设置时需考虑的事项：特殊付款
在规划如何配置和使用特殊付款时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
在 Workday 中，除了标准的发票开具和应付账款流程之外，您还可以使用特殊付款进行一次性付款或非经常性付款。示例包括：
- 股权投资
- 利息支付
- 内部转账或外汇交易转账
- 并购 (M&A) 付款
- 薪资供应商付款
- 税款支付
- 被扣押工资的支付
功能优势
特殊付款让您能够：
- 无需创建和审批发票即可进行一次性付款。
- 使用特殊付款业务流程处理具有时效性的付款，从而简化付款审批流程。
- 满足因工时表延误/调整或错过付款时间而产生的非周期性薪资付款要求。
用例
您可以：
- 创建在结算后自动停用的单次使用的特殊收款人。
- 设置特殊付款模板来创建具有共同属性的特殊付款，从而最大程度地减少手动错误并能更轻松地创建特殊付款。
- 将适用的特殊付款包括在薪资年终税务报告中，例如 1099 MISC 和 1099 NEC 报告（美国）。这使您能够向 1099 收款人和美国国家税务局 (IRS) 发送完整且准确的税款支付数据。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
您如何限制用户对银行账户的访问，使其只能为某些银行账户创建特殊付款？ | 您可以配置分段安全组，以限制对银行账户的访问。在创建特殊付款时，只有这些安全组的成员可以选择其安全级别允许的银行账户。
示例：您为经理和分析师定义针对您银行账户的安全段。经理可以访问所有银行账户以发起特殊付款，但分析师只能选择在其安全段中列出的银行账户。 |
您如何限制用户对支出种类的访问，使其只能为指定的支出种类创建特殊付款？ | 您可以配置分段安全组，以限制对特殊付款支出种类和支出种类层次结构的访问。在创建特殊付款时，只有安全组的成员可以选择其安全级别允许的支出种类。
示例：您设置了应付账款专员的访问限制，禁止其为您针对供应商发票指定的支出种类创建特殊付款。该专员只能使用特定的支出种类通过特殊付款交易来处理支出。 |
您如何配置单次使用的特殊收款人？ | 在您创建特殊收款人时，选中“单次使用的收款人”复选框可在首次使用收款人后将其停用。
在特殊付款完成结算后，Workday 会自动停用单次使用的特殊收款人。 |
Workday 如何防止特殊收款人结算信息在特殊付款流程中发生变化？ | 当您提交特殊付款时，Workday 将保留特殊收款人的地址和银行结算账户信息。Workday 会锁定这些信息，以防止对特殊收款人进行任何更新，继而对已提交和已批准的特殊付款造成影响。
这可帮助您：
|
建议
功能 | 建议 |
|---|---|
自定义验证 | 如果您要配置针对特殊付款的自定义验证，请考虑强制执行您在供应商发票上使用的相同工作标记验证。特殊付款与供应商发票具有相似的自定义验证创建流程。 |
添加或移除附件 | 要为任何状态的特殊付款添加或移除附件，请配置对于相应域的访问权限，以便执行以下某项相关操作：
示例：直接为已完成或已对账的特殊付款添加支持性文档，而不必执行以下流程：首先取消该特殊付款，再取消对账，然后将其重新提交以进行业务流程审批。 |
特殊付款模板 | 对于具有共同属性的经常性特殊付款，我们建议您使用特殊付款模板来进行付款。Workday 会自动将预定义模板中的值填充到使用该模板新创建的特殊付款中。您可以使用“使用模板创建特殊付款”任务，直接从模板进行付款。
要创建其他模板，您可以复制特殊付款模板并进行调整。 |
公司间特殊付款 | 您可以代表公司间关联机构创建特殊付款。您首先要使用公司间交易概要配置母公司及其关联公司。
在创建特殊付款时，您会在标头版块中输入付款公司。Workday 会默认将此公司设为行级别的公司（可以更改为在概要中定义的其公司间关联机构）。 示例：标头公司 Global Modern Services Inc., USA 代替行级别公司 GlobalGlobal Modern Services Ltd., Canada 支付特殊付款。当您对该特殊付款进行结算时，Workday 会生成以下会计处理结果：
|
要求
当您使用电子付款方法进行特殊付款时，Workday 需要收款人的银行结算账户信息。
如果您未在收款人个人资料中提供银行结算账户详细信息，则必须在创建特殊付款时提供此信息。
限制
Workday 不支持一个特殊付款模板包含多个特殊付款行。要将不同支出种类的付款拆分到多行，您可以在通过该模板创建特殊付款时添加更多行。
租户设置
您可以配置员工的安全组，以对员工可用来进行特殊付款的银行账户和支出种类进行限制。员工只能选择其安全级别允许的银行账户或支出种类。
安全性
“Banking and Settlement”功能区域中的以下域：
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
Process: Ad Hoc Payee
| 使您能够创建、编辑和查看特殊付款的特殊收款人。您可以使用特殊收款人来进行一次性特殊付款。 |
Process: Ad Hoc Payee - Activate/Inactivate
| 使您能够通过针对特殊收款人的相关操作，来激活或停用特殊收款人。 |
Process: Ad Hoc Payment – Add Attachment
Process: Ad Hoc Payment – Add/Change Attachment | 使您能够为处于任何状态的特殊付款添加或移除附件。用户可以对特殊付款执行以下某项相关操作：
|
Process: Ad Hoc Payment – Access Worker
