设置时需考虑的事项：自动管理员工的业务流程
在规划
“自动管理业务流程”
服务步骤的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
启用
“自动管理业务流程”
服务步骤后，您可以在员工的雇用状态发生变更时自动执行正在进行的事件和“我的任务”条目。当您配置规则时，Workday 会自动对以下项执行操作：
- 与该员工相关的业务流程，其中仍有剩余步骤。您可以取消业务流程或将业务流程推进至终点。示例：绩效考核。
- 等待员工操作的业务流程步骤。您可以将步骤重新指定给其他人，或者如果存在其他被指定人，您可以移除被指定人的身份。示例：审批直接下属的费用报销单。
当您在业务流程定义中配置此服务步骤时，Workday 会根据您为步骤定义的规则自动对业务流程执行操作。
功能优势
如果您使用
“自动管理业务流程”
服务步骤，则：
- 提高效率。
- 减少手动操作和外部系统的维护。
- 降低组织成本。
通过使用
“自动管理业务流程”
服务步骤，您不必使用耗时的手动任务 “管理员工的业务流程”任务
。在使用 “管理员工的业务流程”
任务时，某些情况下您可能不知道如何处理与员工相关的业务流程事件，也不知道如何处理等待员工处理的“我的任务”条目。此外，当您有大量事件要更新时，这种方式可能难以管理。用例
- 取消长期休假员工的待处理短期休假申请。
- 为要在不同组织中担任职务的经理重新指定“我的任务”条目。
- 更新与员工相关的事件或“我的任务”条目，以反映员工状态变更并使工作流继续进行。
- 自动对即将离职的员工的业务流程和“我的任务”条目执行操作。
- 为离职员工取消或重新指定处于“保存备用”状态的“我的任务”条目。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
当员工离开您的组织时，您是否需要更新与员工相关的业务流程事件？ | 您可以配置 “自动管理业务流程” 服务步骤，以取消或提前完成该步骤。Workday 会根据您为步骤定义的规则自动对业务流程执行操作。 |
当员工的雇用状态发生变更时，您是否需要管理要求员工执行操作的未完成业务流程步骤？ | 您可以配置 “自动管理业务流程” 服务步骤，将该员工重新指定给其他人，或移除该员工作为被指定人的角色。Workday 会根据您为步骤定义的规则自动对业务流程执行操作。 |
您是否有离职的员工具有 “保存 备用”条目？ | 您可以配置 “自动管理业务流程” 服务步骤，以重新分配或取消任务。员工离职后，他们仍可访问“我的任务”中处于 “保存备用” 状态的条目。当您配置该服务步骤时，Workday 会自动对 “保存备用” 任务执行操作。 |
建议
将
“管理员工的业务流程”
操作
步骤添加到 “自动管理业务流程”
服务步骤之后，以确保所有业务流程都得到处理。请限制使用
“自动管理业务流程”
服务步骤发起的业务流程数量，以实现最佳性能。当您考虑要使用某个服务步骤发起的业务流程数量时，Workday 会将处理拆分为更小的批次。这在以下情况下很有帮助：
- 您有超过 200,000 个要推进或取消的事件。
- 您想要为超过 200,000 个业务流程步骤或“我的任务”条目重新指定或移除被指定人。
建议的阈值是一次性处理 200,000 个事件或“我的任务”条目。如果未以较小的批次发起配置为
“自动管理业务流程”
的业务流程，您的租户不会关闭，流程也不会卡住。但是，处理需要花费一些时间才能完成。要求
从
“编辑租户设置 - 业务流程”
任务的 “用于执行自动业务流程操作的用户”
提示中选择一个用户。服务步骤将使用此用户来执行自动化操作。如果您配置了 “执行自动业务流程操作的用户”
提示，之后将无法移除该用户。但是，您可以选择其他用户。选择您的组织中不太可能发生变更的用户。限制
在
“配置事件服务”
任务中，您只能在每个网格中最多指定 50 条自动化规则。“自动管理业务流程”
服务步骤每 15 分钟在后台运行一个已排定的作业。“自动管理业务流程”
服务步骤可能会延迟 5 到 30 分钟，然后才会完成处理并移至下一步。如果需要处理大量数据，延迟时间可能会超过 1 小时。自动管理业务流程
服务步骤配置未设置生效日期。如果您更改配置，系统会在下次运行流程时更新所做的变更。对于已指定给人员的业务流程步骤，您无法对以下对象使用“
重新指定给安全组”
操作：
- 共同参与步骤
- Adobe Integration 步骤要重新指定 Adobe 集成步骤，请使用“管理员工的业务流程”任务或“我的任务”中齿轮图标旁边的“重新指定”操作。
当某个步骤等待受委派人参与时，您使用以下方式配置
“自动管理业务流程”
服务步骤：
- “重新指定到安全组”操作时，您无法重新指定步骤。
- “移除被指定人”操作后，您无法从该步骤中移除受委派人，即使该步骤正等待多个人员执行。
您不能同时配置
“自动管理业务流程”
服务步骤和其他步骤。在某些业务流程（例如“离职”和“更改职务”）中，
“重新指定
人员和移除作为被指定人的
自动管理业务流程”服务步骤如果满足以下条件，则该步骤操作将无效：
- 步骤配置引用安全组（使用“指定给该人员的业务流程步骤”版块中的“最初流向对象”）。
- 它位于“完成”步骤之后。
- 它在事件生效日期（例如离职日期或职务变更日期）之后执行。
“管理员工的业务流程”
任务添加为 “自动管理业务流程”
步骤之后的 操作
步骤，以确保该步骤处理所有操作。如果您需要将 “自动管理业务流程”
步骤放在业务流程的 “完成”
步骤之后，则该步骤必须在事件生效日期之前执行，例如离职日期或职务变更日期。租户设置
在
“编辑租户设置 - 业务流程”
任务中，配置 “用户要执行的自动业务流程操作”
提示。安全性
“System”功能区域中的以下域：
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
- Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
业务流程
您可以在以下业务流程中将
“自动管理业务流程”
作为服务步骤多次添加：
- 更改职务
- 终止第三方/短期员工合同
- 申请长期休假
- 离职
集成
您可以使用以下 Web 服务将
“自动管理业务流程”
服务步骤配置从一个租户迁移到另一个租户：
- 获取自动管理业务流程服务配置
- 更新自动管理业务流程服务配置
关系和关联点
“自动管理业务流程”
服务步骤与人员配备进行交互。Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。