維護 I-9 表設定
安全性︰「系統」功能區中的
「設定︰用戶設定 - HCM
網域」。配置電子版 I-9 表在 Workday 用戶中的顯示方式。
- 存取「維護 I-9 表設定」任務。
- 執行此任務時，請參考以下說明︰
選項 說明 將 HR 正職員工資料預設至 I-9 表第 1 區段如果 Workday 中正職員工的 HR 記錄中有資料，則會自動填入區段 1 的以下聯絡資訊和個人資訊欄位︰- 名稱
- 地址
- 出生日期
- SSN
- 電話號碼
- 電子郵件地址
將 HR 雇主名稱和職銜資料預設到 I-9 表中如果 Workday 中正職員工的 HR 記錄中有資料，則會自動填入區段 2 和 3 中的以下雇主欄位︰- 第 2 部分︰雇主或授權代表的名字、姓氏和頭銜。
- 第 3 部分︰雇主或授權代表的名稱。
以 I-9 表資料覆寫正職員工基本資料「出生日期」和「SSN」將正職員工「完成 I-9 表」事件中的出生日期和 SSN 自動填入其基本資料。評估選取此核取方塊的影響。Workday 會自動更新正職員工的社會安全號碼 (SSN) 和出生日期的值，而不需要通知或確認。電子版 I-9 表第 2 項公司名稱與地址如果您從「預設公司名稱與地址」提示中選取選項，Workday 會自動將此資訊填入區段 2。如果您在「選取清單中的公司名稱和地址」網格中配置值並選取預設值，Workday 會自動將此資訊填入區段 2。遠距 I-9 表第 2 項的公司名稱和地址若未配置此區段，Workday 會自動將授權代表的公司地址填入區段 2。就遠端 I-9 表而言，授權代表是指您在「完成 I-9 表」業務流程的「管理遠端 I-9 表」共同參與步驟中配置的使用者或角色。I-9 表內部稽核資料包含「內部稽核原因」和「內部稽核結論」欄位。您可以選擇顯示、隱藏或必填這些欄位。管理 I-9 表指派請建立要指派或不指派 I-9 表給已在 Workday 中使用 1 的正職員工的原因。管理遠端 I-9 表流程「選取HR 角色」可讓 HR 角色指定可填寫 I-9 表第 2 部分的外部授權代表。預設情況下，Workday 會自動允許正職員工指定自己的外部授權代表。遠距工作正職員工的授權代表關係配置選項，供正職員工選擇做為授權代表完成 I-9 表。遠端 I-9 表確認文字建立自訂確認文字，授權代表在填寫 I-9 表第 2 部分前必須確認此文字。遠端 I-9 表附件說明建立自訂指示，當授權代表將文件附加到 I-9 表第 2 部分時，就會顯示這些指示。遠端 I-9 表電子郵件通知文字請建立自訂文字，該文字會顯示在傳送給授權代表以完成 I-9 表第 2 項的電子郵件中。管理 E-Verify 重複個案原因建立將重複個案提交至 E-Verify 的原因。此欄位僅適用於使用 E-Verify v30 的客戶。I-9 表預設逾期原因配置當您整批重新提交 I-9 表至 E-Verify 時，自動填入E-Verify - 僱用驗證整合範本的逾期原因。I-9 表修訂業務流程的進階路由選取「更新 I-9 表收料單時收集進階路由欄位」核取方塊，將「組織」和「公司」欄位新增至「更新 I-9 表收料單」任務。請在「修訂 I-9 表」業務流程中配置這些欄位，將 I-9 表正確傳送至 E-Verify。當您有 2 個或更多E-Verify整合時，此核取方塊可讓您將 I-9 表資料傳送至正確的E-Verify整合。I-9 表附件選項您可以列印 I-9 表和附件。選取︰- 列印 I-9 表附件前先詢問
- 一律列印 I-9 表附件。此選項還可讓您在檢視員工的 I-9 表時按一下列印圖示，列印附件。
您一次最多可列印 100 份 I-9 表文件。I-9 表波多黎各的語言選項指定電子版 I-9 表對波多黎各員工的顯示方式。無論正職員工的喜好設定為何，Workday 都會以您選取的語言顯示 I-9 表。區段 2 和 3、「檢視員工的 I-9 表」報告和「列印 I-9 表」任務也會以您選取的語言顯示。當您允許正職員工為 I-9 表選擇其語言時，無論您偏好何種語言，都必須以員工所選的語言填寫第 2 部分和第 3 部分。