Conceito: planos de frequência para auxílio financeiro

Você pode usar planos de frequência de auxílio financeiro para projetar a frequência esperada dos estudantes, mesmo antes de eles se inscreverem nos cursos. Eles podem ajudar você a determinar quais informações usar quando:

Cálculo de custo de frequência
Empacotamento de prêmios a estudantes
Executar outros processos de auxílio financeiro.

O Workday deriva informações para o plano de frequência de auxílio financeiro de um estudante a partir de seu programa de estudo principal (POS) e de suas políticas de auxílio acadêmico e financeiro. Se o estudante tem vários registros acadêmicos, o Workday usa o PDV principal do registro de relatório do estudante.

O Workday se refere às linhas nos planos de frequência como registros de período de auxílio financeiro (FAPRs). Os FAPRs contêm dados de auxílio financeiro que o Workday usa para processar auxílio financeiro para um período acadêmico, como:

Status de carregamento
Detalhes de classificação da classe
Tipo de ano acadêmico de auxílio financeiro

Os estudantes não podem ter vários FAPRs que contenham as mesmas datas. Exemplo: um estudante não pode ter FAPRs para o trimestre de verão e o semestre de verão quando ambos os períodos contêm 1º de agosto.

O Workday cria automaticamente planos de frequência de auxílio financeiro para:

Candidatos quando declaram um programa de estudo
Estudantes quando se matriculam em um programa de estudo.

Quando um estudante não tem um plano de frequência, o Workday cria um para ele quando a tarefa

Atualizar plano de frequência

é executada durante a Orquestração de tarefas noturnas. O Workday usa a data de início antecipada do estudante para criar planos de frequência e adiciona períodos acadêmicos aos planos de frequência quando estas condições são verdadeiras:

O estudante tem um destes status para seu PDV principal a partir da data de início padrão do período acadêmico:
Em andamento
Licença
Conclusão pendente
Você tem duas opções:
O período acadêmico ocorre antes ou contém a data de conclusão prevista.
O estudante tem uma inscrição, contrato de patrocinador, renúncia ou transação ISIR para o período acadêmico.
Para inscrições, o Workday inclui inscrições que desistiram de cursos com um status
Não registrado
.
Para transações ISIR, o Workday adiciona todos os períodos acadêmicos no ano de concessão de auxílio financeiro associado à transação ISIR. Exemplo: o estudante tem uma transação ISIR para o ano de concessão de auxílio financeiro de 2022-2023, que é composto por quatro períodos acadêmicos. O Workday inclui todos os quatro períodos acadêmicos no plano de frequência do estudante.

Se um estudante tem uma alteração de registro de relatório com data futura, o Workday cria períodos acadêmicos para esse registro também. Exemplo: um estudante espera concluir seu PDV de graduação no segundo semestre de 2020 e iniciar seu PDV de pós-graduação no segundo semestre de 2020, na mesma instituição. O Workday cria períodos acadêmicos para:

Os períodos acadêmicos de graduação, até o segundo trimestre de 2020.
Os períodos acadêmicos de pós- graduação, começando no outono de 2020.

O Workday preenche a coluna

Período de entrada

com

Sim

para períodos acadêmicos no primeiro ano de concessão de um estudante.

Quando uma alteração no registro, programa de estudo ou outro evento pode afetar o auxílio financeiro de um estudante, o Workday sinaliza seu plano de frequência para ser atualizado quando a tarefa

Atualizar plano de frequência

é executada durante a Orquestração de cargos noturnos. O Workday orquestra a tarefa com outros processos noturnos para garantir que os processos posteriores tenham as informações do plano de frequência mais precisas e atualizadas.

Opcionalmente, você pode executar a tarefa

Atualizar plano de frequência

para estudantes individuais fora da Orquestração de cargos noturnos por meio destes relatórios:

Executar processos de auxílio financeiro a estudantes por candidato
Executar processos de serviços financeiros para estudantes por estudante

Consulte Referência: executar relatórios de processos financeiros de estudantes.

