概念：供应商发票
创建供应商发票
使用“供应商发票工作台”创建发票，以记录采购事件并创建负债。供应商发票使用您输入的数据，或者使用从采购单、接收、工时表、任务记录、供应商合同或客户发票中获取的默认值。发票反映收到的货物或确认提供的服务，除非您提前为其付款。如果会计期间内的支出发生在您接收发票上的货物或服务的期间之前，则可以使用预付供应商发票来摊销支出。
您还可以通过以下方式创建供应商发票：
- 手动创建。
- 通过复制现有的供应商发票进行创建。
管理供应商发票
在提交供应商发票供审批之后，您可以对其执行以下管理操作：
选项 | 描述 |
|---|---|
取消 | 取消任何未支付的发票和发票调整。 |
更改 | 对已提交但未支付的发票或发票调整进行更改。
对于与已关闭的会计分类账期间相关的供应商发票或发票调整，要禁止对其进行更改，请选中“编辑公司会计详细信息”任务中的“不允许更改已关闭期间的业务交易”复选框。 您可以使用由“Process: Supplier Invoice - Mass Action”域提供安全权限的以下任务，更改已批准但未支付的供应商发票上的特定字段，而无需触发重新审批流程：
使用“批量更改已批准的供应商发票”任务，您可以更改以下字段：
|
更正 | 财务管理员可以更正已提交的供应商发票。您可以使用“Correct Supplier Invoice”任务更改详细信息，例如发票上的预付款摊销类型。
要禁止更正与已关账的会计分类账期间相关的供应商发票或发票调整，请在“编辑公司会计详细信息”任务中选中“不允许更改已关闭期间的业务交易”复选框。 |
检查 | 通过在“供应商发票事件”业务流程中添加检查步骤，流转供应商发票以供检查。允许在审批步骤中更改供应商发票。 |
批准 | 通过在 “供应商发票事件” 业务流程中添加审批步骤，流转供应商发票以供审批。您可以在不更改发票的情况下批准或送回发票。 |
修改 | 将供应商发票从检查或审批步骤送回时，此选项可用。 |
冻结 | 使发票不可用于付款。 |
撤消 | 将所有 Workday 数据恢复为创建发票前的状态。撤消是一个内部流程，您无法设置。但是，在您更改处于正在进行状态的发票后，“供应商发票事件”业务流程会重新启动，您可以在发票的“流程历史记录”选项卡上进行查看。 |
如果供应商发票包含预付行或可收费项目工作标记，则您无法在以下任务中提交供应商发票进行处理：
- 更改供应商发票
- 更正供应商发票
- 编辑供应商发票
- 检查供应商发票
- 修改供应商发票
您可以创建发票调整来更改负债。通常，您会减少负债，这是一种贷记凭证调整。而供应商经常会针对退货、损坏的商品和价格调整，来签发贷记凭证。您还可以通过创建借记凭证调整，来调整发票以增加负债。
当您根据退回至供应商的退货创建供应商发票调整时，Workday 会执行以下操作：
- 在原始采办文档中重新创建分配。
- 更新采购单或合同上要开具发票和接收的数量余额。
向供应商付款
要支付发票或特殊付款，请使用 Workday 结算基础架构。
如果您没有来自供应商的发票，请改为创建一项特殊付款。
在启动付款流程之前，您可以控制要进行哪些付款：
任务或选项 | 描述或先决条件 |
|---|---|
冻结付款
| 使供应商发票或发票调整不可用于付款。此任务作为发票的相关操作提供。 |
允许付款
| 要为先前冻结付款的发票启用付款，请解除冻结状态。此任务作为发票的相关操作提供。 |
创建特殊付款
| 如果您没有发票，请为供应商创建一个付款条目。 |
供应商匹配
为确保您可以为订购或接收的产品开具发票，Workday 提供了供应商匹配功能。您可以配置匹配条件规则，以启用三向或双向匹配。您还可以配置匹配异常原因，流转匹配异常和匹配重设以供审批。
美国国家税务局 (IRS) 1099 MISC 和 1096 数据
在打印表单之前，请使用“1099 MISC Report”报告，并深入挖掘“总金额”列，以查看 1099 MISC 付款。请首先进行以下设置：
- 设置 1099 MISC 种类。
- 将供应商设置为 1099 MISC 供应商。
拥有 250 家或更多 1099 供应商的公司必须以电子方式向美国国家税务局 (IRS) 进行申报。“Generate 1099 MISC Electronic Filing”任务会创建一个电子文件，将美国国家税务局 (IRS) 报告加载至美国国家税务局 (IRS) 网站。您可以使用单个传送器为多个公司提交表单。
要在打印前查看 IRS 1096 表单的数据，请创建“1099 MISC”打印操作。
负值和零成本发票
您可以根据采购单和接收，创建负值和零成本供应商发票。但是，您不能创建负值或零成本的供应商发票调整。
请注意，负值发票不支持以下操作：
- 留存，但您可以手动调整原始供应商发票上的留存。
- 对包含存货条目的发票进行会计处理。
当您根据供应商合同创建时间表并生成分期时，您还可以生成负值的供应商发票或提交负值分期。
要阻止您的用户创建负值或零成本供应商发票，您可以在“创建供应商发票”任务中添加自定义验证。
财务会计
在 Workday 交易中，业务交易与会计处理是分开的。即使账户设置有误或 Workday 无法找到开放期间，您也可以完成业务交易。此流程对操作用户是透明的。
因此，如果您在已关闭期间输入供应商发票，则 Workday 会寻找一个开放期间来输入该交易。Workday 仍可处理该发票并完成付款。
如果 Workday 找不到开放期间，则会生成一个交易会计处理错误。会计人员可以打开一个期间，并使用“修复有错误的业务日记账”任务在一个开放期间中重新处理会计信息，以修复这些错误。