概念︰安全網域和文件範本動作

此表格匯總了您在工作流程中執行的主要動作，以及網域或業務流程需要存取權限。其中包含用於產生和檢閱文件的傳統工作流程的動作，以及您現在使用 Workday Docs 執行的動作。

動作	文件網域	雲端硬碟網域	B營業收入 P流程權限	附註
設定錄用			X
定義文件種類			X
從雲端硬碟建立文件範本	X	X		筆範本建立者必須建立新範本時選取種類，且必須有權存取該種類。 Document Library 網域可控制以下權限︰
在 Docs 範本中建立文字、版面配置、頁首和頁尾	X	X		Docs 可取代 BIRT 自訂版面配置於的將自訂版面配置與產生的文件建立關聯任務。範本建立者和編輯者必須有資料欄位和條件規則的存取權，才能在範本中使用這些資料欄位和條件規則。Document Library 網域可控制以下權限︰存取資料欄位和條件規則。附註︰翻譯的實例或執行階段的翻譯不支援。
與使用者或安全群組共用 Docs 範本		X		若要自動與其他使用者共用 Docs 範本，請在其他使用者有權存取的共用 Workday 雲端硬碟資料夾中建立範本。Th收件者需要 Docs 網域的存取權。
在 Workday Docs 中預覽 PDF	X	X		編輯文件範本時，按一下預覽以查看文件的外觀。
配置產生文件步驟將產生文件動作步驟新增至業務流程			X	在預設文件提示中，選取雲端硬碟文件，然後導覽至文件範本。任何有權配置業務流程步驟的使用者都可以檢視該用戶的所有文件範本。雲端硬碟網域存取權並不能決定哪些文件範本可供選取。雖然所有範本都可選擇，但無法檢視範本中的資訊；只有具有云端硬碟網域存取權和個人范本存取權的使用者才能檢視範本內容。即使文件範本位於雲端硬碟的「垃圾桶」中，文件範本也會顯示且可供選取。在業務流程中使用 Docs 範本時，不支援委派任務。招募提示︰依預設，文件審查的「我的任務」標籤不會顯示職務徵才需求編號或候選人姓名。您可以使用文件「產生文件步驟」上的「業務流程維護步驟標籤覆寫」步驟來顯示此資訊。例如，如果您將標籤更新為「產生錄用」，「我的任務」項目將包含職務徵才需求和候選人姓名。
設定檢閱文件步驟			X
編輯/更新文件範本	X	X		Workday Docs 不支援生效日期。一旦您建立並發布 Docs 範本，並將其與業務流程相關聯，該範本就會在業務流程執行時使用。每當您想要更新 Docs 範本時，我們強烈建議您複製範本，在副本中進行變更，然後使用該副本取代業務流程中的原始範本。
在 Docs 中檢閱產生的文件 (仍從「我的任務」啟動)			X	檢閱人員可按一下檢閱按鈕，從我的任務中開啟產生的文件。業務流程配置可定義可檢閱的人員。產生文件的使用者 (例如招募人員) 不需要雲端硬碟存取權。注意︰在業務流程的「檢閱」步驟中，請務必在「配置檢閱文件步驟」中選取「文件」欄位，而非選取「文件範本」。如果您在此處選取「文件範本」，系統不會儲存對產生的文件所做的手動編輯。
檢閱最終產生的 PDF			X	檢閱人員 (例如招募人員) 可從我的任務中開啟產生的文件，按一下檢閱，然後從「檔案」功能表下載 PDF，即可下載 PDF。產生的 PDF 使用 Roboto 字型；無法編輯選取的字型。
轉移文件範本的所有權	X	X		在 Workday Docs 中，範本會將個別使用者設為擁有者。如果需要，您可以隨時轉移所有權。請參閱「將雲端硬碟項目所有權轉讓給其他使用者」。
清除產生文件步驟產生的文件				您可以使用資料清除任務。請注意，「清除人員」任務會永久刪除與員工相關的所有個人身分資訊 (PII) 資料，包括員工文件的連結。您需要有「清除人員資料」網域和「清除供應商」子網域的存取權。