设置时需考虑的事项：学生预约
在规划学生预约的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
通过“学生预约”功能，学生可以使用 Workday 安排与指导教授的预约。员工（例如顾问和顾问）可以在 Workday 中创建和维护自己的时间表和空闲情况。配备人员的主管人员或后台人员可以在 Workday 提供的报告以及自定义报告中查看与任命相关的当前和历史数据。
功能优势
学生能否取得成功取决于与导师的频繁互动，以及了解要联系的合适导师。使用 Workday Student 的机构可能也在使用其他预约应用程序。结果：
- 学生必须使用不同机构采用的不同预约流程。在排定和使用任命方面并不一致。他们不一定确定该与谁会面来满足自己的特定需求。
- 员工（教职和顾问）从多个来源提取数据，从而导致需要手动进行管理工作。
- 机构的报告功能很少或根本没有。
- 为学生提供一项便捷的任务来申请预约导师。他们可以根据自己的需要和时间表首选项选择最佳导师。
- 为导师提供任务，以便其在需要时申请学生预约。
- 允许使用问卷向学生收集有关预约目的的更多信息。问卷还可以为导师提供相关信息，以便他们做好准备。
- 在 Workday 中将预约数据与学生个人资料和其他学生信息集成并存储。
- 添加机构节假日、短期休假和导师的授课时间表。
- 使导师和员工能够查看 Workday 生成的报告，或使用预约数据创建自己的自定义报告。这些历史数据有助于深入了解任命趋势。部分趋势可能包括学生与导师会面的频率、学生最需要帮助的预约种类、导师的空闲情况等等。
用例
学生可以使用预约任务和报告执行以下操作：
- 安排或取消预约。
- 根据需求寻找合适的导师。
- 查看导师空闲情况。
- 查看过去的、临近的和已取消的预约。
顾问可以使用 Workday 中的任务和报告执行以下操作：
- 代替学生申请预约。
- 为其所属的不同机构设置时间表，并维护其空闲情况。
- 管理和查看员工当前和临近的任命。
- 不可用的时间块，包括节假日、短期休假和课程表。
- 请选择一名未到岗的学生。
- 解决学生冻结的问题（如果要冻结与导师会面）。
后台经理可以执行以下操作：
- 创建和查看报告，以跟踪等待时间、预约原因、错过的预约和其他分析。
- 单独查看和管理员工的时间表，或在自定义报告中查看全部员工的时间表。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
谁可以申请预约？ | 学生可以为自己申请预约。要让学生为自己申请预约，请确保 “学生自助身份” 组可以发起业务流程。
其他安全组可以代替学生申请预约。确保担任导师、顾问和讲师的所有安全组都可以发起该业务流程。 |
哪些组能够管理任命？ | 担任辅导员、指导教授和讲师角色的组可以创建并相应地管理预约时间表。 |
机构提供哪些任命种类和原因？
哪些组可以创建和维护任命种类和原因？ | 您可以为您的机构提供的不同服务配置预约种类任务。示例：
种类是您机构的特定种类。您可以根据需要创建任意数量的种类。您还可以为您的机构创建特定于学术级别的种类。 |
不同的导师可用于哪些预约种类？
每个种类包括哪些原因？ | 为确保学生预约的是合适的指导老师，指导老师可以根据特定种类和原因配置预约时间。当学生申请特定预约时，系统仅显示提供该预约种类的导师。
您可以在每个种类下创建原因。您可以根据上级学术机构为机构创建原因。您还可以创建特定于学术级别的原因。 |
每个预约种类的持续时间是多长？ | 创建预约种类时，您可以输入持续时间。
导师可以选择更新持续时间。 |
是否要使用问卷？
是否要允许员工查看问卷回复？ | 您可以将问卷添加为一个操作步骤，以便在学生与导师会面之前获取更多信息。您还可以将问卷用作预约后反馈调查。
您可以在业务流程中将问卷配置为种类或原因的条件。示例：“国际指导”种类可能具有要求学生在预约前填写问卷的原因。 |
哪些任命需要审批？ | 您可以为整个业务流程配置可选审批步骤，以流转至教职员工或学生。
您还可以选择为“任命”业务流程创建条件规则。示例：某项职业咨询预约需要审批。 如果您希望导师能够取消、拒绝或送回预约申请，请确保导师有权执行此操作。否则，这些选项将不会显示在预约申请中。 |
您是否希望学生和导师能够取消预约？ | 确保担任顾问、顾问和讲师的学生和所有安全组可以发起 “取消学生预约” 业务流程。 |
是否需要在各个预约之间留出缓冲时间？是否需要了解预约请求的提前期？ | 导师可以管理自己的时间表。他们可以根据需要创建任意数量的时间表。他们既可以创建精细的时间表，也可以创建通用时间表。示例：学校可以创建一个时间表，从星期一到星期四，根据特定种类和原因与学生会面。他们可以为星期五上午 8:00 至上午 10:00 创建另一个时间表，用于一般目的。
顾问可以使用时间表重设值来为预约申请创建提前期。学生还可以封锁休假时间，这类休假时间将不会向预约的学生显示。 |
是否要锁定休假时间？ | 导师可以设置自己的教学时间表和短期休假。此外，员工还可以安排休假时间以处理自己无法进行的见面会。 |
