跳至主要内容
文档
文档
Administrator Guide
上次更新时间 ：2024-10-04
导入数据

导入数据

提交客户服务个案以启用“数据导入器”
。
您可以使用“数据导入器”在 Workday Strategic Sourcing (WSS) 中创建新的合同、项目或供应商，以及
更新 WSS 中的现有数据。您还可以上传您和供应商使用的商品代码。
Workday 建议在沙盒环境中测试数据导入，因为您无法在 WSS 中批量删除数据。
  1. 选择
    “导航”
    “数据导入器”
    。
  2. 根据要导入的数据的类型下载模板：
    • 商品代码
    • 合同
    • 自定义选项
    • 项目
    • 供应商
  3. 在下载的模板中输入并保存您的数据。完成此步骤时，请参考以下信息：
    选项 描述
    “数据字典”选项卡
    详细说明账户中的设置配置，供填写选项卡时用作参考。
    “商品代码”模板
    在您添加要导入的数据时，每一行都表示一条新记录或对现有记录的更新。
    如果您同时拥有 Workday 和 Strategic Sourcing，Workday 建议您在 Workday 中配置商品代码，并使用企业接口生成器 (EIB) 导出列表。然后，您可以将商品代码传输到数据导入器模板，以便上传到 WSS。
    “合同”模板
    在您添加要导入的数据时，每一行都表示一条新记录或对现有记录的更新。此模板还包含以下选项卡：
    • 重要事件
    • 利益相关方
    • 供应商
    您还可以导入层次结构中的合同。请参见： 导入具有合同层次结构的合同。
    自定义选项模板
    模板的
    “自定义选项”选项
     卡上的
    “字段名称
     ”列列出了可导入到 Strategic Sourcing 中的自定义字段。当前选项列在相应字段名称的旁边。如要添加新的自定义字段选项，请在新行中添加字段名称和新选项。将每个新选项添加到新行。
    在
    “操作
     ”列中的选项中输入“
    添加”
     或
    “删除”
    。您无法删除 Strategic Sourcing 中当前正在使用的选项。
    在您尝试导入自定义字段的选项之前，您的公司设置中必须存在该自定义字段。字段名称区分大小写，并应与 Strategic Sourcing 中使用的名称相匹配。
    项目模板
    在您添加要导入的数据时，每一行都表示一条新记录或对现有记录的更新。此模板还包含以下选项卡：
    • 重要事件
    • 节省额
    • 利益相关方
    • 供应商
    当您添加或更新节省额数据时，节省额金额将按行相加。您无法使用数据导入器
    更改现有的节省额数据。
    “供应商”模板
    在您添加要导入的数据时，每一行都表示一条新记录或对现有记录的更新。
    启用标准加入表单后，系统会显示更多选项卡。“国家/地区”
    和“区域”
    选项卡可用作以下选项卡的数据字典：
    • 电话
    • 银行账户
    • 纳税人识别号
    仅当您未与 Workday 集成时，才需要填充以上选项卡。您可以使用“Supplier”连接器，将这些此信息从 Workday 填充到 Strategic Sourcing。
    • 删除列时，会出现验证错误。如果没有要提供的值，您可以将列留空。
    • 导入数据进行更新时，上传的电子表格中的任何留空字段都不会删除现有数据。
    • 创建新记录时，请将
      “合同编号”
       或
      “项目编号”
       列留空。
    • 为多选字段输入数据时，请使用英文分号分隔多个值。
    • 我们建议每个记录的合同和项目名称都应唯一。对于重复的合同名称和项目名称，系统不进行验证。
  4. （可选）要将附件添加到合同和项目记录，请将文件或文件夹的名称添加到模板中记录行的“附件”
    列。完成此任务时，请参考以下信息：
    选项 描述
    单个附件文件
    您可以通过 2 种方式准备单个附件：
    • 将文件名和扩展名添加到“附件”
      列。示例：filename1234.pdf。
    • 将单个文件放入一个文件夹，并将文件夹名称添加到“附件”
      列。
    多个附件文件
    将所有文件放入一个文件夹，并将文件夹名称添加到“附件”
    列。
    “附件”
    列中的名称必须与您要导入的文件或文件夹的名称完全匹配。要上传的每个条目的名称都必须唯一。每个文件或文件夹的大小只能为 5 GB。每条记录只能上传 1 个文件或文件夹。
  5. 要将数据上传到 WSS，请单击“开始新的导入操作”
    。完成此上传时，请参考以下信息：
    选项 描述
    上传类型
    如果您更新现有数据，则 WSS 会为编辑内容请求一个主数据键。请使用 WSS 中的系统编号作为主键。
    上传自定义选项时，请选择
    “添加新数据”
    。
    数据类型
    选择要导入的数据类型。
  6. 要验证您的数据，请单击“继续使用数据编辑器”
    。
  7. 单击“开始验证”
    ，以验证 WSS 中的所有数据，然后再上传导入数据。
  8. 如果验证操作未发现错误，则 WSS 会在页面上显示“数据有效”
    对勾。
    • WSS 会在数据表中以红色突出显示检测到的错误。滚动浏览列以查看特定错误。单击列中的红色单元格时，系统会弹出一个窗口，显示发生的错误。
    • 要解决错误，您可以直接编辑 Excel 文件，也可以单击“更新数据”
      来导出 Excel 文件。在每个包含数据的选项卡中，此导出操作会在“验证错误”
      列中列出错误。
  9. （可选）要在导入流程中将文档附加到合同和项目记录，请单击“上传附件”
    。
    1. 将所有单独的附件和附件文件夹添加到一个 ZIP 文件中。文件大小不能超过 5 GB。
    2. 选择要上传的 ZIP 文件。
    3. 上传后，单击“开始验证”
      以验证附件。
    某些计划使用专有算法创建的 ZIP 文件可能与 Strategic Sourcing 不兼容（例如使用 Microsoft Windows 资源管理器创建的 ZIP 文件）。Strategic Sourcing 支持使用以下常用工具创建的 ZIP 文件，这些工具包括但不限于：
    • 7-Zip（免费且开放源代码）
    • PeaZip（免费且开放源代码）
    • WinRAR
    • WinZip
    • Bandizip
    • MacOS 查找器
  10. （可选）解决验证错误后，单击“更新数据”
    。
    1. 单击“上传修改后的数据”
      。
    2. 单击“开始验证”
      以找出仍然存在的任何错误。
  11. 验证完成后，单击“开始导入数据”
    ，然后单击“开始导入”
    。
    • Workday 建议使用部分数据执行导入测试，确保这些数据在导入到 WSS 后能够准确显示。
    • 如果您离开该页面或关闭浏览器选项卡，导入流程仍会继续运行。
    • 您无法导入任何存在验证错误的行。尽管导入在“数据导入器”中显示为“导入失败”
      ，但 WSS 仍会导入所有有效行。
  12. （可选）要在 WSS 导入数据时检查数据，请选择
    “导航”
    “报告”
    并查看数据集。随着导入的运行，新记录会显示在
    表格
     可视化内容中。