Considerações para a definição: planos de engajamento de estudante

Administrator Guide

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso dos planos de engajamento do estudante. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Um plano de engajamento de estudante agrupa itens de engajamento, como notificações ou e-mails, e os envia aos destinatários nos horários programados.

Vantagens para a empresa

Os planos de engajamento de estudante economizam tempo e esforço, permitindo que você programe itens de engajamento relacionados com antecedência. Eles também oferecem flexibilidade para personalizar os destinatários dos itens de engajamento. Você pode usar:

Relatórios personalizados para definir o público de estudantes aos quais os planos de engajamento se aplicam.

Tipos de destinatário para enviar itens de engajamento a pessoas afiliadas aos estudantes no público, como pais ou autores de recomendação.

Regras de condição para enviar itens de engajamento individuais a subconjuntos do público.

Casos de uso

Os casos de uso dos planos de engajamento de estudantes incluem:

Marketing para uma campanha de recrutamento de estudantes. Anuncie sua instituição, envie mensagens de boas-vindas aos candidatos potenciais que se conectam com você, ofereça os convites para se candidatarem e os lembre dos prazos de candidatura.

Lembrar os estudantes sobre os próximos prazos de inscrição.

Complementação de notificações de outras estruturas Exemplo: quando configurado, o Workday notifica os estudantes quando suas concessões de auxílio financeiro são desembolsadas. Você pode usar um plano de engajamento para enviar e-mails de acompanhamento que lembrem os estudantes de aceitar seus prêmios.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Para quais públicos de estudantes você precisa enviar itens de engajamento?	Cada plano de engajamento oferece suporte a um único público de estudante e você pode usar as regras de condição de estudante para restringir o público de itens de engajamento individuais. Considere a criação de públicos de estudantes o mais amplos possíveis para aumentar suas opções para cada item e reduzir o número de planos que você precisa manter.
Você planeja usar regras de condição de estudante para restringir o público de itens de engajamento individuais?	Quando você cria uma regra de condição de estudante, certifique-se de que a categoria e a unidade acadêmica da regra de condição sejam consistentes com as do plano de engajamento.
Para quantos destinatários você aceita o recebimento de um item de engajamento ao mesmo tempo sem aprovação?	Você pode especificar um limite de destinatários para planos de engajamento, que é o número de destinatários acima do qual o Workday exige aprovação antes de enviar itens de engajamento. Os limites de destinatário oferecem mais controle sobre as comunicações altamente visíveis e ajudam a evitar o envio de comunicações errôneas para um grande número de destinatários. Você pode configurar um limite padrão para sua instituição, bem como limites personalizados para planos de engajamento.
Que tipos de endereços de e-mail os destinatários podem ter? (exemplos: Institucional, Residencial, Comercial)	Você pode priorizar os tipos de e-mail para os quais um plano de engajamento envia e-mails. Quando um destinatário tem vários endereços de e-mail no Workday, este envia e-mails para o primeiro tipo aplicável na lista de prioridades. O destinatário não receberá e-mails duplicados em cada endereço aplicável. Quando um destinatário não tem nenhum dos tipos de e-mail priorizados, ele não recebe e-mails do plano de engajamento, mesmo que tenha outros tipos de e-mail no Workday.
Você planeja enviar itens de engajamento impressos?	Você só pode enviar itens de engajamento impressos para pessoas com o tipo de destinatário Estudante. O Workday não envia os itens de engajamento impressos diretamente aos destinatários. Em vez disso, quando o plano de engajamento é executado, o Workday envia uma tarefa para Minhas tarefas do coordenador de e-mail. O coordenador de correspondência é responsável por imprimir e enviar pelo correio os itens de engajamento impressos.
Com que frequência um plano de engajamento precisa ser executado?	Quando um plano de engajamento é executado, o Workday avalia todos os itens de engajamento nele e todo o seu público de estudantes. O Workday então envia todos os itens de engajamento ativos que os destinatários elegíveis ainda não receberam. Para otimizar o desempenho, avalie com que frequência você realmente precisa executar o plano e considere executá-lo somente com a frequência necessária. Muitas comunicações podem ser executadas uma vez por dia, outras podem precisar ser executadas várias vezes ao dia. Itens urgentes podem exigir execuções ainda mais frequentes, como a cada 15 minutos.
Quando os planos de engajamento devem ser executados?	Você pode programar uma execução de engajamento que avalia regularmente todos os planos de engajamento da sua instituição. A Workday recomenda configurar apenas uma programação para toda a instituição. Você também pode configurar programações para planos de engajamento individuais que precisam de diferentes frequências de execução. Para otimizar o desempenho, evite programar execuções de engajamento uma hora antes ou depois da Orquestração de tarefas noturnas do estudante. A orquestração de tarefas noturnas de estudantes começa às 01:00:00 no seu fuso horário ou na hora do Pacífico, se você não configurou um fuso horário para o seu locatário.

Recomendações

Criar públicos de estudante o mais amplo possível e, ao mesmo tempo, atingir as metas dos planos de engajamento. Você sempre pode restringir o público de um item de engajamento individual em um plano, mas não pode expandi-lo. O público amplo de estudantes reduz o número de planos de engajamento que você precisa criar e manter.

Evite criar públicos de estudantes com base em pesquisas salvas. Somente o criador de uma pesquisa salva pode acessá-la e, se o criador sair da instituição, a pesquisa salva se tornará inacessível.

Configure um limite de destinatários para sua instituição a fim de evitar o envio de comunicações por engano para grandes públicos.

Para otimizar o desempenho, programe os planos de engajamento para serem executados somente com a frequência necessária e evite programar execuções uma hora antes ou depois da Orquestração de tarefas noturnas dos estudantes.

Requisitos

Sem impacto.

Limitações

Sem impacto.

Definição do locatário

Na tarefa

Editar definição de locatário - Notificações

, defina várias configurações de notificação em todo o locatário, incluindo:

Uma

configuração de SMTP por padrão

para notificações por e-mail.

Uma regra de roteamento de estudante para notificações por push.

Security

Domínio	Consideração
Domínio Manage: Student Audiences na área funcional Campus Engagement.	Permite que você crie, edite, desative e exclua um público de estudantes.
Domínio Set Up: Student Eligibility Rules na área funcional Academic Advising.	Permite criar e editar regras de condição de estudante.

Processos de negócios

Processo de negócios	Consideração
Evento de plano de engajamento	Permite que você crie, edite e copie planos de engajamento de estudantes.
Evento de mensagem do estudante	Permite que você crie, edite e copie mensagens de estudantes.
Evento de item impresso de estudante	Permite que você crie, edite e copie itens de engajamento impressos.
Evento de atribuição de item de engajamento impresso	Permite visualizar, enviar e notificar usuários sobre itens de engajamento dos estudantes impressos.

Geração de relatórios

Você pode usar estes relatórios para rastrear itens de engajamento, planos de engajamento e execuções de engajamento:

Localizar itens de engajamento de estudante

Localizar planos de engajamento de estudante

Visualizar execuções de engajamento de estudante programadas

Integrações

Você pode usar estes serviços Web para importar e exportar públicos de estudantes:

Obter público de estudantes

Atualizar público de estudante

Relações e interações

Funcionalidade	Consideração
Notification Designer	Você pode usar modelos de notificação para personalizar o layout e o design das mensagens dos estudantes.
Workday Studio	Você pode usar o Workday Studio para criar layouts comerciais personalizados a serem usados em itens de engajamento de estudantes impressos.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Referência: orquestração de tarefas noturnas de estudantes