Criar regras de agregação de despesas de estudante
Segurança: domínio
Set Up: Student Charges
na área funcional Student Financials.As regras de agregação para despesas de estudantes permitem que você limite o número de vezes ou o valor total de cobrança de um estudante por um determinado item de despesa. Quando um item de despesa tem uma regra de agregação de despesa, o Workday agrega cada despesa associada a um estudante até que ele atinja o limite da regra. Quando um estudante atinge o limite, a regra impede que o Workday cobre o estudante pelo item de cobrança novamente.
Exemplos:
- Os alunos podem fazer um curso várias vezes em um ano acadêmico, mas só precisam pagar a taxa uma vez por ano acadêmico.
- Você pode tributar uma taxa até quatro vezes, ou até um máximo de 400 USD, ao longo da vida de um estudante.
Quando necessário, você pode contabilizar encargos manualmente ou fazer ajustes de encargos que excedam os limites de agregação de encargos.
Quando sua instituição exibe cobranças pendentes, as taxas do curso não são agregadas.
- Acesse a tarefaCriar regra de agregação de despesas de estudante.
- Adicione uma linha para cada duração sobre a qual as despesas dos estudantes devem ser agregadas.Exemplo: para cobrar uma taxa uma vez por período acadêmico, e não mais do que duas vezes por ano acadêmico, configure linhas separadas para limitar o período acadêmico e o ano acadêmico. Quando você define várias linhas, o Workday aplica o primeiro limite que o estudante atinge.Quando você define o valor ou o número máximo e deixa o outro campo com valor zero, o Workday ignora o zero. Para evitar confusão, considere alterar o zero para um valor que a cobrança nunca atingirá, como 999 ou 999999.Durante a execução da tarefa, considere:
Opção Descrição Número máximoInsira o número máximo de vezes que você pode cobrar do estudante pela duração.Estes tipos de cobrança não são contabilizados no número máximo:- Ajustes
- Rateios
- Despesas canceladas
- Tarifas de plano de pagamento
- Tarifas de acordo de cobrança
- Taxas de recuperação de reembolso
Quando você define um número máximo e um valor máximo, o Workday aplica o primeiro limite atingido.Valor máximoInsira o valor máximo que você pode cobrar de um estudante pela duração.Quando uma despesa excede o valor máximo, o Workday altera o valor da despesa para atender ao limite. Exemplo: quando uma despesa de 100 USD excede um limite de 75 USD, o Workday lança a cobrança com um valor de 75 USD. O Workday não altera:- Valores convertidos que você importa.
- Valores para despesas contabilizadas antes de você adicionar uma regra de agregação de despesa ao item de despesa associado.
Esses tipos de despesas não são contabilizados no valor máximo:- Despesas canceladas
- Tarifas de plano de pagamento
- Tarifas de acordo de cobrança
- Taxas de recuperação de reembolso
Quando você define um número máximo e um valor máximo, o Workday aplica o primeiro limite atingido.DuraçãoSelecione o período durante o qual as despesas são agregadas.Quando um estudante tem vários registros acadêmicos, as despesas são agregadas para durações em todos os registros acadêmicos. Exemplo: sua instituição tem uma taxa que os estudantes devem pagar uma vez por nível acadêmico e:- Abigail tem um registro de estudante ativo e um inativo. As despesas de ambos os registros são contabilizadas para o mesmo nível acadêmico, portanto, ela só paga uma vez.
- Carl tem registros acadêmicos simultâneos de iniciação e pós-licença. Os encargos referentes a seus registros acadêmicos são contabilizados em diferentes níveis acadêmicos, portanto, ele paga a taxa duas vezes.
A regra de agregação de despesa está disponível para uso em itens de despesa de estudante.
Você pode usar:
- O relatórioLocalizar regras de agregação de despesas de estudantepara visualizar a regra de agregação de despesas.
- O relatórioVisualizar regras de agregação de despesas do estudante por estudantepara visualizar os saldos que os estudantes acumularam para as regras que se aplicam a eles.