设置时需考虑的事项：学生赞助方合同

用途

学生赞助方方合同是外部组织或个人（例如军队机构、教育机构、使节事务或国家预付学费方案）可以支付一名或多名学生的部分或全部教育费用的一种方式。它们是一种第三方合同，可帮助学生履行对学术机构的财务义务。

您可以直接在Workday Student 中管理赞助方拨款并生成发票。此发票开具模型的运行独立于 Financial Management客户账户框架，可支持学生特定的收费、合并和报告。

功能优势

将多个注释和文档直接附加到发票记录。

自动执行支出和付款处理。

使用打印和电子邮件发送任务自动分配发票。

为不同的合同行金额配置不同的计算规则。

为学生赞助方发票和合并的学生赞助方发票配置多个业务表单布局。

为赞助方合同和授予配置单独的支出时间表。

让学生和管理员能够轻松访问合同和付款信息。

可见性合同条款和义务，并接收有关截止时间的通知。

将多学生赞助方发票合并到一个文档中，以提高可见性，并更轻松地打印合并发票或通过电子邮件发送给赞助方。

通过将现有的学生赞助方合同复制到新的奖励年度，减少手动工作量和错误。

跟踪赞助方付款。

用例

为具有不同首选项的赞助方创建合并发票。

将单个赞助方的多张学生发票分组到一个合并的文档中。

管理符合特定条件和支出规则的奖助学金及其他经济资助方案合同。

管理各种类型的赞助方，包括公司、政府机构和教育储蓄计划。

记录和应用学生赞助方开具发票的付款，将赞助方发票与客户发票分开。

要考虑的问题

问题	需考虑的事项
您是否需要为赞助方合同和授予创建单独的支出时间表？	您可以使用 “创建支出时间表” 或 “创建基于日历的支出时间表” 任务，在赞助方合同的支出和授予的支出定义单独的时间段。
您是否使用第三方系统来管理经济资助“”？	如果您使用第三方系统来提供经济资助，并且赞助方合同资金会影响经济资助，长期休假不要选中 “创建学生赞助方合同” 任务中的 “无 FA 影响” 复选框。Workday仍会在 “全部经济资助” 报告中包括该合同。您无法在第三方系统中对赞助方合同执行计算。
您是否需要为经济资助奖励条目使用学生赞助方合同？	我们建议使用Workday经济资助功能来处理经济资助“”。
您需要从报告中获取哪些学生赞助方信息？	在构建学生赞助方合同报告时，请考虑以下问题：哪些赞助方合同已支付？如果已支付，哪些赞助方合同已开具发票/支付款项？您还需要从报告中获得哪些其他信息？
您要手动还是自动重新计算和支付学生赞助方合同？	您可以使用特定学生或学生赞助方合同的相关操作菜单来查找各个任务，从而手动重新计算和支付学生赞助方合同。查看支付学生赞助方合同付款. 您还可以使用 “维护机构学生财务选项 ”任务选中 “在每晚作业编排作业中处理学生赞助方合同” 复选框，从而将自动重新计算和支出设置为在学生夜间作业编排期间运行。某些事件会导致自动评估学生赞助方合同。请参见参考信息：学生财务的应对措施。
您希望如何定义合同行金额？	您可以将合同行金额定义为：金额（用户在其中输入固定金额）计算：根据规则动态计算金额如果使用计算功能，您可以使用 “创建学生赞助方合同” 任务中的 “合同金额规则” 网格来配置基于规则的计算，从而灵活地满足赞助方要求。配置完成后，请确保在同一任务中选中 “计算金额” 复选框。
您使用什么流程进行发票开具和支出？	Workday允许您创建最适合您的组织和赞助方协议的工作流：向学生支付付款，向赞助方发票，然后记录赞助方付款。为赞助方开具发票，记录赞助方付款，然后向学生支付款项。
您的机构是否使用学生赞助方发票开票模型？	您可以使用此框架直接在Workday Student 中管理赞助方收费、发票、贷方调整和重新收费。此模型的运行独立于 Financial Management客户账户框架，因此您可以在不影响一般客户账户的情况下维护学生特定的收费记录。
赞助方是否要求为多个学生或合同生成一个账单？	您可以将单个赞助方的多张已批准、未支付和部分支付的发票分组到一张合并发票中，以便您可以打印或通过电子邮件发送单个文档，而无需发送各个单独的发票。
您是否需要自定义发票文档？	您可以使用商务智能和报告工具 (BIRT) 创建自定义布局。要应用这些布局，您必须定义学生赞助方发票布局规则，并定义合并的学生赞助方发票布局规则，以将BIRT模板链接到收费流程。
您希望如何设置发票号的格式？	您可以配置唯一编号序列生成器，以设置单个发票、重新收费、贷方调整和合并发票的格式。您可以在 “编辑租户设置 - 学生” 任务中全局定义这些序列，也可以使用 “编辑公司编号定义” 任务在公司级别进行定义。
您打算如何报告赞助方应收账款总计？	您必须分别报告客户发票和学生赞助方发票。我们将这些收费区域设计为独立运行，因此它们不共享相同的报告。要查看“应收账款总计”，您必须合并来自以下两项的数据： “ 查找学生赞助方发票” 报告，用于查看特定于学生的收费。用于常规客户收费的“财务管理”报告。

