概念︰管理文件範本

動作	附註
建立文件範本	從雲端硬碟中，選取「新增文件範本」。附註︰如果您想與一組使用者自動共用一個或多個 Docs 範本，可以與個別使用者或安全群組共用雲端硬碟中的資料夾，並將新的範本放入該資料夾。您在雲端硬碟中建立的文件範本歸建立這些範本的特定使用者所有。擁有者可以在範本上執行其他使用者無法執行的動作；詳情請參閱參照︰根據權限可用的文件範本動作。 Workday Docs 不支援將傳統的 Docs 範本 (使用文字區塊和 BIRT 版面配置) 自動轉換為 Docs 範本。您需要手動建置。對於 DocuSign，使用的名稱必須少於 100 個字元。對於 Adobe Sign，名稱不能包含特殊字元，例如「&」符號 (&)。如果適用，Workday Docs 會自動將產生的文件到期偏移設為 10 年；目前無法編輯此值。如果使用者的語言設為 Docs 不支援的語言，例如斯洛維尼亞文 (斯洛維尼亞文)，您將無法建立或檢視文件範本。您可以包含選用文字，供檢閱人員在產生文件時新增或刪除。我們建議您在產生文件時，以醒目提示標出此文字或將其格式設定為不同的色彩，以吸引使用者的注意力。在將業務流程傳送至前，使用者可在「產生文件」步驟中進行任何必要的編輯。
複製範本	從雲端硬碟中，選取文件範本，然後按一下建立副本。
將 Docs 範本從 1 個用戶移轉至另一個用戶	請參閱「」在用戶之間移動文件範本。
與未指定的使用者共用文件範本使用 URL	在雲端硬碟中選取文件範本，然後按一下共用。啟用連結共用選項。能否使用連結共用功能是系統設定。如果您沒有看到該選項，請與您的管理者確認。選取權限層級。使用該連結存取文件範本的每個人都將具有此存取層級。按一下複製連結。將此 URL 提供給您要與其共用 Docs 範本的人員。如需有關共用的詳細資訊，請參閱《雲端硬碟使用者指南》。
與特定使用者共用文件範本	與個別使用者共用可讓您設定此人員的特定權限層級；這些設定仍為作用中偶數如果您關閉共用連結在雲端硬碟中選取文件範本，然後按一下共用。開始與個人共用 , 輸入分享您要與之共用的使用者，然後在下拉式功能表中選取權限層級。 (選用) 針對您共用的使用者輸入訊息。此訊息會顯示在您按一下共用後，使用者收到的 Workday 通知中。 (選用) 如果您是文件範本擁有者,按一下進階以選擇是否讓編輯者共用檔案，以及以讓備註者和檢視者復制、下載或列印檔案。當您與個別使用者共用 Docs 範本時，該使用者會收到 Workday 通知，並,如果在用戶上啟用, 電子郵件無論使用者是否有權存取該雲端硬碟網域，他們都會收到通知，但他們必須擁有存取雲端硬碟和文件「[insert]」功能區中的網域以開啟範本。如需有關共用的詳細資訊，請參閱《雲端硬碟使用者指南》。
與安全群組共用文件範本	與一組使用者共用可讓您設定該群組的特定權限層級；這些設定仍為作用中偶數如果您關閉共用連結群組共用功能是每個雲端硬碟項目類型的系統設定。如果您沒有看到該選項，請與您的管理者確認是否已啟用該選項。在雲端硬碟中選取範本，然後按一下共用。開始與群組共用 , 輸入您要與之共用的群組，然後在下拉式功能表中選取權限層級。 (選用) 如果您是文件範本擁有者, 按一下進階以選擇是否讓編輯者共用檔案，以及以讓備註者和檢視者復制、下載或列印檔案。
保留先前版本的 Docs 範本	您可以如果您要在更新前保留目前版本的資料或內容，請查看 Docs 範本或以 DWXF 檔案格式下載。
移除文件範本	從雲端硬碟中，選取文件範本，然後按一下移除。雲端硬碟會將檔案移至垃圾桶。重要︰業務流程會繼續使用移除的文件範本。此外，已移除的文件範本仍可在「配置產生文件」清單中選取。在移除 Docs 範本之前，請確定您已將其從配置該範本的任何業務流程中移除。我們建議您在移除範本後重新命名範本，並在名稱上加上一個指標，提醒您不要使用該範本。
從垃圾桶恢復 Docs 範本	從「雲端硬碟」中，選取「垃圾桶」。選取文件範本，然後按一下還原。Workday 會將還原的檔案置於「所有檔案」檢視中。如果您選擇移除與您共用但您不是擁有者的文件範本，則會移除您存取該範本的權限。文件範本會從雲端硬碟檔案清單中消失，且不會顯示在垃圾桶中。
永久刪除文件範本	存取永久刪除雲端硬碟檔案任務。您必須先將 Docs 範本從附加到該範本的業務流程中移除，然後才能永久刪除該 Docs 範本。您無法永久刪除符合以下條件的文件範本︰或曾經，已配置至業務流程。
管理不同語言的範本	不同語言的範本是已建立, 受管理，且已在業務流程中配置獨立。 Workday Docs 不像傳統的 Docs 範本和文字區塊一樣支援翻譯實例的概念。

