設定注意事項︰組織
本主題有助於您在規劃組織配置和使用時做出決策。主要內容包括︰
- 設定學習活動的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
內容
組織是資源、員工、成本和其他用於業務流程路由、安全性、分析和報告的組織群組。組織與角色和階層一樣，都是在 Workday 內提供可配置和情境安全性的基礎。您配置組織的方式會影響到從人員任用模型和角色指派，到實際地點和報告的方方面面。
常見的組織類型包括︰
- 「公司」
- 成本中心
- 自訂組織
- 地點階層
- 矩陣
- 薪資群組
- 區域
- 督導組織(類似於其他產品中的部門。)
商業效益
「組織」是 Workday 的必備功能，可協助您︰
- 分析您的業務需求和結構。範例︰
- 組織符合邏輯的員工分組和業務流程，以反映不同的報告結構。
- 根據業務單位、區域和成本中心設定作業。
- 將彈性融入個別組織，讓經理人員依據業務需求營運組織。
- 設定組織圖，以反映工作分工和管理結構。
- 指派人員任用模型，建立您定義及填缺職務和職位的方式。
- 報告並追踪進度。範例︰
- 用於認證、法規遵循和法規目的的組織記錄。
- 識別薪資、福利、薪酬和一般休假的適用資格。
- 配置組織圖以包含指標，以便監控業務績效。
- 根據追踪人員任用、法規遵循和認證等資料的組織報告，決定工作分工。
- 設定自動化流程。範例︰
- 為個別組織和組織類型配置個別的業務流程。
- 設定自動化流程，將員工指派給管理團隊和支援團隊。
- 匯總報告資料
使用個案
產品 | 範例使用案例 |
|---|---|
業務流程 | 經理人員可依據組織和組織類型自訂業務流程。範例︰依上層組織、公司、招募或薪資群組。 |
HCM | HR 管理者可指派其他人力資源管理者，依據不同的組織類型支援員工群組。範例︰地點階層、督導組織或部門。 |
組織 | 經理人員可以︰
|
報告 | 經理人員可以︰
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安全性 |
|
學生 | 管理者可以︰
|
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您打算使用哪些 Workday 產品或功能？ | 您企業的結構和目的決定了您設定的組織類型。依據產業、區域和法規要求，決定組織結構和安全性的精細程度。 |
您要報告的內容？ | Workday 提供的報告可讓您為管理者和一般使用者檢視組織的摘要或詳細資料。您建立組織的方式會影響報告。
組織代表您可以報告的維度，並決定詳細程度。Workday 組織是互斥的，這為您的組織結構提供了固有的靈活性。 |
您將如何將組織指派給員工？ | 請與相關人員協商，確定您是否會︰
|
您需要何種組織安全性？ | 請謹慎考量安全精細度層級。如果安全性不夠嚴格，太多人可能會在無意中取得敏感資料的存取權。但如果安全性限制太高，則可能難以維護。決定哪些人可以︰
|
您的組織是否跨越多個時區？ | 設定用戶時，請考慮由誰負責支援哪些員工群組以及您組織的時區。這可確保按預期處理業務流程、角色指派和薪資的生效日期。 |
您將如何為每個組織指派角色？ | 請考慮角色型安全性，以及角色在組織內的運作方式。範例︰如果人力資源人員支援某個區域或地點的員工，則應將他們指派至某個地點。但如果人力資源人員支援業務單位，則應指派至督導組織。 |
您將如何使用組織？組織的結構如何？ | 確定您是否需要專門的學程種類。範例︰
組織類型決定了包含的功能。以下組織類型範例會自動包含某些功能︰
|
您需要何種組織結構？ | Workday 支援許多組織結構。範例︰
|
您是否需要自訂組織？ | 針對 Workday 預定義的組織類型以外的企業特定用途，決定您是否需要將員工分組。
範例︰具有角色的商店和應有指派角色的商店區域，因此您可以設定繼承。 可依多個支援階層的自訂組織類型，匯總自訂組織。 |
您可以使用自訂組織做為自訂 Worktag 嗎？ | 是。您可以使用自訂組織做為「財務管理與薪資」中的自訂 Worktag。您可以建立的自訂組織數量沒有限制。
但是，您可以指定為自訂 Worktag 的自訂組織數目有限。您只能使用 10 個自訂組織做為自訂 Worktag，在不使用 Financial Management 的情況下實作 HCM 或 Payroll 時，請務必考量此限制，這一點很重要。 |
建議
- 將您的組織設計成可搭配其他功能區使用，例如薪資、人力資源和財務。
- 讓組織內所有業務實體的相關人員參與進來。
- 請讓安全管理者、系統管理者和業務流程管理者參與進來，確保您符合與核准、業務流程路由和資料存取相關的所有要求。
