Considerações para a definição: recebimentos e devoluções
Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da funcionalidade de recebimentos e devoluções do Workday. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Com a funcionalidade de recebimento do Workday, você pode criar e editar recebimentos de bens e serviços.
Pode também registrar horas e tarefas de trabalhadores terceirizados e serviços com base em projetos.
Com a funcionalidade de devolução do Workday, você pode concluir ajustes de fatura de fornecedor ao devolver bens.
Vantagens para a empresa
As funcionalidades de recebimento e devolução do Workday aumentam a eficiência ao:
- Permitir que os usuários processem o recebimento de mercadorias no ponto de entrega.
- Automatizar o processo de recebimento para reduzir o risco de erros.
- Escanear códigos de barras para agilizar o recebimento de bens, especialmente entregas em grande volume.
- Iniciar a devolução de bens e serviços diretamente de pedidos de compra, contratos de fornecedor ou linhas de recebimento.
- Iniciar automaticamente ajustes de fatura para bens e serviços devolvidos.
Casos de uso
Você pode:
- Escanear códigos de barras de itens usando dispositivos móveis no ponto de entrega para gerenciar recebimentos e enviá-los para aprovação.
- Aprovar recebimentos.
- Criar ajustes de recebimento para corrigir as quantidades ou os valores em recebimentos já aprovados. O Workday então ajusta automaticamente a contabilidade, os níveis de estoque, os comprovantes de entrega e os rótulos.
- Armazenar itens recebidos.
- Devolver bens indesejados e não solicitados.
Perguntas a considerar
Pergunta | Considerações |
|---|---|
Como você quer gerenciar ativos recebidos de diferentes fontes? | Você pode configurar o processo de negócios Recebimento para iniciar o registro e o rastreamento de ativos com base nos recebimentos de pedidos de compra ou contratos de fornecedor. |
Como você quer corresponder os recebimentos às faturas de fornecedor? | Quando você configura o Evento de correspondência de contas de fornecedor como um subprocesso no processo de negócios Evento de provisão de recebimentos , pode corresponder faturas de fornecedor a:
|
Como você quer gerenciar as entregas de empresas dentro de sua estrutura organizacional? | Você pode configurar suas empresas para operarem como clientes, fornecedores ou ambos, permitindo que façam negócios entre si por meio de transações intercompanhias diretas. Essa configuração elimina a necessidade de criar faturas de cliente e fornecedor separadas, economizando tempo. No nível da empresa, você também pode configurar o Workday para criar vários comprovantes de entrega de bens para cada número de controle em uma entrega. |
Você quer gerar recebimentos para contratos de fornecedor do tipo leasing automaticamente? | Você pode programar o recebimento automático de linhas de contrato ao usar estes contratos de fornecedor do tipo leasing:
|
Recomendações
- Você pode revisar os saldos de recebimento na seçãoTransações de despesasdo contrato.
- Adicione um nível secundário de aprovação ou crie uma etapaTarefas a fazernas regras de condição. Você pode então definir um requisito para inspecionar as mercadorias fisicamente ou lidar com itens de alto valor.
- Selecione quais campos de relatório configuráveis fornecidos pelo Workday na categoriaCorrespondênciade que você precisa para suas regras de correspondência.
- Use a tarefaCancelamento em massa de documentos de aquisiçãopara cancelar vários recebimentos no statusRascunho.
