Ir para o conteúdo principal
Documentação
Documentação
Administrator Guide
Última atualização: 2025-06-27
Etapas: criar itens de despesa do estudante

Etapas: criar itens de despesa do estudante

Você pode criar itens de despesa para representar os diferentes tipos de despesas que podem ser atribuídas aos estudantes, como mensalidades, hospedagem ou taxas de tecnologia. Os itens de despesa incluem detalhes das despesas associadas, como:
  • Categorias de receita
  • Worktags relacionadas
  • Capacidade de reembolso
A contabilização de despesas em contas de estudantes permite que eles vejam quanto devem e façam pagamentos referentes a suas despesas.
A maioria das despesas é lançada em contas de estudantes como:
  • Taxas com base em inscrições
  • Atribuições de itens de cobrança a unidades acadêmicas ou programas de estudo.
  • Taxas do curso ou taxas adicionais
Outros tipos de origens de encargos podem incluir taxas de plano de pagamento, taxas de acordo de cobrança e despesas de recuperação de reembolso.
Você pode reutilizar itens de despesa em uma origem. Exemplo: você pode reutilizar o mesmo item de despesa em várias taxas de cursos.
No entanto, a Workday recomenda enfaticamente que você evite reutilizar itens de despesa nas origens. Exemplo: não use o mesmo item de despesa em uma tarifa com base em registro e como uma atribuição de item de despesa. Quando necessário, copie os itens de despesa para usar em origens separadas.
  1. (Opcional) Acesse a tarefa
    Manter usos de worktags relacionadas
     .
    Configure tipos e requisitos de worktag para itens de despesa de estudante.
    Segurança: domínio
    Set Up: Enable Worktags
     nas áreas funcionais Common Financial Management e Worktags.
  2. Acesse a tarefa
    Criar item de despesa do estudante
     .
    Segurança: domínio
    Set Up: Student Charges
     na área funcional Student Financials.
  3. Para preencher a seção
    Informações gerais
     , considere:
    Opção Descrição
    Inativo
    Selecione essa opção para evitar que o Workday aplique novas despesas de estudante para este item de despesa de estudante. Essa configuração não afeta nenhuma despesa de estudante existente associada a este item de despesa de estudante.
    Depois de desativar um item de despesa, remova-o de todas as atribuições de item de despesa ou atribuições de taxa com base em registro com uma data de vigência futura.
    Tipo
    Agrupar encargos para geração de relatórios e pesquisa, e para uso em regras de precedência de pagamento. O Workday fornece os valores.
    Classification
    • 1042-S
      : disponibilize o item de despesa na declaração fiscal 1042-S.
    • 1098-T
      : disponibilize o item de despesa na declaração fiscal 1098-T.
    • Institucional
      : disponibilize o item de despesa para cálculos da planilha Devolução do título de propriedade IV para os seguintes tipos de despesa:
      • Conselho
      • Tarifas do curso
      • Moradia
      • Taxas obrigatórias
      • Mensalidades
    • Título IV
      : você pode configurar regras de precedência de pagamento para dar prioridade mais alta às cobranças com essa classificação.
      As instituições também podem aplicar o auxílio estudantil a encargos não institucionais quando:
      1. Você inclui itens de despesa não classificados como
        Título IV
         em grupos de precedência com a caixa de seleção
        Título IV
         marcada.
      2. Você cria uma política de Autorização federal de ajuda ao estudante.
      3. Os estudantes autorizam a aplicação de auxílio financeiro para aplicar encargos não institucionais.
      Consulte Conceito: autorizações federais de auxílio ao estudante para obter informações adicionais.
      Você pode classificar um encargo como
      Institucional
       e
      Título IV
       se ambas as classificações se aplicarem.
    • Outro
      : disponibilize o item de despesa para geração de relatórios específicos da instituição.
  4. Para concluir a seção
    Detalhes
     , considere:
    Opção Descrição
    Categoria de receita
    Selecione uma worktag a ser usada para geração de relatórios agregados de receita associada às despesas do estudante. O Workday também a usa como uma dimensão na regra de lançamento em conta para orientar a contabilidade do livro-razão.
