概念：安全網域和文件範本動作

下表匯總了您在「」工作流程中執行的主要動作，以及所需的網域或業務流程存取權。其中包含用於產生和審查文件的傳統工作流程的動作，以及現在使用Workday Docs 執行的動作。Workday Docs 動作會以粗體文字顯示。

動作	Docs 網域	雲端硬碟網域	業務流程權限	附註
設定錄用通知			X	Workday Docs支援目標多種文件類型和業務流程。例如，設定錄取通知書, 擬聘通知書。
定義文件種類			X
從雲端硬碟建立文件範本	X	X		範本建立者在建立新範本時必須選取種類，且必須能夠存取該種類。Document Library 網域可控制以下類別的存取權限。
在 Docs 範本中建立文字、版面配置、頁首和頁尾	X	X		Docs 取代了「將自訂版面配置與產生的文件建立關聯」任務 ()中對BIRT自訂版面配置的需求。範本建立者和編輯者需要存取資料欄位和條件規則，才能在範本中使用這些資料。Document Library 網域可控制以下權限︰存取資料欄位和條件規則。注意︰不支援翻譯的實例或在執行階段進行翻譯。
與使用者或安全群組共用 Docs 範本		X		若要自動與其他使用者共用, 分享Docs 範本，請在其他使用者有權存取的共用Workday雲端硬碟資料夾中建立範本。收件者需要有存取Docs 網域的權限。
在Workday Docs 中預覽PDF	X	X		編輯 Docs 範本時，按一下「預覽」即可查看文件內容。
配置產生文件步驟為業務流程新增「產生文件動作」步驟			X	在預設文件提示中，選取雲端硬碟文件，然後前往文件範本。任何權限配置業務流程步驟的使用者，皆可檢視該用戶的所有 Docs 範本。雲端硬碟網域存取權並不能決定可選擇哪些文件範本。雖然所有範本皆可選擇，但無法檢視範本中的資訊；只有擁有雲端硬碟網域存取權和個人范本存取權的使用者才能檢視範本內容。即使文件範本在雲端硬碟的「垃圾桶」中，系統仍會顯示並選取文件範本。「」在業務流程中使用 Docs 範本時，不支援委派任務。招募提示︰在預設情況下，文件審查的「我的任務」標籤不會顯示請購, 請購單編號或候選人姓名。您可以使用文件「產生文件步驟」的「業務流程維護步驟標籤覆寫」步驟來顯示此資訊。例如，如果您將標籤更新為「產生錄用」，「我的任務」項目將會包含職務徵才需求和候選人姓名。
設定檢閱文件步驟			X
編輯/更新文件範本	X	X		Workday Docs 不支援生效日期。在您建立並發布 Docs 範本，並將其與業務流程 ()建立關聯後，該業務流程執行時就會使用該範本。每當您想要更新 Docs 範本時，我們強烈建議您複製範本，在副本中進行變更，然後使用該副本取代業務流程中的原始範本。
在 Docs (仍從「我的任務」啟動)中檢閱產生的文件			X	檢閱者可按一下「檢閱」按鈕從「我的任務」中開啟產生的文件。業務流程配置定義了可審查的人員。產生文件的使用者 (例如招募人員) 不需要雲端硬碟存取權。注意︰在業務流程的「檢閱」步驟中，請確認在「配置檢閱文件步驟」中選取了「文件」欄位，而不是從「文件範本」選取的「文件」欄位。如果您在此處選取「文件範本」，系統不會儲存對產生的文件進行的手動編輯。
檢閱最終產生的PDF			X	審查者(例如招募人員) 可以從「我的任務」開啟產生的文件，按一下「檢閱」，然後從「檔案」功能表下載PDF下載PDF 。產生的PDF使用 Roboto字型。無法編輯選取的字型。
轉移 Docs 範本的所有權	X	X		在Workday Docs 中，範本中的擁有者是個別使用者。如果需要，您可以隨時調動所有權。請參閱將雲端硬碟項目的所有權轉給其他使用者。
清除「產生文件」步驟產生的文件				您可以使用資料清除任務「」。請記住，清除人員任務會永久刪除與員工相關的所有個人身分資訊 (PII) 資料，包括員工文件的連結。您需要有「清除人員資料」網域和「清除供應商」子網域的存取權。