建议

为学生赞助方合同配置交易工作标记。查看为交易配置工作标记.

要求

配置您的公司。Workday需要与所有学术单位关联的公司，以便处理学生财务交易。

使用Workday 财务）资助管理功能创建和管理赞助方概要。查看设置和管理赞助方信息.

为每个奖励年度创建新的赞助方合同。

限制

合并发票仅支持状态为“已批准”
且付款状态为“未支付”
或“部分支付”
的单张发票。

您不能将客户账户任务和报告用于学生赞助方合同。

创建学生赞助方合同“”时，您最多可以输入 9,999 个合同行。

您最多可以同时创建 1,000 张发票。

租户设置

使用

“编辑租户设置 - 学生”

任务为学生赞助方发票、学生赞助方发票重新收费、学生赞助方发票贷方调整和合并的学生赞助方发票配置唯一编号序列生成器。您还可以使用

“编辑公司编号定义”

任务检查赞助方的编号定义映射。

安全性

在“学生财务”功能区域中配置以下安全域：

域	需考虑的事项
Manage: 学生财务	使您能够配置和管理学生财务交易。
Manage: Student Sponsor Contract Invoicing	使您能够配置和管理与学生赞助方合同的发票开具相关的任务（例如查看发票详细信息、管理注释和附件），以及执行传送任务（例如打印和通过电子邮件发送）。
Manage: Student Sponsor Contracts Processing	使您能够创建、编辑和查看学生赞助方方合同。
Manage: Student Sponsor Deposit - Cancel	允许您取消学生赞助方押金。
Manage: Student Sponsor Payment - Cancel	允许您取消学生赞助方付款。
Manage: Student Sponsor Payment Processing	使您能够配置和管理学生赞助方付款处理。
Manage: Student Sponsor Refund Processing	使您能够配置和管理学生赞助方合同的退款处理。
Manage: Student Sponsor Refunds - Cancel	让您能够取消待处理的学生赞助方退款和学生赞助方退款支付。
Process: Student Sponsor Refund Escheatment	使您能够将学生赞助方退款支付充公。
Process: Student Sponsor Refund/Settlement	使您能够配置和管理学生赞助方退款结算。
Reports: Student Sponsor Contracts	让您能够查看有关学生赞助方合同的报告。
Reports: Student Sponsor Payments	让您能够查看有关学生赞助方付款的报告。
Reports: Student Sponsor Refunds	让您能够查看学生赞助方退款的报告。
Set Up: Student Payments	使您能够配置和管理学生付款。
Reports: Student Sponsor Invoicing	让用户有权访问单独的发票和合并的发票的主要报告数据。
Process: Student Sponsor Invoices	通过后台作业流程自动世代发票时需要使用此选项。
Manage: Student Sponsor Invoice - Cancel	让用户有权取消学生赞助方发票。

配置“Financial Aid”功能区域中的以下安全域：

域	需考虑的事项
Manage: Financial Aid	使您能够配置和管理学生经济资助。
Reports: Financial Aid Period Records	使您能够查看有关经济资助期间记录的报告。
Set Up: Disbursements	使您能够配置和管理支出。

配置“Banking and Settlement”功能区域中的以下安全域：

域	需考虑的事项
Process: Payment Return	使您能够管理银行退回的付款，并查看相关报告。
Process: Settlement	让您能够管理与学生赞助方退款支付相关的问题。

业务流程

业务流程	需考虑的事项
待处理的学生赞助方退款事件	如果学生符合退款条件，此业务流程使您能够在执行结算操作后为学生退款。
学生存款事件	使您能够存入学生付款。
学生支出付款事件	您能够支付学生赞助方合同付款。
学生赞助方付款申请事件	通过此报告，您可以应用学生赞助方付款。
学生赞助方发票事件	使您能够为合同行生成发票。

