Considerações para a definição: recebimentos e devoluções

Administrator Guide

Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da funcionalidade de recebimentos e devoluções do Workday. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Com a funcionalidade de recebimento do Workday, você pode criar e editar recebimentos de bens e serviços.

Pode também registrar horas e tarefas de trabalhadores terceirizados e serviços com base em projetos.

Com a funcionalidade de devolução do Workday, você pode concluir ajustes de fatura de fornecedor ao devolver bens.

Vantagens para a empresa

As funcionalidades de recebimento e devolução do Workday aumentam a eficiência ao:

Permitir que os usuários processem o recebimento de mercadorias no ponto de entrega.

Automatizar o processo de recebimento para reduzir o risco de erros.

Escanear códigos de barras para agilizar o recebimento de bens, especialmente entregas em grande volume.

Iniciar a devolução de bens e serviços diretamente de pedidos de compra, contratos de fornecedor ou linhas de recebimento.

Iniciar automaticamente ajustes de fatura para bens e serviços devolvidos.

Iniciar automaticamente processos de entrega de bens para rastrear a cadeia de custódia e entregar bens recebidos em locais internos.

Casos de uso

Você pode:

Escanear códigos de barras de itens usando dispositivos móveis no ponto de entrega para gerenciar recebimentos e enviá-los para aprovação.

Aprovar recebimentos.

Criar ajustes de recebimento para corrigir as quantidades ou os valores em recebimentos já aprovados. O Workday então ajusta automaticamente a contabilidade, os níveis de estoque, os comprovantes de entrega e os rótulos.

Armazenar itens recebidos.

Devolver bens indesejados e não solicitados.

Perguntas a considerar

Pergunta	Considerações
Como você quer gerenciar ativos recebidos de diferentes fontes?	Você pode configurar o processo de negócios Recebimento para iniciar o registro e o rastreamento de ativos com base nos recebimentos de pedidos de compra ou contratos de fornecedor.
Como você quer corresponder os recebimentos às faturas de fornecedor?	Quando você configura o Evento de correspondência de contas de fornecedor como um subprocesso no processo de negócios Evento de provisão de recebimentos , pode corresponder faturas de fornecedor a: Pedidos de compra Recebimentos Contratos de fornecedor A correspondência permite que você identifique exceções em faturas de fornecedor e ajustes de fatura, ajudando a controlar os gastos de sua organização.
Como você quer gerenciar as entregas de empresas dentro de sua estrutura organizacional?	Você pode configurar suas empresas para operarem como clientes, fornecedores ou ambos, permitindo que façam negócios entre si por meio de transações intercompanhias diretas. Essa configuração elimina a necessidade de criar faturas de cliente e fornecedor separadas, economizando tempo. No nível da empresa , você também pode configurar o Workday para criar vários comprovantes de entrega de bens para cada número de rastreamento em uma entrega.
Você quer gerar recebimentos para contratos de fornecedor do tipo leasing automaticamente?	Você pode programar o recebimento automático de linhas de contrato ao usar estes contratos de fornecedor do tipo leasing: Leasings financeiros. Leasings operacionais que usam o método contábil Despesa por depreciação de ativo de direito de uso .
Você quer rastrear a entrega de bens do local de recebimento original para um local de entrega interno?	Você pode configurar o evento de recebimento para gerar PDFs ou etiquetas impressas para bens recebidos. Você também pode configurar o evento de entrega de bens para iniciar após a conclusão dos recebimentos.
Se você usa o Workday Inventory, deseja armazenagem automaticamente os bens recebidos no local de estocagem?	Você pode iniciar automaticamente o evento de armazenagem para bens de reposição de estoque que tenham uma regra de armazenagem definida.

Recomendações

Você pode revisar os saldos de recebimento na seção

Transações de despesas

do contrato.

Adicione um nível secundário de aprovação ou crie uma etapa Tarefas a fazer
nas regras de condição. Você pode então definir um requisito para inspecionar as mercadorias fisicamente ou lidar com itens de alto valor.

