設定注意事項：重複候選人合併
本主題内容可協助您配置重複候選人合併，並進行相關決策。主要內容包括︰
- 設定學習活動的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
透過 Workday Recruiting (招募)「比對並合併」功能，您可以識別可能重複的候選人並將候選人合併到：
- 約僱人員
- 候選人
- 僱用人選
- 先前員工
商業效益
- 改善資料準確性和完整性
- 消除冗餘，確保單一、完整的候選人記錄。
- 防止衝突、合併記錄、聯絡資訊和申請資料。
- 提高招募人員效率
- 節省時間，減少管理重複基本資料的工作量。
- 簡化僱用決策，尤其是在大量僱用時
- 集中的候選人記錄可提高可見性。
- 增強的候選人體驗
- 防止同一個角色重複外展。
- 反映了一個管理良好且相互尊重的僱用流程。
- 更好的招募分析和指標
- 精準的來源追踪
- 改善資料處理進程指標，讓您更清楚了解僱用時間和轉換。
- 更強大的法規遵循和資料治理
- 支援 GDPR 法規遵循，避免不必要的資料重複。
- 維護稽核軌跡，追踪變更，確保透明度和問責制。
使用個案
您可以使用重複的候選人合併來︰
- 找出使用不同電子郵件或履歷，透過外部徵才網站多次應徵職務的候選人。
- 詢問重新僱用人員或季節性員工是否曾在公司工作，藉此找出重新僱用人員或季節性員工。
- 將保密候選人或有保密求職申請的候選人與其他候選人、約僱人員或前員工合併。
- 將同時身為正職員工、約僱人員或前員工的應徵者連結到單一基本資料下。
- 將透過推薦建立的基本資料與系統中已有的基本資料合併，以維護一個真實資料來源。
- 合併來自招聘會、校園活動或尋購活動的記錄，候選人可能會註冊多次。
- 當不同的人事顧問公司提交相同的候選人時，合併基本資料。
- 確保候選人的記錄完整無誤，以免在僱用和到職期間發生混淆。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您希望如何合併重複項目？ | 您可以手動或自動合併重複項目。
當您啟用自動候選人合併時，Workday 會根據特定的比對條件自動合併候選人，幫助您節省時間。 當候選人不符合自動候選人合併條件時，您可以手動合併候選人。範例：如果至少有 1 位候選人具有「候選人首頁」帳戶，則 Workday 不會自動合併候選人。 |
您希望合併哪些類型的重複項目？ | 您可以將候選人合併到：
您可以將透過外部徵才網站應徵的候選人與他們的作用中約僱人員基本資料合併。 Workday 可讓您將保密候選人或有保密求職申請的候選人合併到：
|
您希望何時識別和管理重複項目？ | 您可以在招募流程的任何階段，將重複候選人合併新增為必要步驟。 當您在外部徵才網站上加入先前員工問題時，外部候選人可以表明自己是先前員工。您可以在候選人網格中顯示先前員工問題的回覆，以便招募人員在招募流程初期就注意到潛在重複人員。 您可以將 Workday 配置為在以下情況下禁止推薦：
您可以將 Workday 配置為通知招募人員存在可能重複的人事顧問公司候選人，以進行審查。 |
建議
為避免重複的候選人，請允許候選人表明自己是先前員工。
要求
無影響。
限制
您無法︰
- 在其中至少 1 位候選人具有已註冊的「候選人首頁」帳戶時，自動合併 2 位候選人。
- 將外部候選人與作用中內部正職員工合併。
- 將候選人合併到具有進行中事件的員工。範例：個人資訊變更或未來日期的「僱用」事件。
- 在來源記錄具有進行中事件時合併記錄。範例：您無法將具有進行中「僱用」事件的僱用人選合併到先前員工。
- 取消合併具有進行中或已完成「僱用」事件的記錄。
用戶設定
您可以在
編輯用戶設定 - 招募
任務中啟用自動候選人合併。安全性
網域 | 注意事項 |
|---|---|
「Recruiting」功能區中的「Candidate Merge」網域。 | 有權限存取此網域並具有「檢視和修改」權限的使用者可以檢視及合併可能重複的候選人。僅有「檢視」權限的使用者無法對重複項目採取動作。 |
「Staffing」功能區中的「Former Worker Storage」網域。 | 有權限存取此網域的使用者可以存取有關前員工的資訊。 |
業務流程
您可以新增︰
- 重複候選人合併，以做為「求職申請」業務流程中的「待辦事項」步驟
- 條件規則，以加入「待辦事項」步驟，藉此檢閱先前員工問題的回覆，並向招募人員傳送任務以檢閱和手動合併重複項目
使用於報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
尋找重複的候選人
| 使用此報告可檢視和手動合併或連結重複記錄。 |
合併候選人
| 使用此報告可檢視合併和取消合併的記錄。 |
整合
您可以使用「Put Candidate」Web 服務來整批載入候選人。當您啟用自動候選人合併後，Workday 會搜尋使用「Put Candidate」Web 服務建立的重複項目。
連結和觸點
重複候選人合併會與 Workday 的以下部分互動：
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。
功能 | 說明 |
|---|---|
現金 | 合併時，Workday 會考慮以下僱用人選資料：
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費用 | 合併時，Workday 會考慮候選人和僱用人選記錄中的以下費用資料：
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學習 | 合併時，Workday Learning (學習) 會考慮以下僱用人選資料：
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結算 | 合併時，Workday 會考慮僱用人選記錄中的以下付款資料：
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學生 | 「比對並合併」流程會建議要合併的潛在重複人員。 |
人才 | 合併時，Workday Talent (人才) 會考慮以下僱用人選資料：
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