概念：管理文件範本

動作	附註
建立 Docs 範本	在雲端硬碟中，選取「新增文件範本」並為範本命名。選取範本的來源和種類，新增內容，然後按一下「發布」，將內容設為作用中。 Workday Docs 不支援將傳統的 Docs 範本 (使用文字區塊和BIRT版面配置) 自動轉換為 Docs 範本。您需要手動建置。 DocuSign 使用的名稱必須少於 100 個字元。對於 Adobe Sign，名稱不可包含特殊字元，例如「&」符號 (&)。
複製範本	從雲端硬碟中選取文件範本，然後按一下建立副本。
將 Docs 範本從 1 個用戶移轉至其他用戶	查看在用戶之間移動文件範本。
使用 URL 與未指定的使用者共用文件範本	在雲端硬碟中選取一個文件範本，然後按一下共用。啟用連結共用選擇權︰。能力使用連結共用是系統設定。如果您沒有看到「」選擇權，請聯絡管理者。請選取權限層級。使用該連結存取文件範本的每個人都將具有此存取層級。按一下複製連結。將此 URL 提供給您要與其共用, 分享Docs 範本的人員。如需詳細了解共用，請參閱《雲端硬碟使用者指南》。
與特定使用者共用 Docs 範本	與個別使用者分享可讓您為人員設定特定的權限層級，即使您關閉連結共用，這些設定仍會作用中。在雲端硬碟中選取一個文件範本，然後按一下共用。在與個人共用中，輸入您要與之共用, 分享的使用者，並在下拉式功能表中選取權限層級。 (選用) 輸入訊息給您要共用的使用者。此訊息會顯示在按下共用後，使用者接收的Workday通知中。當您與個別使用者共用, 分享Docs 範本時，該使用者會收到Workday通知，以及 (如果已在用戶中啟用) 一封電子郵件。使用者會收到通知，通知他們是否有權存取「雲端硬碟」網域「」，但他們必須具備「系統」功能區中「雲端硬碟」和「Docs」網域的存取權限，才能開啟範本。如需詳細了解共用，請參閱《雲端硬碟使用者指南》。
與安全群組共用 Docs 範本	與一組使用者共用後，您可以為該群組設定特定的權限層級，即使您關閉連結共用，這些設定仍會維持作用中的狀態。能力使用群組共用，是每個雲端硬碟項目類型的系統設定。如果您沒有看到「」選擇權，請與您的管理者確認是否已啟用該選項。在雲端硬碟中選取一個文件範本，然後按一下共用。在與群組共用的群組中，輸入您要與之共用, 分享的群組，並在下拉式功能表中選取權限層級。
保留先前版本的 Docs 範本	如果您想在更新資料或內容前保留目前版本的資料或內容，可以復制 Docs 範本或以 DWXF 檔案格式下載。
移除文件範本	從雲端硬碟中選取文件範本，然後按一下移除。雲端硬碟會將檔案移至垃圾桶「」。注意：業務流程仍會使用移除的 Docs 範本。此外，已移除的文件範本仍可在「配置產生文件」清單中選取。移除 Docs 範本之前，請確定該範本已從配置該範本的任何業務流程中移除。建議您在移除範本後重新命名，並在名稱前加上警示符號，提醒您不要使用該範本。
從垃圾桶復原 Docs 範本	從雲端硬碟中選取「垃圾桶」。請選取 Docs 範本，然後按一下「還原」。Workday會將還原的檔案置於「所有檔案」檢視中。如果您選擇移除他人共用的文件範本，但您並非擁有者 ()，將會移除該範本的存取權限。文件範本會從雲端硬碟檔案清單中消失，也不會顯示在垃圾桶「」中。
永久刪除Docs 範本	存取「永久刪除雲端硬碟檔案」任務「」。在永久刪除Docs 範本前，您必須先將其從附加該範本的業務流程中移除。無法永久刪除已配置或曾經配置至業務流程的Docs 範本。
管理不同語言的範本	不同語言的範本需要獨立建立及管理。Workday Docs 不像傳統的 Docs 範本和文字區塊那樣支援翻譯實例的概念。