建立文件範本

從雲端硬碟中，選取

「新增

文件範本」

。

附註︰

如果您想與一組使用者自動共用一個或多個 Docs 範本，可以與個別使用者或安全群組共用雲端硬碟中的資料夾，並將新的範本放入該資料夾。

您在雲端硬碟中建立的文件範本歸建立這些範本的特定使用者所有。擁有者可以在範本上執行其他使用者無法執行的動作；詳情請參閱參照︰根據權限可用的文件範本動作。

Workday Docs 不支援將傳統的 Docs 範本 (使用文字區塊和 BIRT 版面配置) 自動轉換為 Docs 範本。您需要手動建置。

對於 DocuSign，使用的名稱必須少於 100 個字元。對於 Adobe Sign，名稱不能包含特殊字元，例如「&」符號 (&)。

如果適用，Workday Docs 會自動將產生的文件到期偏移設為 10 年；目前無法編輯此值。

如果使用者的語言設為 Docs 不支援的語言，例如斯洛維尼亞文 (斯洛維尼亞文)，您將無法建立或檢視文件範本。

您可以包含選用文字，供檢閱人員在產生文件時新增或刪除。我們建議您在產生文件時，以醒目提示標出此文字或將其格式設定為不同的色彩，以吸引使用者的注意力。在將業務流程傳送至前，使用者可在「產生文件」步驟中進行任何必要的編輯。

複製範本

從雲端硬碟中，選取文件範本，然後按一下

建立副本

。

將 Docs 範本從 1 個用戶移轉至另一個用戶

請參閱「」在用戶之間移動文件範本。

與未指定的使用者共用文件範本使用 URL

在雲端硬碟中選取文件範本，然後按一下

共用

。

啟用

連結共用

選項。能否使用連結共用功能是系統設定。如果您沒有看到該選項，請與您的管理者確認。

選取權限層級。使用該連結存取文件範本的每個人都將具有此存取層級。

按一下

複製連結

。將此 URL 提供給您要與其共用 Docs 範本的人員。

如需有關共用的詳細資訊，請參閱《雲端硬碟使用者指南》。

與特定使用者共用文件範本

與個別使用者共用可讓您設定此人員的特定權限層級；這些設定仍為作用中偶數如果您關閉共用連結

在雲端硬碟中選取文件範本，然後按一下

共用

。

開始

與個人共用

, 輸入分享您要與之共用的使用者，然後在下拉式功能表中選取權限層級。

(選用) 針對您共用的使用者輸入訊息。此訊息會顯示在您按一下

共用

後，使用者收到的 Workday 通知中。

(選用) 如果您是文件範本擁有者,按一下

進階

以選擇是否讓編輯者共用檔案，以及以讓備註者和檢視者復制、下載或列印檔案。

當您與個別使用者共用 Docs 範本時，該使用者會收到 Workday 通知，並,如果在用戶上啟用, 電子郵件無論使用者是否有權存取該雲端硬碟網域，他們都會收到通知，但他們必須擁有存取雲端硬碟
和文件
「[insert]」功能區中的網域以開啟範本。如需有關共用的詳細資訊，請參閱《雲端硬碟使用者指南》。

與安全群組共用文件範本

與一組使用者共用可讓您設定該群組的特定權限層級；這些設定仍為作用中偶數如果您關閉共用連結群組共用功能是每個雲端硬碟項目類型的系統設定。如果您沒有看到該選項，請與您的管理者確認是否已啟用該選項。

在雲端硬碟中選取範本，然後按一下

共用

。

開始

與群組共用

, 輸入您要與之共用的群組，然後在下拉式功能表中選取權限層級。

(選用) 如果您是文件範本擁有者, 按一下

進階

以選擇是否讓編輯者共用檔案，以及以讓備註者和檢視者復制、下載或列印檔案。

保留先前版本的 Docs 範本

您可以如果您要在更新前保留目前版本的資料或內容，請查看 Docs 範本或以 DWXF 檔案格式下載。

移除文件範本

從雲端硬碟中，選取文件範本，然後按一下

移除

。雲端硬碟會將檔案移至垃圾桶。

重要
︰業務流程會繼續使用移除的文件範本。此外，已移除的文件範本仍可在「配置產生文件」清單中選取。在移除 Docs 範本之前，請確定您已將其從配置該範本的任何業務流程中移除。我們建議您在移除範本後重新命名範本，並在名稱上加上一個指標，提醒您不要使用該範本。

從垃圾桶恢復 Docs 範本

從「雲端硬碟」中，選取

「垃圾桶」

。選取文件範本，然後按一下

還原

。Workday 會將還原的檔案置於

「所有檔案」

檢視中。

如果您選擇移除與您共用但您不是擁有者的文件範本，則會移除您存取該範本的權限。文件範本會從雲端硬碟檔案清單中消失，且不會顯示在垃圾桶中。

永久刪除文件範本

存取永久刪除雲端硬碟檔案任務。

您必須先將 Docs 範本從附加到該範本的業務流程中移除，然後才能永久刪除該 Docs 範本。您無法永久刪除符合以下條件的文件範本︰或曾經，已配置至業務流程。

管理不同語言的範本

不同語言的範本是已建立, 受管理，且已在業務流程中配置獨立。 Workday Docs 不像傳統的 Docs 範本和文字區塊一樣支援翻譯實例的概念。