Requisitos
Para configurar o processo de negócios
Recebimento
para automatizar a criação de faturas de fornecedor a partir de recebimentos, adicione a etapa de ação Criar fatura de fornecedor a partir de recebimento
. Você pode então criar faturas de fornecedor a partir de recebimentos de pedido de compra e de contrato de fornecedor.Você também pode adicionar a etapa de ação
Revisar programação para geração de parcelas
para revisar programações de parcelas pré-pagas para faturas de fornecedor e processar parcelas disponíveis.Limitações
Você pode configurar o processo de negócios
Evento de provisão de recebimentos
por empresa, mas não por hierarquia de empresas.Definição de locatário
Habilite a funcionalidade
Gerador de IDs para provisões de recebimentos
na tarefa Editar definição de locatário - Finanças
.Segurança
Quando você usa dispositivos móveis para processar recebimentos ou aceitar devoluções, configure estes domínios na área funcional System:
- Mobile Usage - Android
- Mobile Usage - iPad
- Mobile Usage - iPhone
Para criar, editar e cancelar recebimentos, iniciar devoluções e ajustar recebimentos já aprovados, configure estes domínios na área funcional Procurement:
- Process: recebimento/devolução (novo)
- Process: Receipt Accruals
- Process: Receipt/Return – Cancel
- Process: Receipt/Return - View
- Self-Service: Receipt
- Self-Service: Receipt Scanning
Configure o domínio
Reports: Organization Receipt/Return Reporting
na área funcional Procurement. Os usuários com funções baseadas na organização podem visualizar e relatar transações operacionais quando você marca suas organizações nas linhas de recebimento ou devolução. Processos de negócios
Acesse estes processos de negócios para configurar regras para recebimentos, ajustes de recebimento, devoluções, armazenagens e correspondência:
- Evento de armazenagem de recebimentos de estoque
- Evento de provisão de recebimentos
- Ajuste de recebimento
- Recebimento
- Evento de registro de recebimento intercompanhias
- Evento de devolução ao fornecedor
- Evento de correspondência de contas de fornecedor
- Evento de substituição de exceção de correspondência de contas de fornecedor
Adicione a etapa de serviço
Iniciar evento de correspondência de contas de fornecedor para faturas de fornecedor relacionadas
nos processos de negócios Recebimento
e Ajuste de recebimento
para apagar quaisquer exceções de correspondência.Configure o processo de negócios
Recebimento
e a política de segurança para:
- Adicionar a tarefaAtribuir lotes/números de sériecomo uma ação.
- Incluir uma etapa de aprovação para os gruposComprador vinculado ao pedido de compraeSolicitante.
- Encaminhar os recebimentos para armazenagem no estoque e definir regras de armazenagem.
No processo de negócios
Recebimento
, você pode adicionar:
- A etapa de açãoCriar fatura de fornecedor a partir de recebimentopara criar faturas de fornecedor a partir de recebimentos de pedido de compra e de contrato de fornecedor. Você também pode adicionar regras para evitar a criação de faturas para fornecedores específicos.
- A etapa de açãoRevisar programação para geração de parcelaspara revisar programações de parcelas de fatura pré-paga e processar as parcelas disponíveis.
- A etapa de serviçoIniciar eventos de registro de ativos a partir de recebimento para contratos de fornecedorpara iniciar o registro de ativos para linhas de recebimento de contrato.
- A etapa de açãoRevisar linhas rastreáveis para ativospara revisar e atualizar as linhas de ativos rastreáveis.
Você pode configurar o processo de negócios
Evento de armazenagem de recebimentos de estoque
para:
- Encaminhar transações de armazenagem ajustadas para aprovação.
- Acionar ajustes de armazenagem configurando o processo de negócios como uma etapa no processo de negóciosAjuste de recebimento.
Você pode configurar o processo de negócios
Evento de ação em massa de documentos de aquisição
e a política de segurança para permitir que os usuários cancelem rascunhos de recebimentos em massa usando a tarefa Cancelamento em massa de documentos de aquisição
.Geração de relatórios
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Provisão de recebimentos por empresa
| Permite visualizar as provisões de recebimento por empresa e período do livro-razão. |
Saldo restante do recebimento
| Permite que você visualize o valor do saldo de bens em um contrato. Não inclui recebimentos cancelados ou recusados nem criados a partir de pedidos de compra. |
Localizar pedidos de devolução de estoque
| Permite que você visualize os pedidos de devolução com base no centro de gestão de estoques. |
Visualizar evento de ajuste de armazenagem em estoque
| Permite visualizar transações de armazenagem a partir de ajustes de recebimento. |
Manter regras de condição de aquisições
| Permite criar e gerenciar regras de condição para:
|
Integrações
Você pode carregar ou recuperar dados usando um EIB (Enterprise Interface Builder) com serviços Web que oferecem suporte à funcionalidade de recebimento em:
- Estoque
- Aquisições
- Contas de fornecedor
Relações e interações
Você pode criar ativos da empresa a partir de recebimentos, bem como de faturas e contratos de fornecedor. As categorias de despesa em transações de aquisição impulsionam o processamento de ativos da empresa.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.