跳至主要內容
文件
文件
Administrator Guide
上次更新時間 ：2024-03-08
配置日記帳序列產生器規則

配置日記帳序列產生器規則

  • 建立分類帳。為您要使用日記帳排序的公司設定分類帳。
  • 安全性︰
    設定︰「通用財務管理」功能區中的「公司一般」
     網域。
您可以透過日記帳排序，將編號指派給日記帳，以符合全球稽核標準。Workday 會依據您為序列產生器配置的規則指派這些數字。
  1. 存取
    「建立日記帳序列產生器規則配置」
     任務。
  2. 填寫標頭時，請參考以下說明︰
    選項 說明
    序列依據
    選取您要使用的排序方法。您的選擇會決定 Workday 對日記帳進行排序的時間和順序。
    • 會計日期
      ︰依據會計日期對已過帳的日記帳進行排序。Workday 會在您關閉分類帳期間時啟動排序。如果您在重新開啟分類帳期間後進行變更，Workday 只會重新排序分類帳期間，例如取消過帳或取消分類帳期間時。
    • 過帳日期
      ︰依據過帳日期對已過帳的日記帳進行排序。Workday 會在您過帳日記帳時指派序列。
    序列產生器使用期限
    選取您希望 Workday 用於日記帳序號的時段。
    「連續」
     可讓 Workday 提供連續的日記帳排序功能。「連續排序」在許多分類帳年度中使用相同的序列 ID 產生器和格式字串。
    對於
    分類帳期間
     和
    分類帳年度
    ，Workday 會在序列產生器使用期限結束時重新開始序列。
    一旦序列產生器將序號指派給日記帳，您將無法︰
    • 停用公司的日記帳排序。
    • 變更排序配置選項。您仍然可以編輯格式字串。
    只有在下列情況下，您才能變更未來年度的序列 ID 產生器︰
    • 沒有已過帳的日記帳。
    • 期間的狀態不是
      開放
       。
    帳簿
    將
    「帳簿」
     提示保留空白，以將序列規則套用至公司中的所有日記帳。根據提示選取帳簿，以將序列規則套用至所選帳簿中具有帳簿代碼的所有日記帳。
  3. 填寫
    預設序列產生器規則
     區段時，請參考以下說明︰
    選項 說明
    交易類型
    Workday 會填入所有的營運和會計日記帳。您可以輸入
    序列產生器規則條件
     ，為特定交易類型配置唯一的序列格式字串。
    日記帳群組代碼
    (選用) 選取您在
    「維護日記帳序列群組」
     任務中建立的日記帳序列群組。
    您可以使用日記帳排序群組，更輕鬆地整理日記帳並進行報告。
    序列起始編號
    輸入您要開始排序的號碼。如果您使用了不同的 ID 產生系統，且想要從 ID 結束的位置繼續進行，請使用此欄位。
    序列填補
    輸入您要在日記帳序號中使用的最小位數。您可以在 Workday 產生報告時，使用填補來協助排序日記帳序列。
    範例︰當您輸入的
    「序列填補」
     值為
    3 時
    ︰
    • 序號
      1
       顯示為
      001
      。
    • 序號
      4321
       會按原樣顯示。
    • Workday 會將數字
      1
      、
      2
      和
      10
       排序為
      01
      ,
      02
      ,
      10
       而不是
      1
      ,
      10
      ,
      2
      。
    序列格式字串
    輸入您希望 Workday 在序號中包含的任何文字。您也可以輸入以下方括號中的字串常數模式，讓 Workday 自動插入文字︰
    • [f]
       插入會計年度編號。
    • [ff]
       會插入會計年度名稱。
    • [pp]
       會插入會計期間名稱。
    • [seq]
       會插入下一個序號。
    在任何配置的格式字串中包含
    [seq]
    。
    當您選取
    「分類帳年度」
     做為序列產生器使用期限時，格式字串可包含︰
    • [f]
    • [ff]
    當您選取
    分類帳期間
     做為序列產生器使用期限時，格式字串可包含︰
    • [f]
    • [ff]
    • [pp]
    當您選取
    「連續」
     做為序列產生器使用期限時，格式字串只能包含
    [seq]
    。
    您可以配置序列格式字串，以確保 Workday 不會在多個產生器使用期限內重複序列號。
    範例︰您將序列產生器使用期限設定為
    「分類帳期間」
    ，並輸入序列格式字串
    JRNL-[f]-[pp]-[seq]
    。包含期間名稱可避免重複的序號，例如編號為
    JRNL-2019-1
    的 2 個日記帳。
  4. (選用) 輸入可調整預設序列 ID 產生器規則的條件規則。填寫
    序列產生器規則條件
     區段時，請參考以下說明︰
    選項 說明
    交易類型
    如果您為規則條件選取超過 1 個營業交易，Workday 會為多個交易來源產生 1 個 ID 產生器。
    會計日記帳來源
    當您選取
    會計日記帳
     做為
    交易類型
    時顯示。保留空白以選取所有會計日記帳來源。
    如果您為相同的規則選取交易類型和會計日記帳，Workday 會使用所有會計日記帳來源。
    序列起始編號
    序列增量
    序列填補
    序列格式字串
    縮小每個條件規則的
    預設序列產生器規則
     。
    範例︰若要讓 Workday 對客戶發票使用不同的序列產生器 ID，您必須︰
    • 輸入具有
      序列格式字串
       的條件規則，該字串在供應商發票中使用
      CustInv
       字首。
    • 請為客戶發票輸入
      「序列起始號碼」
      300
      。
您現在可以為公司啟用日記帳排序，以便建立日記帳序列產生器。
您可以編輯規則配置，以新增或刪除條件。
此範例說明您可如何配置「
建立日記帳序列產生器規則配置」
 任務。對於 2015 年 4 月的分類帳期間︰
序列產生器規則的預設值
欄位
值
序列起始編號
1
序列填補
4
序列格式字串
[f]-[pp]-[seq]
序列產生器規則條件
欄位
值
交易類型
供應商發票
日記帳群組代碼
SUPINV
序列起始編號
1
序列填補
3
序列格式字串
[f]-[pp]-[seq]
從
日記帳序列產生器規則配置的相關動作功能表中，選取日記帳序列產生器規則配置
複製
，以將規則套用至其他分類帳。為避免重複的日記帳序號，Workday 建議您先修改複製的排序產生器規則配置，再將其套用至其他分類帳。範例︰若要將主要分類帳的規則套用至替代分類帳，請將替代分類帳貨幣代碼附加至序列字串配置。