    Receita diferida
    (Opcional) Identifique os encargos associados ao item de encargo como receita diferida para contabilizar bens e serviços não totalmente fornecidos antecipadamente, como mensalidades. Você pode reconhecer a receita à medida que fornece os bens e serviços ao longo do tempo. Para itens de despesa que vão direto para a receita, desmarque a caixa de seleção.
    Empresa de receita substituta
    (Opcional) Para direcionar a receita para uma empresa que não está associada à unidade acadêmica, selecione uma empresa de receita substituta. Se você não selecionar uma empresa de receita substituta, o Workday lançará a receita na empresa da unidade acadêmica.
    • Você pode selecionar empresas dentro da mesma hierarquia que a empresa da instituição.
    • Você só pode especificar empresas de receita de substituição para itens de despesa associados à instituição.
    • Você não pode editar esse campo depois que houver transações para o item de despesa.
    Exemplo: em sua instituição, a receita de despesas com hospedagem é lançada em uma empresa separada.
    Cálculo de encargos
    Selecione ou crie o cálculo que calcula o valor da despesa de um estudante.
    Se você usar esse item de despesa em:
    • Uma taxa de curso ou uma taxa com base na inscrição, a taxa substitui esse cálculo.
    • Na tarefa
      Aplicar despesas de estudante
       , você deve inserir manualmente o valor da despesa. O valor inserido manualmente substitui esse cálculo.
    Regra de data de vencimento
    (Opcional) Selecione uma regra de data de vencimento para calcular automaticamente as datas de vencimento do pagamento quando você contabilizar despesas em contas de estudante.
    As regras para datas de vencimento não se aplicam:
    • Quando você usa a tarefa
      Aplicar despesa de estudante
       para contabilizar uma despesa para um estudante. Em vez disso, você deve especificar uma data de vencimento manualmente.
    • Para cobranças em planos de pagamento. O Workday considera esses encargos vencidos com base nas datas de vencimento das parcelas do plano de pagamento, em vez das regras de data de vencimento do item de despesa.
    Regra de agregação de despesas
    (Opcional) Selecione uma regra de agregação de despesas para limitar o número de vezes ou o valor total que você pode cobrar de um estudante pelo item de despesa.
    Rateio de despesas
    Especifique se os estudantes devem ser reembolsados quando eles não se qualificarem mais para o item de despesa.
    Se uma despesa for parcialmente reembolsável, selecione um grupo de programações de ajuste de despesa para ratear as despesas. As programações de ajuste de encargos no grupo especificam quanto reembolsar com base na desistência ou desistência dos estudantes.
    Excluir da consideração de suspensão para vencimento vencido
    Excluir da consideração de desistência temporária de registro
    Quando selecionada, as cobranças vencidas associadas ao item de despesa não são contabilizadas para suspensões de vencimento ou quedas temporárias de registro.
    Excluir dos planos de pagamento de estudante
    Quando selecionada, os estudantes não podem usar planos de pagamento para pagar encargos associados a esse item de despesa. Os estudantes devem pagar o valor integral dos encargos na data de vencimento, mesmo quando estiverem em planos de pagamento com outros encargos.
  5. (Opcional) Na seção
    Worktags relacionadas
     , configure as worktags a serem associadas às linhas de lançamento que o Workday gera quando você contabiliza despesas em contas de estudantes.
    Durante a execução da tarefa, considere:
    Opção Descrição
    Tipo de worktag
    Os tipos de worktag estão disponíveis com base na configuração das worktags de itens de despesa do estudante.
    Valor por padrão obrigatório
    Quando selecionada, você deve especificar uma worktag por padrão. Para alterar essa configuração, acesse a tarefa
    Manter usos de worktags relacionadas
     .
    Worktag por padrão
    Selecione uma worktag que seja preenchida automaticamente quando você aplicar o encargo.
    Obrigatório na transação
    Quando selecionada, você deve especificar uma worktag quando aplicar o encargo. A possibilidade de marcar a caixa de seleção depende de como você configurou a worktag na tarefa
    Manter usos de worktags relacionadas
     .
Você pode acessar o relatório
Localizar itens de despesa de estudante
 para revisar ou editar o item de despesa.
Use o item de despesa em:
  • Unidades acadêmicas ou programas de estudo
  • Tarifas de acordo de cobrança
  • Taxas do curso ou taxas adicionais
  • Tarifas de plano de pagamento
  • Taxas com base em inscrições