Considerações para a definição: grupos de pagamentos
Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de grupos de pagamentos. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Grupos de pagamentos são tipos de organização que definem quais trabalhadores e componentes de pagamento devem ser processados na folha de pagamento e nos cálculos retroativos da folha de pagamento, além da frequência de pagamento. Você pode proteger grupos de pagamentos para funções em sua empresa para controlar quem pode configurar e executar a folha de pagamento e quais trabalhadores a função pode acessar.
Vantagens para a empresa
O uso de grupos de pagamentos reduz o processamento manual, permitindo que você processe um conjunto de trabalhadores selecionados em uma única execução de folha de pagamento ou retroativa. O Workday também oferece flexibilidade para restringir o acesso aos resultados da folha de pagamento por meio da segurança configurável nos grupos de pagamentos.
Casos de uso
Defina a elegibilidade para os rendimentos e as deduções a serem calculados para trabalhadores de diferentes divisões, departamentos, empresas ou organizações de supervisão:
- Com diferentes programações de períodos, como semanal, bissemanal ou mensal.
- Em países diferentes
- Cuja folha de pagamento você quer que diferentes funções na sua organização gerenciem.
Refine os cálculos criando também grupos de pagamentos para subconjuntos de trabalhadores, como:
- Candidatos selecionados que recebem bonificações por assinatura antecipadamente.
- Trabalhadores desligados que recebem pagamento pós-desligamento
- Para folha de pagamento do Canadá, da França, do Reino Unido e dos EUA, trabalhadores em atribuições não remuneradas.
- Para folha de pagamento do Canadá, França, Reino Unido e EUA, trabalhadores isentos e não isentos de todas as empresas.
Selecione categorias de execução para o grupo de pagamentos a fim de indicar os tipos de trabalhador a serem processados, como trabalhadores desligados ou em licença.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Para folha de pagamento do Canadá e dos EUA, quais cargos os trabalhadores têm e você processa na folha de pagamento?
| Os trabalhadores de cargo único só podem pertencer a um grupo de pagamentos. Um trabalhador pode ter vários grupos de pagamentos quando:
|
Quantos grupos de pagamentos você quer processar na mesma execução da folha de pagamento? | Quando os grupos de pagamentos compartilham a mesma programação de período e país, você pode processá-los juntos em grupos de execuções de pagamentos. Ao usar as funcionalidades de folha de pagamento do Workday, selecione esses grupos de execuções de pagamentos em vez dos grupos de pagamentos individuais.
Exemplo: configurar a segurança para:
|
Como você quer atribuir grupos de pagamentos aos trabalhadores? | Você pode atribuir grupos de pagamentos:
Para folha de pagamento da Austrália, Reino Unido e França, você pode atribuir um trabalhador a apenas um grupo de pagamentos. |
Como você quer que o Workday proponha grupos de pagamentos para trabalhadores? | Você pode definir:
O serviço Web Assign Pay Group não faz referência às regras de atribuição ou restrições de posição que você definiu no seu locatário. Você deve enviar o grupo de pagamentos de cada trabalhador. |
Quais são os requisitos de geração de relatórios para trabalhadores que transferem grupos de pagamentos para o Canadá?
| O Workday preenche os dados de Registro de emprego (ROE) dos trabalhadores:
Você pode criar um ROE para esses trabalhadores acessando a tarefa Criar dados de ROE para eventos . |
Quem deve ter acesso a quais grupos de pagamentos? | Fundamente seus grupos de pagamentos nas funções específicas para as quais você quer protegê-los. Exemplos: parceiro de folha de pagamento, funções personalizadas. Você pode atribuir um ou mais parceiros de folha de pagamento a um ou mais grupos de pagamentos.
Os administradores de folha de pagamento podem acessar e gerenciar todos os grupos de pagamentos em sua organização. Configure grupos de segurança para determinar quem pode visualizar os grupos de pagamentos e seus membros. Você também pode criar grupos de segurança mais avançados para combinar fatores e limitar o acesso com base nessas combinações. Exemplo: crie grupos de segurança para conceder a um administrador financeiro e parceiro de folha de pagamento acesso a um grupo de pagamentos. |
Quantos países você está processando na folha de pagamento? | Crie um grupo de pagamentos por país que você quer processar, pois:
Quando você processa uma empresa cuja moeda é diferente da moeda do grupo de pagamentos, o Workday usa a taxa cambial por padrão. |
Qual é a sua programação de folha de pagamento? | Crie um grupo de pagamentos por frequência de pagamento, pois você pode atribuir apenas uma programação de períodos por grupo de pagamentos e categoria de execução. Você pode selecionar:
|
Recomendações
Para obter melhor desempenho, defina:
- Elegibilidade de detalhes do grupo de pagamentos sobre rendimentos e deduções ao processar vários grupos de pagamentos. Essa configuração permite que você restrinja os cálculos a um subconjunto de trabalhadores no grupo de pagamentos selecionado.
