通过电子邮件发送托收函
- 设置催款函。请参见 步骤：设置托收函。
- 安全性：“Customer Accounts”功能区域中的“Reports: Customer Documents”域。
您可以起草收款函并通过电子邮件发送给客户，通知他们逾期发票的情况。 在撰写催款函时，您可以：
- 使用预构建的通知和消息生成器模板。
- 在表格中填充最多 15 张选定客户发票的详细信息，包括发票金额、日期、编号、应付金额、截止日期和采购单。
- 利用 GenAI（生成型人工智能）来校对、总结和调整您的信函。
- 从提示中选择催款函收件人。
- 查看和管理附件。
- 从客户概要的相关操作菜单中，选择 。
- 完成电子邮件收款函条件：
选项 描述 逾期发票Workday 会自动选中该复选框。选中此选项后，Workday 会将所有逾期付款的未支付客户发票包括在内。当前到期的发票选中后，Workday 会包括付款截止日期在将来的所有未支付发票。要排除的发票Workday 会自动选中这些复选框。选中后，Workday 不会搜索符合以下条件的发票：- 已标记为存在争议或已冻结。请参见 处理存在争议的客户发票。
- 不计入催款费用。
- 单击“确定”。
- 选择以下发票：
选项 描述 包括选定的发票 PDF选中此复选框后，Workday 会包括总大小不超过 7 MB 的可用发票 PDF 文件。当有多个 PDF 可用时，Workday 会选择最近的文件。在电子邮件中包括发票您最多可以为催款函选择 15 张发票。选择发票时，请确保它们具有相同的“收件人”。仅当您在催款函通知模板中添加了 1 个发票详细信息数据行时，Workday 才会在催款函电子邮件中包括发票。请参见 步骤：创建收款函模板。 - 单击“确定”。
- 填写催款函电子邮件：
选项 描述 内容模板选择催款函消息和通知模板。查看已包含的发票Workday 会自动以公司本位币计算应付发票总金额。管理附件您可以访问此选项来添加或删除文件。Workday 会显示催款函的可用附件数量。收件人您只能选择 1 个主要收件人。抄送您可以从催款函联系人中选择多个抄送收件人。使用 AI 生成仅当您在“编辑租户设置 - 财务”任务中选择启用“为收款函启用 GenAI”时，Workday 才会显示此提示。Workday 使用 GenAI 来校对、汇总消息模板并提供建议。您可以根据需要多次生成内容。生成后，您可以选择以下选项：- 插入：使用 GenAI 建议替换现有的消息正文。
- 查看其他：显示新内容。选择此选项后，您将无法恢复为先前版本。
- 放弃：放弃变更并返回到编辑器。
AI 生成的内容尚处于实验阶段。使用前请检查。结果可能因消息正文而异。要获得更准确的结果，请修改消息并重试。 - 单击“发送”。
当您通过电子邮件发送至少一封收款函时，Workday 会在客户概要的
“发票和付款”
概要组中添加 “收款函”
选项卡。在以下情况下，您可以在此选项卡上访问过去的催款函：
- 已将“收款函”报告配置为在客户概要中显示。
- 通过电子邮件发送至少 1 封催款函。
要填充客户概要中的该选项卡，请访问
“配置概要组”
任务并配置 “收款函”
报告。 访问公司的
“查找收款函”
报告。 您还可以创建报告副本，以自定义报告字段。