建立 Docs 範本

在雲端硬碟中，選取

「新增

文件範本」

並為範本命名。選取範本的來源和種類，新增內容，然後按一下

「發布」

，將內容設為作用中。

Workday Docs 不支援將傳統的 Docs 範本 (使用文字區塊和BIRT版面配置) 自動轉換為 Docs 範本。您需要手動建置。

DocuSign 使用的名稱必須少於 100 個字元。對於 Adobe Sign，名稱不可包含特殊字元，例如「&」符號 (&)。

複製範本

從雲端硬碟中選取文件範本，然後按一下

建立副本

。

將 Docs 範本從 1 個用戶移轉至其他用戶

查看在用戶之間移動文件範本。

使用 URL 與未指定的使用者共用文件範本

在雲端硬碟中選取一個文件範本，然後按一下

共用

。

啟用

連結共用

選擇權︰。能力使用連結共用是系統設定。如果您沒有看到「」選擇權，請聯絡管理者。

請選取權限層級。使用該連結存取文件範本的每個人都將具有此存取層級。

按一下

複製連結

。將此 URL 提供給您要與其共用, 分享Docs 範本的人員。如需詳細了解共用，請參閱《雲端硬碟使用者指南》。

與特定使用者共用 Docs 範本

與個別使用者分享可讓您為人員設定特定的權限層級，即使您關閉連結共用，這些設定仍會作用中。

在雲端硬碟中選取一個文件範本，然後按一下

共用

。

在

與個人共用

中，輸入您要與之共用, 分享的使用者，並在下拉式功能表中選取權限層級。

(選用) 輸入訊息給您要共用的使用者。此訊息會顯示在按下

共用

後，使用者接收的Workday通知中。

當您與個別使用者共用, 分享Docs 範本時，該使用者會收到Workday通知，以及 (如果已在用戶中啟用) 一封電子郵件。使用者會收到通知，通知他們是否有權存取「雲端硬碟」網域「」，但他們必須具備「系統」功能區中「雲端硬碟」
和「Docs」
網域的存取權限，才能開啟範本。如需詳細了解共用，請參閱《雲端硬碟使用者指南》。

與安全群組共用 Docs 範本

與一組使用者共用後，您可以為該群組設定特定的權限層級，即使您關閉連結共用，這些設定仍會維持作用中的狀態。能力使用群組共用，是每個雲端硬碟項目類型的系統設定。如果您沒有看到「」選擇權，請與您的管理者確認是否已啟用該選項。

在雲端硬碟中選取一個文件範本，然後按一下

共用

。

在

與群組共用的群組

中，輸入您要與之共用, 分享的群組，並在下拉式功能表中選取權限層級。

保留先前版本的 Docs 範本

如果您想在更新資料或內容前保留目前版本的資料或內容，可以復制 Docs 範本或以 DWXF 檔案格式下載。

移除文件範本

從雲端硬碟中選取文件範本，然後按一下

移除

。雲端硬碟會將檔案移至垃圾桶「」。

注意
：業務流程仍會使用移除的 Docs 範本。此外，已移除的文件範本仍可在「配置產生文件」清單中選取。移除 Docs 範本之前，請確定該範本已從配置該範本的任何業務流程中移除。建議您在移除範本後重新命名，並在名稱前加上警示符號，提醒您不要使用該範本。

從垃圾桶復原 Docs 範本

從雲端硬碟中選取

「垃圾桶」

。請選取 Docs 範本，然後按一下

「還原」

。Workday會將還原的檔案置於

「所有檔案」

檢視中。

如果您選擇移除他人共用的文件範本，但您並非擁有者 ()，將會移除該範本的存取權限。文件範本會從雲端硬碟檔案清單中消失，也不會顯示在垃圾桶「」中。

永久刪除Docs 範本

存取「永久刪除雲端硬碟檔案」任務「」。

在永久刪除Docs 範本前，您必須先將其從附加該範本的業務流程中移除。無法永久刪除已配置或曾經配置至業務流程的Docs 範本。

管理不同語言的範本

不同語言的範本需要獨立建立及管理。Workday Docs 不像傳統的 Docs 範本和文字區塊那樣支援翻譯實例的概念。