报告

报告	需考虑的事项
查找需要重新收费的学生赞助方合同行	赞助方合同金额更改时，查找要重新发票的合同行。
查找学生赞助方合同	根据合同名称、学术单位、授予年度、合同日期和赞助方等关键合同属性查找学生赞助方合同。
查找学生赞助方付款	查找学生赞助方付款详细信息，根据发票应用或取消应用付款。
查找学生赞助方发票	这是用于跟踪收费状态、发送历史记录和付款应用的主要工具。此报告提供特定于学生赞助方发票开具模型的数据，并且不需要用户具有对“Financial Management”报告域的访问权限。
查找合并的学生赞助方发票	“Find Consolidated Student Sponsor Invoices”报告可管理分组的收费记录。
学生赞助方合同详细信息	查找所选奖励年度的学生赞助方合同。
学生赞助方合同利用率	直观显示每个奖励年度的学生赞助方合同利用率。
查找学生赞助方发票打印操作组	用于监控和审核批量世代和发送各个赞助方发票的操作。您可以使用此报告：跟踪大规模PDF世代和电子邮件分发作业的进度。验证是否有单个赞助方已成功收到发票。查看特定学术单位或赞助方的历史收费周期。
查找合并的学生赞助方发票打印操作组	用于管理统一收费对账单的批量处理和发送。您可以使用此报告：确保成功将多个单独的发票成功编译成一个合并文档。协调为需要分组收费的赞助方进行批量电子邮件发送。将生成的文档数量与成功完成的交付事件进行对账。

集成

集成或 Web 服务	需考虑的事项
Bulk Import Put Student Sponsor Recalculation Schedule	以异步方式处理多个“学生赞助方重新计算时间表”实例。
Get Pending Student Sponsor Refunds	按参考编号检索学生赞助方退款。如果您不提供参考编号，Web服务将检索所有学生赞助方退款。
Get Student Sponsor Contracts Put Student Sponsor Contract	检索、创建或更新学生赞助方合同：。如果您不提供参考编号，该 Web服务将检索所有学生赞助方合同。
Get Student Sponsor Invoices	检索学生赞助方发票。如果您未提供任何请求，申请条件，Web服务将检索所有交易。
Get Student Sponsor Recalculation Schedules Put Student Sponsor Recalculation Schedule	按时间表检索、创建或更新学生赞助方合同的每晚重新计算时间表。如果您不提供参考编号，该 Web服务会检索所有学生赞助方合同的每晚重新计算时间表。
Import Student Sponsor Contract	导入具有多行的单一学生赞助方合同。您可以按编号添加或编辑。编辑赞助方合同（）时，省去现有的合同行不会将其从合同（）中移除。
Import Student Sponsor Payment	导入学生赞助方付款，创建可选存款。
导入全部财务援助	使用所提供的学生奖励数据为学生（由机构学术单位“”表示）创建新的经济资助组合。请求，申请中的学生奖励将重设该学生经济资助中的任何当前奖励。现有经济资助组合中的任何学生豁免或学生赞助方合同都将添加到新建的同一学术期间的组合中。
提交待处理的学生赞助方退款	创建待处理的学生赞助方退款。
提交学生赞助方发票	使您能够创建单独的赞助方发票，以进行小批量处理。
Get Student Sponsor Invoices	用于检索详细的发票数据，包括状态、金额和关联的合同行。
Get Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rules Put Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rule	用于检索、创建或更新已打印发票的布局规则。您可以定义这些规则，以根据类型、赞助方和币种将特定布局与发票相关联。这些服务仅供实施，不支持企业接口生成器 (EIB)功能。
Get Consolidated Student Sponsor Invoices Put Consolidated Student Sponsor Invoice	用于根据条件（例如学术单位、赞助方或合同）检索或创建合并的发票。使您能够根据您的安全性概要查看数据；您只能查看您有权访问的机构的数据。
批量导入和提交学生赞助方发票	让您能够根据导入的数据批量创建学生赞助方发票。您可以使用此服务在一个请求，申请中异步处理跨不同赞助方和学生赞助方方合同的多张发票。我们会为每张发票发起“学生赞助方发票事件”业务流程，以生成配置了序列号和参考编号的发票，并将其显示在Workday用户界面 (UI)中。

关系和关联点

功能	需考虑的事项
经济资助	您可以使用“经济资助”来配置支出时间表。赞助方合同包含在经济资助组合行中。
资助	您可以在“资助”中配置学生赞助方。
报告和分析	您可使用报告设计器为学生赞助方付款和发票配置业务表单布局。

Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit，请访问 Workday Community。