- 由於組織在報告中扮演著重要角色，因此在設計組織結構時，請考慮報告的精細度和匯總。
- 仔細評估組織階層。建立大量自訂或內嵌階層，或是在適用資格規則中使用這些階層，都會影響效能。
要求
您必須︰
- 請設定督導組織，因為所有員工都必須指派到一個督導組織，而該督導組織是其經理人員組織的下層組織。經理人員不屬於其直屬員工所在的督導組織。
- 選取督導組織的人員任用模型︰按職位管理或按職務管理。
限制
一個督導組織只能有 1 個人員任用模型。並非所有督導組織都需要相同的人員任用模型，但您只能在使用相同人員任用模型的組織之間移動員工。
您可以將個別員工指派給多個組織，包括多個相同類型的組織。
用戶設定
存取「
編輯用戶設定 - 系統」
任務以配置︰
- 預設時區和其他時區選項
- 操作中使用者可檢視的組織階層。
安全性
某些組織類型受個別網域保護，可用於建立、管理和檢視組織類型。您必須在「組織和角色」功能區中設定至少其中一個網域︰
Domain (網域) | 注意事項 |
|---|---|
建立︰督導組織
| 可讓您維護和檢視︰
|
管理︰成員資格規則建立
| 可讓您建立成員資格規則。 |
管理︰編輯成員資格規則
| 可讓您編輯及檢視成員資格規則。可讓自助服務使用者存取他們建立的成員資格規則。 |
設定︰組織
| 可讓您維護和檢視︰
|
業務流程
組織的業務流程分為以下種類︰
- 正在建立或更新組織狀態或結構。範例︰
- 啟用
- 指派上層組織
- 指派包含的組織
- 建立下層組織
- 劃分組織
- 指派和移除組織給職位或員工。範例︰
- 指派矩陣組織
- 指派多個矩陣成員
- 指派薪資群組
- 變更組織指派
- 建立職位
- 移動員工
- 從矩陣組織移除
- 移除多個矩陣成員
報告
組織在每個 Workday 產品和職能中都有不同的結構和用途。例如︰「人力資本管理」、「薪資」、「招募」和「學生」具有不同的報告選項。
您可以使用這些報告來檢視現有組織的摘要或詳細資料︰
報告 | 說明 |
|---|---|
組織摘要 | 顯示按所選組織類型篩選的所有組織清單，以及摘要資訊。
若要顯示您有權檢視的任何組織的組織圖，請按一下該組織的相關動作功能表，然後按一下 組織圖。 |
我所屬的組織 | 顯示您所屬的所有組織清單。 |
我的自行指派角色 | 顯示所有組織的清單，您的職位已指派至 「維護可指派角色」 中標示為 「自行指派」 的角色。 |
「我的主管角色」報告或 Worklet | 顯示所有組織的清單，您的職位已指派至 「維護可指派角色」 中標示為 「主管」的 角色。 |
我的支援角色 | 顯示所有組織的清單，您的職位已指派至 「維護可指派角色」 中標示為 「支援」的 角色。 |
您可以使用這些報告來管理和追踪組織︰
報告 | 說明 |
|---|---|
維護組織類型 | 方便您管理及配置各種類型的組織，例如公司、成本中心、區域等。 |
檢視成員基準日期 | 考慮員工指派的生效日期，顯示任何過去或未來日期的組織成員。 |
檢視組織基準日期 | 顯示組織在特定時間點的狀態。此報告可讓您了解組織在特定日期的結構、人員任用和其他關鍵屬性。 |
按基準日期檢視組織圖 | 顯示組織截至特定日期的結構，包括上下屬關係和階層。 |
檢視組織成員 | 顯示由成員資格規則指派給自訂組織的組織成員。此報告使用的資料來源是「All Positions」。 |
檢視督導組織 | 顯示員工、人員任用資訊、組織角色和安全群組。此報告可讓您尋找及存取員工、角色、未填缺職位等的相關動作。 |
組織指派例外稽核 | 根據督導組織或其地點所在的一或多個地點階層允許的值，顯示職位限制的無效組織指派清單。 |
組織例外稽核 | 顯示發生錯誤或警告的組織。此報告顯示發生問題的業務物件，以及問題或解決方案的說明。 |
組織類型例外稽核 | 顯示發生錯誤或警告的組織類型。此報告顯示發生問題的組織類型 (例如督導組織或公司)，以及問題或解決方案的說明。 |
Workday 提供的所有報告和自訂報告」
任務。整合
如果您要使用整合存取有公開性限制的組織，您需要︰
- 提供您要使用的整合系統使用者 (ISU) 帳戶，對可保護這些組織的網域提供 Get 和 Put 存取權。
- 將 ISU 連結至「 建立整合系統安全群組」。
- 針對網域提供 Get 和 Put 存取權限，以保護 ISU 嘗試執行的組織 Web 服務。
連結和觸點
組織會與 Workday 的幾乎所有功能互動。
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。觸點套件可幫助您預測任何類型的組織在 Workday 中的互動方式，包括 HCM、財務、薪資和學生組織。