- Grupos de pagamentos para processar 150 mil trabalhadores ou menos.
- Regras de atribuição automática para cada grupo de pagamentos.
Quando carregar o histórico como resultado de uma aquisição, crie um grupo de pagamentos para trabalhadores pagos pela organização adquirida. Esse grupo de pagamentos permite que você mantenha os trabalhadores separados para auditoria até que você confirme que os dados carregados são precisos. Depois de concluir essa verificação, você pode movê-los para grupos de pagamentos apropriados na nova organização.
Na folha de pagamento do Canadá e dos EUA, a fim de evitar resultados inesperados de cálculos retroativos, de rateios e da Lei de Padrões de Trabalho Justo (Fair Labor Standards Act - FLSA) (FLSA) ao atualizar grupos de pagamentos, não altere:
- Datas de atribuição de grupo de pagamentos. Em vez disso, anule a atribuição original e reatribua o grupo de pagamentos com a nova data.
- Atribuições de grupos de pagamentos após a abertura de um período quando os componentes de pagamento têm um método de cálculo de rateioNenhuma das opções anteriores.
Requisitos
Entenda como definir a segurança configurável no Workday.
Atribuir empresas aos trabalhadores.
Limitações
- Você não pode excluir grupos de pagamentos ou grupos de execuções de pagamentos depois de incluí-los em uma execução da folha de pagamento. Você também não pode excluir ou alterar a programação de períodos ou as categorias de execução desses grupos de pagamentos. Você pode desativar os grupos de pagamentos depois de mover todos os trabalhadores para outro grupo de pagamentos.
- Quando os trabalhadores transferem grupos de pagamentos durante um período de pagamento, o Workday não aplica os critérios de elegibilidade do trabalhador usados para processar um componente de pagamento apenas uma vez por período de pagamento.
- O Workday não oferece suporte a alterações de grupo de pagamentos retroativos ou alterações de grupo de pagamentos para trabalhadores com mudança de cargo principal com data futura.
- Para concluir ou cancelar totalmente os cálculos de folha de pagamento ou de folha de pagamento retroativa de um grupo de pagamentos, faça isso no nível do grupo de pagamentos. Exemplo: o cancelamento de resultados retroativos para cada trabalhador individualmente não atualiza o status do cálculo de pagamento retroativo do grupo de pagamentos paraAinda não iniciado.
- Você não pode usar o mesmo grupo de pagamentos para a interface de folha de pagamento e o Workday Payroll. Quando grupos de pagamentos externos têm a caixa de seleçãoUsada na interface de folha de pagamentomarcada, você não pode desmarcá-la. Para usar uma configuração de grupo de pagamentos externos no Workday Payroll, crie um novo grupo de pagamentos com a caixa de seleção desmarcada.
- As folhas de pagamento da Austrália, França e Reino Unido não oferecem suporte a vários cargos. Quando os trabalhadores têm vários cargos, atribua apenas sua posição principal a um grupo de pagamentos.
- Para Folha de pagamento do Canadá, o Workday não calcula o ROE do Canadá para trabalhadores que estão sendo transferidos para um grupo de pagamentos no período atual.
Definição do locatário
Na tarefa
Editar definição de locatário - Folha de pagamento
, você pode habilitar:
- Quais países estão disponíveis para seleção no processamento da folha de pagamento durante a criação de grupos de pagamentos.
- O Workday para processar diferenças retroativas de outro grupo de pagamentos no grupo de pagamentos principal dos trabalhadores.
Security
Você pode criar grupos de segurança com base em funções (sem restrições). Em seguida, você pode selecionar as funções associadas ao criar grupos de pagamentos para controlar quem pode acessar os dados relacionados da folha de pagamento.
Domínios | Considerações |
|---|---|
Set Up: Payroll - Pay Group Specific na área funcional Core Payroll. | Permite que os usuários configurem:
|
Set Up: Tenant Setup - Payroll na área funcional System. | Permite que os usuários configurem:
|
Worker Data: Payroll (Pay Group Specific) na área funcional Core Payroll. | Permite que os usuários visualizem os trabalhadores com endereço comercial principal em um país diferente do país do grupo de pagamentos. |
Processos de negócios
Processo de negócios | Considerações |
|---|---|
Atribuir grupo de pagamentos
| Você pode configurar este processo de negócios como um subprocesso de:
Quando você configura regras de atribuição automática de grupo de pagamentos, também pode adicionar a etapa de ação Revisar atribuição de grupo de pagamentos ao processo de negócios Atribuir grupo de pagamentos . Isso permite que os administradores de folha de pagamento revisem o grupo de pagamentos proposto e o substituam conforme necessário. Quando você configura o processo de negócios para concluir automaticamente o Grupo de pagamentos proposto , o Workday ignora a etapa de revisão. |
Create Position
| Quando definir requisições de recrutamento para compromissos e obrigações, configure o subprocesso Atribuir grupo de pagamentos para restrição de posição neste processo de negócios para:
|
Geração de relatórios
Os resultados de pagamento exibem o grupo de pagamentos ao qual os trabalhadores pertencem no cálculo da folha de pagamento, mesmo quando os trabalhadores mudam de grupo de pagamentos após a execução.
