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Última atualização: 2023-06-23
Criar e revisar distribuição de documentos do estudante

Criar e revisar distribuição de documentos do estudante

Segurança:
  • Na área funcional Action Items and Holds, configure:
    • Processo de negócios
      Evento de distribuição de estudantes
    • Domínio
      Manage: Student Document Distribution
  • Visualize as permissões no domínio
    Document Library
     na área funcional System.
Certifique-se de que:
  • O grupo de segurança que cria a distribuição é o grupo de segurança com base em funções configurado para iniciar o processo de negócios.
  • A categoria de documento está disponível para o grupo de segurança que está criando a distribuição.
Você cria uma distribuição de documentos para os estudantes e, em seguida, visualiza a distribuição. Você envia os documentos incluídos na distribuição para:
  • Alunos específicos
  • Populações de estudantes de relatórios personalizados e pesquisas salvas
  • Coortes de estudantes
O Workday fornece estas fontes de dados para criar populações de estudantes para pesquisas salvas e relatórios personalizados:
Registros do período de auxílio financeiro
,
Registros acadêmicos
e
Estudantes
.
Você pode enviar a mesma distribuição para outra população de estudantes após a conclusão de uma tarefa de distribuição.
  1. Acesse a tarefa
    Criar distribuição de documentos do estudante
     .
  2. Durante a execução da tarefa, considere:
    Opção Descrição
    Name
    Insira um nome exclusivo para esta distribuição.
    Unidade acadêmica
    Selecione a unidade acadêmica principal ou qualquer uma das instituições abaixo dela.
    Data de vigência do documento
    A data em que o documento entra em vigor.
    Documento
    Selecione o documento que você quer que os alunos revisem.
    Segurança: domínio
    Document Library
     na área funcional System.
    O Workday cria documentos usando a tarefa
    Criar documento
     (protegida pela área funcional System).
    O Workday deriva categorias de documentos a partir de categorias fornecidas pela Workday e de categorias institucionais.
    Você deve estar no grupo de segurança permitido para visualizar a categoria de documento.
    Opções de assinatura
    Selecione se você quer que os destinatários confirmem o documento ou forneçam assinatura eletrônica.
    Se você selecionar as opções, inclua instruções, uma linha de assinatura ou uma observação confirmando a conformidade ou o recebimento.
    No momento, não oferecemos suporte para assinaturas eletrônicas com DocuSign ou Adobe.
    Adicionar
    Clique em
    Adicionar
     para adicionar outro documento à avaliação.
  3. Para acessar a tarefa
    Distribuir documentos do estudante
     , clique em
    Distribuir
     depois de criar os documentos a serem distribuídos.
    A ação
    Distribuir
     inicia o processo de negócios. Você pode criar uma distribuição e distribuí-la para seu público posteriormente. A tarefa
    Distribuir documentos de estudante
     também está disponível por meio de pesquisa global.
  4. Durante a execução da tarefa, considere:
    Opção Descrição
    Nome da distribuição
    Insira um nome exclusivo para identificar o evento de distribuição.
    Você pode reutilizar a mesma distribuição no futuro para enviar a diferentes públicos de estudantes.
    Distribuir para
    Selecione uma destas opções para distribuir:
    • Estudantes
      : selecione pelo menos um estudante.
    • Relatório personalizado
      : selecione um dos relatórios aos quais você tem acesso.
    • Pesquisa salva
      : selecione uma das pesquisas salvas que você criou.
    • Agrupamento de estudantes
      : selecione uma coorte de estudantes na instituição para a qual você está criando a distribuição.
  5. Quando a tarefa for concluída, visualize os detalhes do processo.
    Clique em
    Atualizar
     para atualizar o processo. Revise o processo.
Quando o Workday conclui a tarefa:
  • Acesse o relatório
    Visualizar distribuição de documentos do estudante
     e selecione a distribuição que você criou.
  • Revise os detalhes da distribuição e seu status geral.
  • Revise os detalhes de cada destinatário clicando no número na coluna
    Destinatários
     .
Clique em
Distribuir
 para enviar a distribuição para uma população de estudantes diferente.