Process: Ad Hoc Payment – CORE Process: Ad Hoc Payment (NEW) Process: Ad Hoc Payment – View | 使您能够查看、创建和编辑特殊付款。
获得“Process: Ad Hoc Payment – Access Worker”域的访问权限后，您能够在创建或编辑特殊付款时选择员工作为收款人。在“收款人”下拉列表中，您可以在“搜索”字段中输入员工姓名。 此域还使您能够将员工用作特殊付款 Web 服务中的收款人。 |
Process: Ad Hoc Payment Settlement
| 使您能够对特殊付款进行结算并查看相关报告。您还可以对特殊付款执行“打印支票”相关操作，以直接打印支票。 |
Process: Ad Hoc Payment Reporting
| 使您能够使用以下报告：
该域还使您能够访问报告数据源和筛选器，以用于自定义特殊付款报告。 |
Set Up: Ad Hoc Payment Template
| 使您能够创建模板，在多笔特殊付款具有共同属性时简化付款的创建过程。 |
业务流程
您可以配置以下业务流程，以检查和审批特殊付款和模板：
- 特殊付款事件
- 特殊付款模板
报告
报告 | 需考虑的事项 |
|---|---|
查找特殊付款模板
| 使用此报告可搜索和检查您的特殊付款模板。通过相关操作，您可以：
|
查找付款
| 按“特殊付款”付款种类进行筛选，可搜索适用于您组织的所有特殊付款。
|
查看特殊收款人
| 显示为您组织创建的所有特殊收款人的详细信息。您还可以通过针对特殊收款人的相关操作，来激活或停用特殊收款人。 |
查看特殊付款支出种类安全段
| 显示安全段，以及可供员工在创建特殊付款时使用的支出种类和支出种类层次结构。 |
1099 Data Audit - Ad Hoc Payments with 1099 Payees and non-1099 Spend Categories
| 显示收款人为 1099 收款人但支出种类非 1099 支出种类的特殊付款行（美国）。要将收款人及其适用的付款包括在年终税务报告中，请将 1099 表格种类映射到相应的支出种类和层次结构。
Workday 会跟踪所有其他 1099 收款人付款，并将这些付款归类为“未分类”。 |
1099 Data Audit – Ad Hoc Payments with 1099 Spend Categories and non-1099 Payees
| 显示收款人非 1099 收款人但支出种类为 1099 支出种类的特殊付款行（美国）。要将特殊付款及其适用的收款人包括在年终税务报告中，请将 1099 MISC 或 1099 NEC 税务机构表格类型指定给相应的收款人。 |
我们建议使用以下报告数据源和筛选器来构建自定义报告：
报告数据源或筛选器 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Ad Hoc Payees”数据源 | 显示您组织的特殊收款人。 |
“Ad Hoc Payments”数据源 | 显示您组织的特殊付款。此数据源会提示您输入公司或公司层次结构来筛选结果。 |
“Ad Hoc Payment Lines”数据源 | 显示您组织的特殊付款行。此数据源会提示您输入公司或公司层次结构来筛选结果。 |
“Ad Hoc Payment Template”数据源 | 显示您组织的特殊付款模板。此数据源会提示您输入公司、金融机构账户和报告币种来筛选结果。 |
“Bank Account for Ad Hoc Payment Template”数据源筛选器 | 列出用于筛选特殊付款模板的金融机构账户。 |
“Company for Ad Hoc Payment Template”数据源筛选器 | 列出用于筛选特殊付款模板的公司。 |
“Currency for Ad Hoc Payment Template”数据源筛选器 | 列出用于筛选特殊付款模板的币种。 |
集成
您可以使用以下 Web 服务批量导入、创建或更新特殊付款、模板和特殊收款人：
Web 服务 | 需考虑的事项 |
|---|---|
Get Ad Hoc Payees
| 使用您指定的条件从 Workday 中检索特殊收款人。然后，您可以将这些收款人导出到第三方系统。 |
Put Ad Hoc Payee
| 导入和创建特殊收款人，以用于特殊付款。 |
Get Ad Hoc Payments
| 使用您指定的条件从 Workday 中检索特殊付款。然后，您可以将这些付款导出到第三方系统。 |
提交特殊付款
| 添加或更新特殊付款。然后，通过“特殊付款事件”业务流程提交该变更事件，以进行检查和审批。
|
Cancel Ad Hoc Payment
| 批量取消通过 Workday 或非 Workday 系统进行的特殊付款。 |
Correct Ad Hoc Payment
| 批量更正特殊付款。 |
Get Ad Hoc Payment Templates
| 使用您指定的条件从 Workday 中检索特殊付款模板。然后，您可以将这些模板导出到第三方系统。 |
Put Ad Hoc Payment Template
| 导入和创建特殊付款模板。 |
提交特殊付款模板
| 添加或更新特殊付款模板。然后，通过“特殊付款模板”业务流程提交该变更事件，以进行检查和审批。
|
使用模板提交特殊付款
| 使用特殊付款模板创建特殊付款。然后，将该付款提交到“特殊付款事件”业务流程。
|
关系和关联点
您可以创建特殊付款，以便向以下对象付款：
- 第三方/短期员工
- 客户
- 员工
- 供应商
- 税务机构
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。