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上次更新时间 ：2024-11-01
设置时需考虑的事项：临时员工通讯

设置时需考虑的事项：临时员工通讯

在规划临时员工通讯的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
  • 设置目的。
  • 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
  • 对下游的影响和产品间的交互。
  • 安全性要求和业务流程配置。
  • 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。

用途

临时员工通讯使您能够使用电子邮件、移动端推送通知和短信向员工传达时效性强的消息。

功能优势

  • 针对仅通过电子邮件无法轻松联系的员工群体，提供了访问权限，从而提高了响应速度。
  • 使您能够同时使用多个渠道与员工进行沟通，从而提高沟通效率。
  • 减少了使用第三方供应商发送消息的需求，提高了便利性。
  • 使您能够应用通知和电子邮件模板中的电子邮件品牌，将您的消息与能够传达企业文化的自定义颜色、图形和链接连接起来。
  • 使您能够使用包含预先编写的文本的消息模板，从而节省时间并帮助您保持书面沟通的一致性。

用例

  • 通过电子邮件、移动端推送通知、短信或这些渠道的组合创建消息并将其发送给员工。
  • 向不经常访问电子邮件的员工发送有时效性的信息。
  • 向多达 20,000 名员工传达公司范围内的通知和关键提醒。
  • 选择基于员工数据的受众。示例：职务概要、地点、主管组织。
  • 针对人力资源管理员发送的定向消息，为特定的员工组选择。

要考虑的问题

问题
需考虑的事项
您希望使用哪些渠道与员工进行沟通？
所有 Workday HCM 客户都可以使用电子邮件和移动端推送通知与员工发送通讯。要通过短信发送消息，您还必须是 Workday Messaging SKU 的客户。
如何将您组织的品牌信息整合到
“发送员工通讯录”
 任务中？
您可以通过以下方式应用现有的租户品牌：
  • 配置品牌规则。
  • 使用
    “配置租户品牌”
     任务将横幅与规则相关联。
您希望使用哪些模板来向员工消息添加品牌电子邮件？
当您访问
“发送员工通讯”
 任务中的“
电子邮件品牌”
 提示时，您可以选择模板，以便将现有的视觉品牌添加到消息中。您可以选择：
  • 电子邮件模板
  • 通知模板
要创建和使用通知模板，您必须配置 Notification Designer。
您希望如何向员工消息添加文本？
您可以：
  • 编写特殊消息，将文本直接添加到在
    “发送员工通讯”
     任务中选择的联系方式的字段中。
  • 选择一个消息模板，这会将模板中的预制文本加载到每种联系方式的消息草稿中。
如何向员工的个人移动电话发送短信消息？
默认情况下，Workday 会将员工消息发送至工作手机号码，但如果员工符合以下条件，您可以发送消息至员工的个人手机：
  • 将家庭电话或工作电话设置为“
    移动
     设备类型”，并添加个人移动电话号码。
  • 同意接收此号码的短信通知。
如果员工同时列出了家庭和工作手机号码，则只能选择 1 作为短信通知。
如何使用人工智能来帮助制作临时员工通讯？
临时员工通讯的人工智能文本编辑器提供了两种人工智能功能选项：
  1. 缩短时间 - 可应用于推送通知和短信。
  2. 2.加长 - 可应用于展开电子邮件内容。
这两个选项都标有紫色亮点图标，表明它们都使用了人工智能。
在向员工群体发送信息之前，请确保建立检查、编辑和批准消息内容的最佳实践。这种方法有助于让人员全程了解人工智能生成的内容，同时让通讯创建者能够针对各种情景优化消息。

建议

  • 先在上线租户中使用该功能，然后在非上线租户中配置并测试该功能。
  • 通过
    “发送员工通讯录”
     任务，您最多可以向 5,000 名员工发送消息。最多可接收 20,000 名收件人，请选择一个在
    “寻找员工”
     报告中创建的现有保存的搜索。
    确保您使用的是 Workday 提供的
    “寻找员工”
     标准报告；否则，
    “发送消息”
     选项将不可用。
  • 在为所选渠道创建通知流转规则时，请选择默认频率“
    立即”
    。如果不这样做，可能会影响此渠道在您的所有自定义业务流程中的通知频率。
  • 为安全策略指定基于角色的安全组，使经理或人力资源合作伙伴等用户能够发送消息。

要求

限制

  • 使用特殊员工通讯功能的手机号码仅适用于美国、英国和加拿大的移动电话号码。
  • 您只能使用
    “发送员工通讯”
     任务向工作电子邮件地址发送消息。

租户设置

访问
“编辑租户设置 - 通知”
 任务以执行以下操作：
  • 通过重设 HCM 父级通知类型设置，创建用于
    临时员工消息传递
     的流转规则。
  • 选择以下 1 个或多个通知渠道：
    • 电子邮件
    • 移动端推送通知
    • 短信

安全性

域
需考虑的事项
“Staffing”功能区域中的
“Ad Hoc Worker Messages”
允许不受限制的安全组中的用户访问
“发送员工通讯”
 任务。您必须保护对此域的访问权限，才能从
“寻找员工”
 报告访问
“发送员工通讯录”
 任务。
在“System”功能区域中：
  • 云盘
  • Notification Designer
使您能够使用 Workday 云盘和 Notification Designer，在临时员工通讯中创建和选择通知模板。
“System”功能区域中的
“Manage SMS”
使不受限的安全组中的用户能够访问以下报告：
  • 所有出站短信通知
  • 短信通知事件行详细信息
“System”功能区域中的
“Set Up: Message Templates”
使您能够在
“向员工发送通讯”
 任务中使用消息模板。

业务流程

无影响。

报告

报告
需考虑的事项
所有出站短信通知
查看指定日期范围内的所有出站短信通知。详细信息包括：
  • 发件人
  • 收件人
  • 电话号码
  • 消息文本
  • 业务流程类型
已编制索引的业务流程和集成通知
查看指定日期范围内所有已完成通知的详细信息，包括：
  • 收件人电子邮件
  • 通知模板
  • 消息模板
  • 电子邮件、推送通知和短信消息。
  • 渠道
  • 通知主题
短信通知事件行详细信息
查看指定期间内的所有短信通知。每项通知的详细信息包括：
  • 时间
  • 主题
  • 消息
  • 收件人

集成

无影响。

关系和关联点

功能
需考虑的事项
云盘
使用云盘，您可以创建、共享和管理通知模板，在向员工发送消息时可以选择这些模板。
Notification Designer
您可以使用 Notification Designer 管理通知模板的布局、设计和内容。
Workday Messaging（Workday 消息传递）
使您能够通过短信向员工发送消息。
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。