设置时需考虑的事项：采购条目的工作表
在规划如何配置和使用采购条目的批量维护任务时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
借助 Worksheets，您可以针对采购条目的申请、创建和批量更新，定义符合您组织政策的工作流。
功能优势
通过简化采购条目的数据输入，您可以为用户维护数据的完整性和数据输入的直观性。这有助于您的企业轻松将大量条目信息加载到 Workday 中。
用例
您可以使用此功能执行以下操作：
- 一次最多维护 1,000 个新条目和现有条目的信息。
- 通过自定义工作表模板中的字段和提示，简化条目信息维护。
- 让企业的各个部门都可以申请新增采购条目。
- 获取必要信息，以便应员工请求处理新条目。
- 配置和批量维护首选供应商的条目请购寻源规则。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
您是否希望用户在申请新条目时填写自定义问卷？ | 考虑启用并使用问卷。
考虑批量维护所需的问卷类型与新增采购条目的申请。 您可以在“创建问卷”任务中创建问卷。然后，将问卷添加至采购条目申请类型。确保采购条目申请的检查人具有“Questionnaire Results”域的安全权限，可以查看问卷答案。 |
是否要设置更新采购条目和/或添加新采购条目的申请任务？ | 通过采购条目申请类型，您可以为特定的条目申请类型设置不同的工作簿模板。
考虑“采购条目申请类型”选项：
|
您是否有相关的新条目信息检查流程？ | 在“维护采办原因”任务中设置拒绝原因后，您可以跟踪和分析检查人拒绝采购条目申请的原因。 请参见： 设置采办原因。
条目申请的检查人还可以将存在错误的工作簿发回给申请人进行更正，且不会丢失任何已设置的现有信息。 |
是否要为向患者收费的条目设置批量更新？ | 您可以使用“患者费用信息”工作表模板类型来批量配置患者费用信息，例如：
您还可以将 Workday 配置为在采购条目信息模板中添加以下提示：
|
您是否需要一次取消多个采购条目申请？ | 您可以使用“批量取消采购条目申请”任务来查找并批量取消任何处于“草稿”或“正在进行”状态的采购条目申请。示例：一名员工从您的组织离职，您需要清理剩余的未结条目申请。 |
您是否使用外部条目目录来管理条目？ | 您可以配置采购条目申请模板，以搜索和访问已集成到 Workday 的外部条目目录。您可以创建模板来搜索单个条目，或者使用特定条目编号的列表来批量搜索条目。
|
建议
- 创建工作表模板之前，请仔细考虑要设置的采购条目申请类型和业务流程。
- 请勿在同一工作簿模板中两次使用相同的字段。
- 在业务流程中，您可以将“待办事项”操作步骤分开，以提醒员工更新条目的存货场所、定期自动补充地点或请购模板。
要求
对于业务流程中的每个扩充步骤，您必须在“采购条目申请类型”中设置相应的扩充模板。
您必须在“编辑租户设置 - 财务”任务中启用以下字段，才能在采购条目中访问患者费用信息工作表和患者费用信息：
- 启用医疗保健选项
- 启用患者费用信息
限制
使用某个采购条目工作表模板后，您无法从该模板中移除所选的模板类型。
采购条目工作表功能不支持：
- 目录条目
- 相关工作标记
租户设置
当您在
“编辑 - 租户设置 - 财务”
任务中配置 “采购条目的编号生成器”
和 “采购条目事件的编号生成器”
字段时，Workday 会自动将编号生成器添加到使用以下业务流程创建或修改的采购条目中：
- 采购条目批量维护申请
- 新增采购条目申请
- 采购条目事件
安全性
配置以下域及其安全策略：
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
Access Purchase Item Request Type (Segmented)
| 根据用户角色，向用户提供对采购条目申请类型的访问权限。
首先，您必须将安全组与您在“创建采购条目申请类型安全段”任务中创建的安全段相关联。 |
Drive
| 启用后，提供对 Worksheets 的访问权限。 |
Maintain: Patient Charge
| 提供在采购条目上配置患者费用指定的访问权限。 |
Process: Purchase Item Request
| 向检查人和审批人提供编辑所有采购条目申请的权限。 |
Set Up: Purchase Item Request
| 向管理员提供配置采购条目工作表模板的权限。 |
Self-Service: Purchase Item Request
| 向用户提供访问他们自己的采购条目申请的权限。 |
Worksheets
| 向扩充条目信息的用户提供访问工作表的权限。使用 Worksheets，他们可以创建、编辑和查看采购条目申请。 |
您还可以在“Process: Purchase Item Request”域中配置以下子域：
- Process: Purchase Item Request - Cancel
- Process: Purchase Item Request - Create/Edit
- Process: Purchase Item Request - Reporting
- Process: Purchase Item Request - View
业务流程
配置以下业务流程（由“Procurement”功能区域提供安全性）以流转采购条目申请供审批：
- 采购条目批量维护申请：使用“批量维护采购条目”任务作为发起操作。
- 新增采购条目申请：使用“申请新增采购条目”任务作为发起操作。
您可以为检查人添加以下操作步骤，这些步骤会显示在“我的任务”中：
- Enrich Purchase Items
- 在申请条目需要额外检查时进行评估
- 评估需要检查的采购条目变更
- Review Purchase Items
报告
需考虑的事项 | 报告 |
|---|---|
跟踪对采购条目属性所做的任何变更。 | 条目变更日志
|
查看可供员工使用的条目申请类型以及关联任务。 | 查看采购条目申请类型
|
查看已完成或正在进行的采购条目批量更新。 | 查看采购条目批量维护申请
|
查看已完成或正在进行的新增采购条目申请。 | 查看新增采购条目申请
|
通过搜索条目申请，员工和条目管理员可以查看、编辑和取消采购条目申请。 | View Purchase Items Request
|
使用此报告可查看采购条目申请中的条目的任何错误或异常。 | 查看条目异常
|
用户可以搜索他们创建或委派给他们的申请。 | 我的采购条目申请
|
在 Workday 租户中搜索任何采购条目申请。 | 查找采购条目申请
|
- 条目请购寻源规则
- 采购条目变更
- 采购条目申请
- 采购条目申请类型
- 采购条目申请模板
- 供应商条目详细信息
- 供应商寻源规则变更
集成
无影响。
关系和关联点
任务 | 需考虑的事项 |
|---|---|
配置可选字段
| 通过此任务，您可以隐藏或要求填写连接到以下业务流程的任务中的字段：
|
维护采办原因
| 您可以使用此任务来定义采购条目申请的拒绝原因。然后，您可以在“我的任务”中报告检查人拒绝条目申请的原因：
请参见： 设置采办原因。 |
其他影响
当采购条目申请中的条目处于“草稿”或“正在进行”状态时，您无法：
- 使用任务和 Web 服务更新条目。
- 在“批量维护采购条目”任务中选择条目。