Selecione quais campos de relatório configuráveis fornecidos pelo Workday na categoria

Correspondência

de que você precisa para suas regras de correspondência.

Use a tarefa

Cancelamento em massa de documentos de aquisição

para cancelar vários recebimentos no status Rascunho
.

Requisitos

Para configurar o processo de negócios Recebimento
para automatizar a criação de faturas de fornecedor a partir de recebimentos, adicione a etapa de ação

Criar fatura de fornecedor a partir de recebimento

. Você pode então criar faturas de fornecedor a partir de recebimentos de pedido de compra e de contrato de fornecedor.

Você também pode adicionar a etapa de ação

Revisar programação para geração de parcelas

para revisar programações de parcelas pré-pagas para faturas de fornecedor e processar parcelas disponíveis.

Security

Para criar, editar e cancelar recebimentos, iniciar devoluções e ajustar recebimentos já aprovados, configure estes domínios na área funcional Procurement:

Process: Receipt/Return (NEW)

Process: Receipt Accruals

Process: Receipt/Return – Cancel

Process: Receipt/Return - View

Self-Service: Receipt

Self-Service: Receipt Scanning

Configure o domínio Reports: Organization Receipt/Return Reporting
na área funcional Procurement. Os usuários com funções baseadas na organização podem visualizar e relatar transações operacionais quando você marca suas organizações nas linhas de recebimento ou devolução.

Quando você usa dispositivos móveis para processar recebimentos ou aceitar devoluções, configure estes domínios na área funcional System:

Mobile Usage - Android

Mobile Usage - iPad

Mobile Usage - iPhone

Processos de negócios

Acesse estes processos de negócios para configurar regras para recebimentos, ajustes de recebimento , devoluções, armazenagens, entrega e correspondência:

Evento de armazenagem de recebimentos de estoque

Evento de provisão de recebimentos

Ajuste de recebimento

Recebimento

Evento de registro de recebimento intercompanhias

Evento de devolução ao fornecedor

Evento de correspondência de contas de fornecedor

Evento de substituição de exceção de correspondência de contas de fornecedor

Evento de entrega de bens

Adicione a etapa de serviço Iniciar evento de correspondência de contas de fornecedor para faturas de fornecedor relacionadas
nos processos de negócios Recebimento
e Ajuste de recebimento
para apagar quaisquer exceções de correspondência.

Configure o processo de negócios Recebimento
e a política de segurança para:

Adicionar a tarefa

Atribuir lotes/números de série

como uma ação.

Incluir uma etapa de aprovação para os grupos Comprador vinculado ao pedido de compra
e Solicitante
.

Encaminhar os recebimentos para armazenagem no estoque e definir regras de armazenagem.

Imprimir etiquetas de recebimento .

Gerar entregas de bens .

No processo de negócios Recebimento
, você pode adicionar:

A etapa de ação Criar fatura de fornecedor a partir de recebimento
para criar faturas de fornecedor a partir de recebimentos de pedido de compra e de contrato de fornecedor. Você também pode adicionar regras para evitar a criação de faturas para fornecedores específicos.

A etapa de ação Revisar programação para geração de parcelas
para revisar programações de parcelas de fatura pré-paga e processar as parcelas disponíveis.

A etapa de serviço
Iniciar eventos de registro de ativos a partir de recebimento para contratos de fornecedor
para iniciar o registro de ativos para linhas de recebimento de contrato.

A etapa de ação Revisar linhas rastreáveis para ativos
para revisar e atualizar as linhas de ativos rastreáveis.

A etapa de serviço Iniciar eventos de entrega de bens a partir de recebimento para linhas de recebimento
para gerar um evento de entrega de bens .

Etapa de serviço Processo de negócios de impressão de etiquetas com recebimento
e etapa de integração de etiquetas para imprimir etiquetas de bens recebidos .

