Considerações para a definição: contabilização da folha de pagamento

Apresentação

A contabilização do Workday Payroll permite que você:

Gerar automaticamente lançamentos contábeis com base nos resultados da folha de pagamento.

Alocar rendimentos do colaborador e despesas pagas pelo empregador às organizações para determinar os custos de mão de obra.

Você pode usar a contabilidade de folha de pagamento:

Diretamente com o Workday Financial Management.

Por meio de uma integração com um sistema financeiro de terceiros.

Vantagens para a empresa

A contabilização da folha de pagamento oferece um processo simplificado que gera lançamentos contábeis automaticamente após cada cálculo de folha de pagamento, o que ajuda a garantir que seus dados contábeis e demonstrativos financeiros estejam atualizados. O processamento automatizado de acúmulos de fim de período e conversões de moeda também reduz a quantidade de esforço manual necessário para gerenciar a contabilidade.

A contabilização da folha de pagamento também oferece:

Dimensões de determinação de saldo personalizadas, fornecendo flexibilidade na forma como você analisa e equilibra lançamentos de folha de pagamento.

Relatórios que facilitam a verificação dos resultados contábeis e identificam rapidamente erros de lançamento.

Opções de segurança, como resumo de lançamentos e segurança segmentada, que permitem garantir a confidencialidade dos dados da folha de pagamento.

Casos de uso

Gerar lançamentos contábeis com base nos resultados da folha de pagamento.

Configure regras de custo alternativas para salários máximos. Exemplo: você pode dividir o pagamento de um professor entre diferentes centros de custo e fundos.

Faça ajustes contábeis nas linhas de lançamento da folha de pagamento. Exemplo: você pode ratear o pagamento base de um trabalhador para outro centro de custo após contabilizar suas linhas de lançamento.

Usar a contabilidade intercompanhias para gerenciar custos em várias empresas em uma organização.

Resuma as linhas do lançamento e restrinja o acesso aos detalhes do colaborador nos lançamentos da folha de pagamento.

Controlar as datas de início e término das subvenções.