Dependendo do motivo da atualização, o Workday pode atualizar todo o plano de frequência ou apenas partes dele:

Motivo da atualização	Atualizações no plano de frequência
O ponto de venda principal do estudante, o status do ponto de venda ou os registros de relatórios são alterados.	O Workday atualiza todo o plano de frequência. O Workday também atualiza as permissões de segurança dos usuários para garantir que o registro de auxílio financeiro do estudante, os registros de período de auxílio financeiro e os dados de auxílio financeiro sejam acessíveis somente para aqueles com segurança definida para a unidade acadêmica e o nível acadêmico correspondentes. Quando o registro de relatório de um estudante é alterado no meio de um período acadêmico e você atualiza seu plano de frequência, quaisquer alterações em quem pode acessar suas informações de auxílio financeiro entram em vigor no início do próximo período acadêmico. A Workday recomenda: Verificando se as permissões de segurança dos dados de auxílio financeiro do estudante são consistentes com as permissões de segurança de seu registro de relatório. Atualizar o plano de frequência novamente no início do próximo período acadêmico para ver as alterações de segurança do registro de relatório.
O estudante tem um evento de inscrição, avaliação, articulação interna ou transferência de crédito.	O Workday atualiza: Status de carregamento para todos os períodos acadêmicos em que o estudante está inscrito em cursos. Classificações da classe para o período acadêmico afetado e todos os períodos acadêmicos subsequentes.
Você importa um ISIR, cria um contrato de patrocinador de estudante ou registra uma renúncia para o estudante, e o período acadêmico em que a transação ocorre ainda não está no plano de frequência.	O Workday adiciona períodos acadêmicos ao plano de frequência.
O estudante tem um destes status para seu PDV principal a partir da data de início padrão do período acadêmico: Em andamento Licença Conclusão pendente E: A data prevista de conclusão do estudante avança. O estudante tem uma inscrição, contrato de patrocinador, renúncia ou transação ISIR para um período acadêmico que não está no plano de frequência.	O Workday adiciona períodos acadêmicos ao plano de frequência.
A data prevista de conclusão do estudante é retroativa.	O Workday desativa os períodos acadêmicos no plano de frequência, a menos que: O estudante tem um destes status para seu PDV principal a partir da data de início padrão do período acadêmico: Em andamento Licença Conclusão pendente O período acadêmico tem um registro, contrato de patrocinador, renúncia ou transação ISIR.
O ponto de venda principal do estudante muda de acordo com os calendários acadêmicos.	O Workday desativa os períodos acadêmicos no calendário antigo que se sobrepõem aos períodos acadêmicos no novo calendário.
Você altera a data de conclusão prevista do estudante para um ponto de venda que tem um calendário acadêmico diferente.	O Workday reconstrói os registros de período de auxílio financeiro no plano de frequência, a menos que o estudante tenha desembolsos que não sejam mais necessários nos registros de período de auxílio financeiro.
O status do registro acadêmico do estudante se torna inativo.	O Workday desativa os períodos acadêmicos posteriores à data em que o estudante se torna inativo.

Se um FAPR se tornar inativo como resultado da atualização de um plano de frequência e você quiser entender o motivo, crie um relatório personalizado para exibir o Status de estudante desligável:

Status desativável	Motivo
Alteração de calendário	O estudante mudou para um programa de estudo em um calendário acadêmico diferente.
Inativo	O status do registro acadêmico do estudante se torna inativo
Matriculação	O candidato se matricula em um programa de estudo.
Conclusão do período	A data de conclusão do período acadêmico no registro do programa de estudo do estudante foi atingida.
Programa de alteração de estudo	Há uma alteração no programa de estudo do estudante.
Reembalagem	O resultado do pacote de auxílio financeiro do estudante não é mais preciso e um novo pacote de auxílio financeiro foi criado. Exemplo: quando a elegibilidade para concessão de um estudante é alterada.
Sistema Workday	O registro do período de auxílio financeiro foi desativado devido a uma conversão.

Quando um estudante altera os programas de estudo e os calendários do PDV novo e antigo não se alinham, pode haver um intervalo entre a data de término do período acadêmico do PDV antigo e a data de início do período acadêmico do novo. Para acomodar essa lacuna, o Workday prorroga a data de término do período acadêmico do ponto de venda original no FAPR.

Exemplo: o PDV atual de um estudante usa um calendário com trimestres. O período acadêmico do trimestre da primavera termina em 30 de maio. No verão, eles alteram o ponto de venda para um que usa um calendário com semestres. O período acadêmico do Semestre de verão começa em 5 de junho. Para preencher a lacuna no tempo, o Workday prorroga a data de término do período acadêmico do trimestre da primavera no FAPR do ponto de venda original.

O Workday não oferece suporte à sobreposição de períodos acadêmicos ou alterações de calendário dentro dos períodos acadêmicos. Essas situações podem levar a resultados inesperados no plano de frequência do estudante.