Você pode configurar o processo de negócios Evento de armazenagem de recebimentos de estoque
para:

Encaminhar transações de armazenagem ajustadas para aprovação.

Acionar ajustes de armazenagem configurando o processo de negócios como uma etapa no processo de negócios Ajuste de recebimento
.

Você pode configurar o processo de negócios Evento de ação em massa de documentos de aquisição
e a política de segurança para permitir que os usuários cancelem rascunhos de recebimentos em massa usando a tarefa

Cancelamento em massa de documentos de aquisição

Geração de relatórios

Relatórios	Considerações
Localizar recebimentos	Permite pesquisar e visualizar detalhes do recebimento .
Meus recebimentos	Permite que você visualize os recebimentos que você iniciou.
Provisão de recebimentos por empresa	Permite visualizar as provisões de recebimento por empresa e período do livro-razão.
Localizar devoluções	Permite pesquisar e visualizar detalhes da transação de devolver ao fornecedor .
Minhas devoluções	Permite que você visualize e rastreie os detalhes das transações de devolver ao fornecedor para devoluções que você iniciou.
Localizar pedidos de devolução de estoque	Permite que você visualize os pedidos de devolução com base no centro de gestão de estoques.
Manter regras de condição de aquisições	Permite criar e gerenciar regras de condição para: Pedidos de compra Recebimentos Ajustes de recebimento
Localizar manifesto	Permite pesquisar manifestos e linhas de manifestos por ID de rastreamento da transportadora para identificar o status do registro de doca.
Localizar provisões de recebimentos	Permite pesquisar e visualizar provisões de recebimento por empresa ou período contábil para verificar o status da transação.
Localizar provisões de recebimentos do fornecedor	Permite pesquisar e visualizar provisões de recebimento específicas de um fornecedor para gerenciar saldos e histórico de acúmulo relacionadas ao fornecedor.
Documentos de saldos de acúmulos para recebimentos de estoque	Permite que você visualize recebimentos de estoque não faturados e identifique instâncias em que os valores faturados excedem os totais do pedido de compra.
Localizar grupo de entregas de bens	Permite visualizar e gerenciar grupos de entrega de bens configurados.
Localizar comprovante de entrega de bens	Permite pesquisar e visualizar detalhes para comprovantes de entrega de bens .
Exceções de entrega de bens	Permite identificar e filtro comprovantes de entrega de bens que têm exceções associadas.
Status da entrega de bens	Permite que você visualize um total de comprovantes de entrega por status e drill down os detalhes de um tíquete específico.
Plano de armazenagem no estoque	Permite que você visualize linhas de recebimento e informações do local de estocagem e drill down da Linha de recebimento.

Integrações

Você pode carregar ou recuperar dados usando um EIB (Enterprise Interface Builder) com serviços Web que oferecem suporte à funcionalidade de recebimento em:

Estoque

Aquisições

Contas de fornecedor

Você pode imprimir etiquetas de bens recebidos usando uma integração.

Você pode receber bens automaticamente usando integrações de Aviso antecipado de embarque com base em informações de um fornecedor ou em conexões EDI 856.

Relações e interações

Você pode criar ativos da empresa a partir de recebimentos, bem como de faturas e contratos de fornecedor. As categorias de despesa em transações de aquisição impulsionam o processamento de ativos da empresa.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Publicação de Novidades da versão 2020R2: Devolver itens de estoque ao fornecedor

Considerações para a definição: impressão de etiquetas

Etapas: definir aplicativos para aplicativo Workday

Etapas: configurar o processo de correspondência de contas de fornecedor

Etapas: rastreamento da cadeia de custódia

Etapas: definir controle de lote e de série

Registrar ativos

Etapas: definir e processar avisos antecipados de embarque

Manter motivos de ajuste

Armazenar no estoque

Referência: códigos de barras

Publicação de Novidades da versão 2020R1: Ajustes para recebimentos aprovados