记录并应用学生赞助方付款
- 为学生赞助合同创建一张或多张发票。
- 在“Student Financials”功能区域中，配置“学生赞助方付款应用事件”业务流程。请参见 步骤：配置业务流程定义。
对于您代替学生支付给学生的资金，学生赞助方通常会在您开具发票后向您付款。您可以在 Workday 中记录赞助方付款，并将其应用于您为学生赞助方合同生成的发票。
- 访问“记录学生赞助方付款”任务。
- 填写“存款信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 创建存款（可选）选择此选项可将付款存入银行账户。示例：赞助方将付款直接电汇到您的银行账户。在这种情况下，您无需创建单独的赞助方存款来对现金进行会计处理。稍后使用“创建学生存款”任务存入付款。存款参考号（可选）输入参考信息，以便在对账期间识别此存款。 - 如要应用付款，请执行以下操作：
- 现在，单击“保存并应用付款”。
- 稍后，单击“保存付款”。
- 选择要应用付款的学生赞助方合同。
- 选择要应用付款的发票行，并指定“待支付金额”。如果您有超额付款，并且学生赞助方合同中的“将学生赞助方超额付款退还给学生”复选框：
- 选中此选项后，编辑“待支付金额”，将“要应用的剩余金额”设置为零。您可以稍后将超额付款退还给学生。
- 未选中，则输入“要记账的金额”，使“要应用的剩余金额”为零。您可以稍后执行以下操作：
- 将此金额退还给学生赞助方。
- 将此金额应用于具有相同赞助方和“将学生赞助方超额付款退还给学生”配置的另一个学生赞助方合同的发票。
在您保存、应用并存入付款后，Workday 会为交易生成会计信息。
当您：
- 已保存付款但未应用付款，请访问“应用学生赞助方付款”任务以应用付款。
- 保存或应用付款但未将其存入，请访问“创建学生存款”任务以存入付款并为存款生成会计信息。
当您有超额付款时：
- 将超额付款退还给学生或学生赞助方。
- 要应用于学生赞助方合同的其他发票，请从学生赞助方付款的相关操作菜单中选择 。学生赞助方合同必须具有相同的赞助方，并且必须具有相同的“将学生的赞助方超额付款退还给学生”配置。