利完成時，取消剩餘的檢閱文件
步驟的唯一方法是使用「整批取消檢閱文件步驟」
任務。您一次最多可以取消 2,000 個
檢閱文件
步驟。手動前進
您可以手動將業務流程推進至下一個步驟，或推進至結束，以免造成業務流程延遲。範例︰有任務正在等候核准者，但無法使用。為避免業務流程出現延遲，您已手動將業務流程推進至下一步驟。
您所屬的安全群組必須在業務流程安全原則的
「誰能對整個業務流程執行動作」
區段中，存取「手動推進」
動作。 具有此存取權的使用者可以起始「整批推進業務流程」
任務，但他們只能處理與其安全群組允許的業務流程類型相符的交易。 若要確定您是否可以手動推進業務流程，請存取「業務流程配置選項」
報告。您可以使用
「整批推進業務流程」
任務來整批推進業務流程。當您使用此任務推進超過 10 個業務流程事件時，Workday 會在背景中執行此任務。 如果您對「整批推進業務流程」
任務套用篩選條件並按一下全選
，則選取的項目會包含所有項目，而不僅僅是篩選後的清單。對於業務流程中需要詳細篩選的大量異動，Workday 建議您使用「整批作業管理
」(MOM) 任務，而不是「整批推進業務流程」
任務，以避免出現篩選問題。您可以編輯業務流程定義，在手動推進業務流程時停用系統通知。
當您在
「編輯用戶設定 - 業務流程
」任務中啟用「啟用推進未指派的任務」
核取方塊時，您可以透過以下方式推進業務流程內未指派的步驟︰
- 推進業務流程整批作業管理類型。
- 「推進手動」相關動作。 (從業務流程事件的相關動作功能表選取。)
- 「整批推進業務流程」任務
您可以推進︰
- 來自待重新指派的未指派步驟。
- 經歷了一個未指派的步驟，以及多個後續未指派的步驟。
- 完成某個未指派步驟的業務流程，並在處理進度期間產生重新指派。
當事件傳回至未指派的步驟時，該步驟將變為未指派。傳回期間，
收件人
提示會在步驟名稱前加上「未
指派」。範例︰未指派 - 完成問卷
。當 Workday 完成未指派的步驟時， 「完整流程記錄」
上的「流程記錄」
分頁會顯示以下項目的狀態︰- 針對未指派的步驟「手動前進」。
- 已針對重新指派的事件取消。
Workday 會傳送通知給︰
- 將 1 個或所有事件推進至完成時的業務流程步驟受指派者 (延遲或未指派的步驟除外)。
- 手動推進時，手動推進步驟的受指派者。
取消重新指派的事件後，Workday 不會傳送通知。
您無法手動推進在業務流程定義中標示為
「不要推進」
的步驟。此功能僅適用於您可指派給安全群組的步驟。您無法指派給安全群組的步驟 ( 「報告
步驟」除外) 無法標示為「不要推進」
。 若要確定某個步驟是否已標示為「不要推進」
，請參閱業務流程定義中的「不要推進」
核取方塊。手動傳回
「傳回」是業務流程動作。執行傳回動作通常表示使用者會在「Workday 我的任務」中收到一個項目，且想要將該項目傳回給先前完成此步驟的人員 ()。範例︰Mike 填寫並提交了
「完成問卷」
步驟。然後，該項目會傳送給邁克的經理Betty 進行審查和核准。Betty 在「我的任務」中收到待核准的項目。她沒有核准該項目，而是將其傳回給邁克進行更正。即使未將步驟指派給您，您也可以隨時手動傳回業務流程。
您無法傳回所有業務流程。若要確定您是否可以手動傳回業務流程，請存取
「業務流程配置選項」
報告。您所屬的安全群組必須在業務流程安全原則的
「誰能執行整個業務流程的動作」
區段中，存取「手動傳回」
動作。若要一次手動傳回大量動作事件，您可以執行
傳回業務流程
企業介面建置器 (EIB)。您必須具有執行 EIB 的權限和業務流程安全性原則的權限，才能對業務流程類型的事件執行此動作。對於此 EIB 中允許手動傳回的每個事件，Workday 都會將該事件傳回至業務流程中允許此動作的已完成步驟。當您處於「」的起始
步驟時︰
- 子流程，您可以將事件傳回
- 上層業務流程，您無法將事件傳回
Workday 建議您先在用戶中手動傳回範例事件，然後再嘗試執行整批傳回功能。範例事件應與您要傳回的其他事件來自相同的業務流程定義。
您可以從業務流程事件的相關動作功能表存取
「手動傳回」
任務。當業務流程事件的狀態為︰
- 進行中的「傳回至」提示會顯示先前的所有步驟，這些步驟通常會讓您從業務流程工具列的「傳回」提示中看到這些步驟。如果您在某個步驟「」上配置了多個安全群組，當您手動推進該步驟，但隨後又手動將其傳回您之前的手動推進位置，Workday 會在提示中顯示該步驟的所有等候處理人員。範例︰先前待處理的人員 (4)︰ (Dawn Myers、Logan Macnel、BettyLiu、SteveMorgan) – 完成經理人員評估。當您選取提示選項時，Workday 會將步驟回傳給所有先前正在等候執行的人員。
- 已完成︰「傳回至」提示只會顯示先前允許「完成時由管理者傳回」事件的先前步驟。
當您嘗試將業務流程手動傳回至您配置為與另一個步驟並行執行的步驟，且︰
- 這兩個步驟都是「進行中」，因此您無法手動將業務流程傳回至任一併行步驟。
- 如果有 1 個步驟為「進行中」，而另一個步驟為「已完成」，您可以手動將業務流程傳回至「進行中」的步驟。
- 這兩個步驟都已完成，您可以手動將業務流程傳回至任一併行步驟。
