步驟︰建立直接扣款客戶付款的直接扣款委託書
請參閱「」 步驟︰設定直接扣款委託書付款
直接扣款委託書可讓您要求客戶核准收款。透過直接扣款委託書，受款人可向提供已簽署委託書的客戶收取經常性和一次性付款。
您可以透過 Workday 建立和儲存直接扣款委託書，然後將其與客戶發票相關聯。您也可以傳送預先通知，通知客戶未來的結算。
- 存取「建立直接扣款委託書」任務。
- 填寫「債權人資訊」區段下的所有欄位。請選取該委託書的付款類型。您在客戶基本資料中配置的銀行詳細資料會顯示在「債務人資訊」區段下方。
- 當您選取「經常性」付款類型時，「序列」會自動設為「第一個」。付款產生後，付款順序會自動變更為「重複」。如果下次付款是委託書的最後一筆直接扣款，您可以將「序列」變更為「最後一筆」。最後一筆付款完成後，Workday 會自動停用該委託書。
- (選用) 選取需要預先通知核取方塊。Workday 隨即顯示「預先通知最短天數」欄位。若要將與委託書相關聯的發票設為可結算，您至少必須預先通知發票指定天數。
- Workday 會建立草稿狀態為的委託書。若要將客戶基本資料中的 IBAN 值變更為作用中，
安全性︰「客戶帳戶」功能區中的流程︰「直接扣款委託書」網域。 - 從直接扣款委託書的相關動作功能表中，選取 。將直接扣款委託草稿傳送給您的客戶，由其完成債務人資訊、付款資訊和簽名。Workday 不會在列印的檔案中包含「債務人」資訊。安全性︰「客戶帳戶」功能區中的「報告︰直接扣款委託書」網域。
- (選用) 存取「列印直接扣款委託預先通知」任務。Workday 會產生 PDF 檔案，供您傳送給客戶。安全性︰「客戶帳戶」功能區中的「報告︰直接扣款委託書」網域。
- 存取客戶的「總覽基本資料」群組。
- 若要在客戶發票上顯示直接扣款委託書參考號碼，請在「付款明細」報告中選取「需要委託書」核取方塊。
- 將已完成的直接扣款委託草稿中的銀行結算帳戶詳細資料新增至「銀行業務」報告。有委託書時，請選取「需要預驗證」核取方塊。
- 存取「編輯直接扣款委託書」任務。在您收到客戶簽署的委託書後，請確認所有欄位都已填寫，並將「委託書狀態」變更為「作用中」。您無法編輯任何處於此狀態的欄位。一旦委託書與已核准或處理中的發票建立關聯，或者與未付款或部分付款的發票建立關聯，您就無法變更狀態。(選用) 將已完成的直接扣款委託書副本上傳至附件分頁。安全性︰「客戶帳戶」功能區中的流程︰「直接扣款委託書」網域。
- 當您在發票上選取的付款類型與直接扣款委託書上的付款類型相符時，Workday 會填入以下欄位︰
- 直接扣款委託書
- 預先通知日期
若要以電子方式將客戶發票傳送至銀行，請配置您所在區域的電子發票連接器。請參閱「」 步驟︰設定電子發票連接器
在您建立直接扣款委託書並開立相關發票後，Workday 會起始「
客戶發票事件」
業務流程以供檢閱和核准。Workday 會在業務流程完成後處理會計資料，並使用應收帳款科目過帳規則來記錄應付的客戶付款。- 您可以建立結算執行作業，以結算客戶發票。
- Workday 會將同一家公司、受款人以及具有相同直接扣款委託書的所有符合資格客戶發票和調整分組為單筆付款。請參閱 「建立手動結算執行作業」。您也可以從客戶發票的相關動作功能表中選取「透過直接扣款付款」，以建立一次性付款的結算執行作業。
- 如果有委託書的客戶發票為預先通知日期 14 天后，Workday 會將其納入結算執行作業中。
- 當結算執行任務完成時，Workday 會為已核准的交易自動記錄並登載付款、建立存款，並以公司貨幣建立營業日記帳。如果交易貨幣和公司貨幣不同，Workday 會將金額轉換為公司貨幣。未執行「自動登載」流程。
- 直接扣款交易的會計資料交易借項貸項客戶發票應收帳款營業收入結算執行作業現金應收帳款取消客戶付款應收帳款現金
- 結算執行作業完成後，Workday 會更新以下直接扣款委託書欄位︰
- 上次結算日期
- 委託書狀態︰介於至非作用中 一次性委託書和最終序列為 的經常性委託書︰。當您可以取消付款時，狀態會變回「作用中」。
- 序列︰到第一個、第二個，依此類推，或最後一個。當您取消客戶發票的第 1 筆付款委託書類型為「經常性」時，序列會從「經常性」變回「第一次付款」。
- 如果客戶銀行帳戶沒有足夠的資金，您可以存取客戶付款的相關動作功能表，然後選取退回來退回直接扣款客戶發票。
- 您可以存取這些報告，以取得進一步的詳細資料︰
- 尋找直接扣款委託書
- 尋找直接扣款委託預先通知的列印執行作業
- 對於大量交易，您可以使用以下 Web 服務︰
- 取得公司債權人 ID
- 更新公司債權人 ID
- 設定︰公司一般
- 提交客戶發票