Relatórios ou painéis | Descrição |
|---|---|
Auditoria - Exceções de país para grupo de pagamentos
| Visualize trabalhadores com endereço comercial principal em um país diferente do país do grupo de pagamentos. |
Histórico de cargos
| Visualize todas as atribuições de grupo de pagamentos dos trabalhadores. Você também pode visualizar as atribuições de grupo de pagamentos de um trabalhador específico acessando o histórico de cargos em seu perfil do trabalhador. |
Tenant Analyzer
| Verifique suas configurações de grupo de pagamentos em relação às recomendações da Workday para obter melhor desempenho, visualizando:
Você também pode exibir outras estatísticas por grupos de pagamentos. Exemplo: o número de resultados por grupo de pagamentos pode indicar configurações de categoria de execução que não atendem às recomendações da Workday. |
Testar regra de atribuição automática do grupo de pagamentos
Visualizar grupos de pagamentos | Testar regras de atribuição automática e selecioná-las para grupos de pagamentos. |
Você pode usar estas fontes de dados de relatório quando criar relatórios personalizados para gerar relatórios sobre grupos de pagamentos:
- Todos os grupos de pagamentos
- Todos os detalhes do grupo de pagamentos em andamento x dias antes da data de pagamento
- Linhas de resultado retroativo do cálculo de pagamento para grupo de pagamentos
- Resumo de resultados de cálculo de pagamento para período e grupo de execuções de pagamentos
- Para folha de pagamento da Austrália,trabalhadores dos grupos de pagamentos da Austrália
- Para folha de pagamento da França,trabalhadores da França - Grupos de pagamentos
- Para folha de pagamento para o Reino Unido,Workers for UK Pay Groups
Integrações
Para atribuir grupos de pagamentos a vários trabalhadores em uma operação, use o serviço Web
Assign Pay Group
. O serviço Web é a etapa inicial do processo de negócios Atribuir grupo de pagamentos
, portanto, ele aciona as etapas e aprovações do fluxo de trabalho existente. Para concluir as atribuições automaticamente, ignorando as etapas e aprovações, selecione Processamento automático
na planilha EIB. Relações e interações
Recursos | Considerações |
|---|---|
Contabilização | O Workday Payroll converte a moeda após a validação de pagamento líquido. Quando você define grupos de pagamentos e a contabilidade da empresa para moedas diferentes, o Workday calcula a folha de pagamento na moeda do grupo de pagamentos e passa os resultados para a contabilidade nas duas moedas. Os resultados ficam então disponíveis para geração de relatórios. |
Cálculos de folha de pagamento contínuos | Depois que você habilita os cálculos de folha de pagamento contínuo no seu locatário, o Workday os executa para todos os grupos de pagamento que têm:
Quando você habilita o cálculo automático de resultados de pagamento inicial, o Workday o executa apenas para grupos de pagamentos concluídos até a hora de início programada. |
Para folha de pagamento da França, geração de relatórios DSN
| Para garantir configurações de segurança adequadas para relatórios DSN, atribua o mesmo grupo de pagamentos a todos os trabalhadores do mesmo estabelecimento. |
Finanças | Você pode filtrar as linhas de lançamento para pesquisar as que estão usando a worktag de grupo de pagamentos de um trabalhador. Você também pode usar grupos de pagamentos em liquidações em:
|
Entradas de folha de pagamento | Quando adicionar entradas de folha de pagamento, você pode:
|
Recibos de pagamento | Para cada grupo de pagamentos, você pode configurar quando exibir recibos de pagamento no autoatendimento para colaboradores com base na data de pagamento. |
Programações de períodos
Categorias de execução | Quando você configura grupos de pagamentos, defina quais programações de períodos e categorias de execução serão processadas. Um grupo de pagamentos pode ter várias categorias de execução, mas apenas uma categoria de execução regular. |
Rateio | Quando trabalhadores com vários cargos transferem grupos de pagamentos ou empresas, o Workday gerencia o rateio:
|
Cálculos de pagamento retroativo | Você pode definir uma configuração no nível do locatário para:
Depois de executar um pagamento retroativo, você pode atualizar o grupo de pagamentos-alvo para outro com base na elegibilidade do trabalhador. |
Alocação de pessoal | Você pode atribuir grupos de pagamentos aos trabalhadores quando gerenciam cargos e posições como parte dos processos de negócios do HCM.
Você pode alterar a data de vigência das atribuições de grupo de pagamentos como parte da tarefa Solicitar correção da data de início do trabalhador quando atualiza a data de admissão de um trabalhador. |
Estudante | Você pode identificar quais grupos de pagamentos avaliar no custo de estudo/trabalho para trabalhadores estudantes. |
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.