當您傳回業務流程事件時，流程記錄會顯示狀態為
「手動傳回」的
步驟。如果您將
「動作」
、 「核准」
或「待辦事項」
步驟配置為從「我的任務」中排除，並將某個步驟傳回至排除的步驟，則該步驟不會顯示在「我的任務」中。您仍然可以使用「等候我的業務流程交易」
報告，從排除的步驟傳回步驟。業務流程管理者可使用以下項目，重新指派排除的步驟︰
- 請在「整批作業管理」任務中「重新指派業務流程步驟」整批作業類型。
- 從事件的相關動作。
- 「重新指派業務流程步驟」Web 服務。
您無法使用
「重新指派任務」
任務來重新指派排除的步驟。當您將事件傳回給員工，而該員工的業務流程為未來日期，且員工類型已變更 (例如從約僱僱人員變更為正職員工)，Workday 會將事件傳回給指派的員工。步驟並未取消指派。
範例︰詹姆士是一名約僱僱人員，他的合約於 2023 年 9 月 10 日到期。公司已提交僱用他做為正職員正職員工的業務流程。僱用流程已完成，並於 2023 年 9 月 15 日生效，他的角色變更為正職正職員工。於 2023 年 9 月 8 日，詹姆士提交了 I-9 表。2023 年 9 月 14 日，人資夥伴將 I-9 表傳回給小明更正。他在 2023-09-15 收到傳回的任務。
重新指派未指派的任務
如果指定的安全群組不含使用者，或僅包含 Workday 帳戶已停用的使用者，任務就會變成未指派的任務。範例︰如果步驟受
「正職員工 (限本人)」
安全群組保護，但指派的使用者有未來的僱用日期，則該任務未指派。如果指派使用者的 Workday 帳戶已停用、到期或鎖定，或者指派使用者沒有使用者ID和密碼，且無法存取 Workday 以查看通知或完成指派的步驟，也可以取消指派任務。「未指派的任務」
報告會顯示有此問題的步驟。業務流程管理者可將未指派的任務重新指派給必要安全群組中的員工或關係組織角色擁有者。當任務變為未指派狀態時，Workday 會發送電子郵件通知給所有安全群組中擁有
「業務流程管理」
網域「檢視」
和「修改」
權限的成員。您可以從
我的任務
中重新指派未指派的任務。在「未指派的任務」
項目上，您可以重新指派︰
- 在「重新指派對象」提示中選取人員，即可取得一個未指派的任務。
- 按一下「檢視未指派的任務」，即可取得多個未指派的任務。這可讓您篩選及檢視其他未指派的業務流程任務。建議您依業務流程、日期範圍或兩者來篩選未指派的任務清單。套用篩選條件後，您可以在「業務流程步驟未指派稽核」報告中重新指派步驟。
在
「未指派的任務」
項目中，您也可以按一下齒輪圖示下方的「檢視詳細資料」
。當您在網格中按一下「重新指派」
按鈕時，Workday 會顯示「未指派的任務」
報告，您可以在其中重新指派一個或多個未指派的任務。您也可以存取
「未指派的任務」
報告，重新指派未指派的任務。更正業務流程
只有在業務流程安全原則指定可更正業務流程實例的安全群組時，您才能更正業務流程。
您可以將 Workday 配置為傳送有關業務流程更正的自訂通知和提醒通知。
修正發生錯誤的業務流程
當業務流程事件進入錯誤狀態時，業務流程管理者可以管理和重新啟動事件。Workday 會顯示「
有例外的業務流程定義」
欄位，其中列出所有處於錯誤狀態的定義。「其他業務流程定義」
欄位中會顯示非錯誤狀態的作用中定義。Workday 會在管理者的
「我的任務」
清單頂端顯示「修正業務流程」
項目，提醒管理者有新的錯誤事件。修正該業務流程類型的所有事件後，Workday 會從「我的任務」
中移除該項目。若在「修正業務流程」
頁面或我的任務
項目中看不到「重新啟動有錯誤的業務流程」
按鈕，這是因為修正流程的背景職務已進度。Workday 會在這些位置顯示說明文字，說明狀態︰「」。業務流程管理者如果
「我的任務」
清單中沒有「修正業務流程」
項目，可以使用搜尋
提示來存取獨立的「修正業務流程」
任務。此獨立任務可讓管理者選取處於錯誤狀態的特定業務流程類型並重新啟動事件。刪除業務流程的備註
業務流程管理者可以在業務流程完成之前或之後，從該業務流程移除一或多個備註。
從整體業務流程的相關動作功能表 (非業務流程步驟) 中，選取。然後，您可以勾選要移除的每條備註旁的核取方塊，並按一下
確定
。同樣地，如果子流程中有備註，您可以將備註做為子流程的相關動作移除，而不是從子流程內的個別步驟移除。
停用業務流程定義
若要定義自訂業務流程，您必須將其與業務物件 (通常是組織) 相關聯。然後，該業務流程定義就可在該組織內使用。如果組織具有階層，Workday 會將所有下層組織連結至該業務流程定義，直到下層組織連結至不同的業務流程定義為止。
當您未執行下列動作時，Workday 會使用預設業務流程定義︰
- 已將業務流程定義與階層中的任何上層督導組織建立關聯。
- 為督導組織或上層督導組織階層中的其他組織定義了自訂業務流程。
當您為特定業務物件 (例如組織) 停用自訂業務流程，然後啟動該業務流程時，Workday 會使用與督導組織相關聯的自訂業務流程。
請確定始終定義適當的自訂業務流程。
在
「停用業務流程定義」
任務中，您可以指定要啟用自訂業務流程的業務物件。當您停用所有業務物件的自訂業務流程時，Workday 會將其完全移除，且您無法重新啟用。