是否希望预约采用特定地点和格式？ | 导师可以指定每个可用预约的地点（例如特定校园）和预约形式（例如面谈、电话或线上）。 示例：MW 当天可亲自前往地点 A，周五可前往地点 B 亲自前往，而 Tth 则可通过虚拟预约进行预约。 |
您是否会通过预约来化解某些类型的学生冻结？ | 如果学生未达到要求或有未结余额，您可以对其应用学生冻结。 您可以因为学生需要与指导老师会面而对其应用冻结。您可以配置业务流程，以在预约完成后取消对学生的冻结。 Workday 允许您在预约业务流程中添加“移除学生”冻结操作步骤。 |
学生、导师和教职员工如何查看预约？ | Workday 具有用于任命的内置报告和报告字段。我们为学生、顾问和主管人员提供报告。
您还可以创建自定义预约面板：
|
建议
- 创建一些对所有学生开放的通用预约种类。这样做不会限制学生与其他部门的顾问会面。示例：一名希望切换专业的学生申请与其他部门的顾问会面以获取学术咨询。
- 配置以下安全组，向教职员工和学生提供批准、取消和撤消任命的权限：
- 员工自助身份
- 第三方/短期员工自助身份
- 学生自助身份
- 配置员工和机构节假日日历。
- 配置 Workday 教学时间表。
- 使用条件规则管理流转。
- 建议为某些任命种类创建安全组。示例：一名学生希望讨论移民问题。
要求
无影响。
限制
无影响。
租户设置
无影响。
安全性
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
Manage: Student Appointments
| 使导师能够管理和查看其预约时间表和空闲情况。也让他们能够选择某个学生是否按约到岗。导师还可以查看任命种类和原因。 |
管理：学生预约人员
| 使办公室经理和人员主管能够管理和查看其员工安排的任命。 |
Reports: Student Appointments（报告：学生预约）
| 使导师能够查看他们过去和将来的任命。 |
Reports: Student Appointment Staff（报告：学生预约人员）
| 使办公室经理和人员主管能够查看其人员任命数据。学员还可以创建自定义报告，以查看与学生预约相关的员工活动。 |
Self Service: Student Appointments（自助服务：学生预约）
| 让学生能够申请和查看自己的预约。 |
设置：学生预约
| 使您能够为您的机构配置预约种类和原因。您还可以使用 Web 服务来检索和创建任命种类与原因。 |
（可选） 创建和分发问卷 以及 问卷结果
| 使您能够创建和维护问卷。
“Questionnaire Results” 域让您能够查看回复和调查结果。您可以使用分段安全性来限制对问卷和回复的访问。 |
业务流程
通过以下业务流程，您可以配置该功能：
- 申请学生预约
- 取消学生预约
您可以配置哪些安全组可以发起审批、管理审批、管理取消等等。您可以添加条件来管理流转预约。您可以将业务流程中的问卷配置为调查的一个条件，或用于调查。
报告
报告 | 需考虑的事项 |
|---|---|
查看我的学生预约
| 使学生能够查看过去的、已取消的和临近的预约。 |
查看学生预约
| 指导席和辅导员能够查看自己过去的、已取消的和临近的预约。 |
查看可预约的学生
| 让学生管理员和人员经理能够按人员查看学生预约。 |
我们提供
“Student Appointments”
数据源（由 “Reports: Student Appointments
”域提供安全性），并包括以下筛选器：
- 所有将来任命
- 过去的所有任命
- 所有已取消的任命
我们在
“Student Appointment
”业务对象（由 “Public Reporting Items”
域提供安全性）中添加了许多报告字段。这些字段包括：
- 主要学生指定原因的学术级别
- 第一姓氏学术单位 - 指定原因
- 标记为未到岗
- 主要学生预约原因
- 学生预约种类
- 学生预约人员
我们还在
“学生”
业务对象（由 “Reports: Student Appointments
”域提供安全性）上提供以下报告字段：
- 预约的学生人数
- 学生预约
对于人员经理，我们提供以下数据源（由
“Reports: Student Appointment Staff
”域提供安全性）：
- 针对学生预约的人员设置
- 所有学生预约人员
人员经理可以创建自定义报告来查看与学生预约相关的人员活动。
集成
Web 服务 | 需考虑的事项 |
|---|---|
获取学生预约信息
| 检索所有学生预约（过去的、临近的和已取消的）。 |
获取学生预约繁忙时间
| 检索所有学生预约的繁忙时间。 |
获取学生预约种类和原因
| 检索所有学生预约种类和相关原因。 |
导入学生预约 - 繁忙时间
| 导入学生预约的繁忙时间。 |
上传学生预约 - 繁忙时段
| 更新或添加学生预约的繁忙时间。 |
添加学生预约种类和原因
| 更新或添加学生预约种类和相关原因。 |
提交取消学生预约
| 为现有的临近预约取消单个学生预约事件。 |
提交学生预约申请
| 创建新的学生预约申请事件。 |
关系和关联点
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。