Valide as despesas de dedicação da folha de pagamento no escopo de um acordo de financiamento e confirme se você está faturando corretamente.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Quais tipos de contas do livro-razão você usa em seu balanço patrimonial e demonstrativos de renda?	Você pode configurar diferentes tipos de conta do livro-razão para balanços patrimoniais e demonstrativos de renda. Embora o Workday Payroll use apenas tipos de conta de ativo, passivo e despesa, a Workday recomenda que você defina todos os tipos de conta disponíveis, pois não é possível modificar a definição do livro-razão depois de gerar a contabilidade.
Quais contas do livro-razão da empresa sua empresa tem?	Quando criar conjuntos de contas, você pode criar um conjunto de contas dedicado para as contas do livro-razão da sua empresa para folha de pagamento. Você pode criar um conjunto de contas principal (gráfico de conta) que inclui um ou mais conjuntos secundários. A Workday recomenda que você crie uma conta pai atribuída à empresa com um conjunto filho. Isso permite que você: Troque a conta filho se precisar revisar novamente o plano de conta. Anexar vários conjuntos de contas filho. Você não pode alterar um conjunto de contas depois de anexá-lo a uma empresa. Quando definir contas do livro-razão, você pode restringi-las a uma empresa ou hierarquia de empresas específica.
Como você deseja contabilizar lançamentos de transações de folha de pagamento nas contas do livro-razão da empresa?	Dentro de cada conjunto de contas, você pode criar regras que direcionam onde contabilizar: Compromissos de folha de pagamento Deduções da folha de pagamento. Rendimentos da folha de pagamento Despesas com folha de pagamento Provisões futuras de folha de pagamento. Pagamento líquido da folha de pagamento Você também pode definir contas do livro-razão por padrão para esses tipos de lançamento a fim de identificar transações que não atendem a uma regra contábil. O Workday contabiliza tudo o que não atende a uma regra contábil em uma conta por padrão do livro-razão. O Workday gera lançamentos contábeis automaticamente para esses tipos de contabilização e recomenda que você especifique uma conta do livro-razão por padrão para eles: Contas a pagar intercompanhias Contas a receber intercompanhias Lucros retidos Depois de configurar as regras contábeis, você pode alterá-las, mas não pode aplicar as alterações retroativamente a períodos concluídos da folha de pagamento. Para modificar o lançamento em conta em períodos anteriores, crie lançamentos manuais.
Quais livros-razão você usa?	Você pode criar diferentes tipos de livro-razão, como de valores reais, compromisso e obrigação. Você pode ter somente um tipo de livro-razão de valores reais por empresa. Você não pode alterar a definição do livro-razão após gerar a contabilidade.
Quais são seus calendários fiscais e do livro-razão?	Independentemente de usar o Workday Financial Management, você deve criar: Calendários fiscais e intervalos de contabilização Exercícios e períodos do livro-razão Você não pode alterar um calendário fiscal depois de atribuí-lo a uma empresa. Você deve abrir um período do livro-razão para gerar resultados de contabilização da folha de pagamento. Você pode abrir períodos do livro-razão antes de gerar os resultados. Você pode configurar provisões futuras para gerenciar quando um período da folha de pagamento se estende além do fechamento de um período financeiro. O Workday usa provisões futuras para estimar a provisão da folha de pagamento e benefícios extrassalariais com base nas configurações de rateio de resultados da folha de pagamento.
Você precisa gerenciar a contabilidade em várias empresas relacionadas?	Você pode dividir a alocação de custos de um trabalhador em várias organizações habilitando a contabilidade intercompanhias. Quando você configura a contabilidade intercompanhias, pode: Custou uma parte do pagamento de um trabalhador a várias empresas. Orçar as despesas de folha de pagamento em toda a organização. Você não pode desabilitar a contabilidade intercompanhias depois de concluir o processamento da folha de pagamento e criar lançamentos.
Que detalhes você deseja ver nas linhas do lançamento?	Por padrão, o Workday exibe os detalhes de cada linha de lançamento com base em suas configurações de worktag. Você pode habilitar o resumo de lançamentos para uma folha de pagamento em andamento para garantir que dados confidenciais da folha de pagamento não sejam incluídos nos lançamentos financeiros. Reduzir a quantidade de linhas de lançamento de folha de pagamento resumindo-as também pode melhorar o desempenho nos relatórios. Depois de habilitado, o resumo do lançamento não entrará em vigor até o próximo ciclo de pagamento. O Workday executa o resumo de lançamentos automaticamente depois que você conclui sua folha de pagamento e suas liquidações. A Workday recomenda que você resuma as linhas de lançamento pelo menos por centros de custo para melhorar o desempenho. Quando você habilita o resumo de lançamentos após gerar lançamentos de folha de pagamento: Você não pode remover retroativamente detalhes do colaborador dos lançamentos gerados. Somente um implementador pode desabilitá-la.
Qual data contábil você quer usar nas linhas do lançamento para pagamentos fora do ciclo?	Por padrão, o Workday usa a data de término do período como data contábil nas linhas do lançamento. Para pagamentos fora do ciclo, você pode definir a data de pagamento como a data contábil nas linhas de lançamento de todo o locatário. Os lançamentos de pagamento de folha de pagamento usam a data de pagamento como a data contábil por padrão. A data contábil determina em qual período do livro-razão devem ser contabilizadas as linhas do lançamento. Se essa data cai dentro de um período em aberto do livro-razão, o Workday contabiliza as linhas do lançamento nesse período. Se o período do livro-razão estiver fechado, o Workday lança as linhas do lançamento no próximo período do livro-razão aberto.
Como você rastreia e determina o saldo das transações operacionais?	Você pode definir palavras-chave, chamadas de worktags, que podem ser atribuídas a transações que rastreiam informações de acordo com finalidades corporativas. Você pode então usar worktags como uma dimensão para balancear suas transações operacionais. Depois de habilitar o balanceamento por worktag, você não pode desabilitá-lo ou alterá-lo. Quando você define uma worktag de determinação de saldo, o Workday balancea automaticamente as linhas de lançamento associadas à worktag.
Como você quer alocar os custos de folha de pagamento ao determinar os custos de mão de obra?	Você pode criar regras de alocação de custos para determinar como o Workday atribui os custos da folha de pagamento a diferentes organizações e locais. Quando configurar como calcular o custo de diferentes transações, você pode definir regras de condição com base em vários critérios, como tipos de organização ou worktags. O Workday fornece alocações de custos por padrão com base na organização de supervisão do trabalhador. Você pode substituir as instruções de custo por padrão atribuindo alocações de custo a: Trabalhadores Posições restritas Rendimentos do colaborador Despesas pagas pelo empregador Deduções pagas pelo empregador Recuperação de benefícios extrassalariais (CAN, FRA, Reino Unido, EUA) Ao determinar regras de custo, você pode configurar o processo de negócios Atribuir alocação de custos para: Definir o roteamento de aprovação para aprovação por outros grupos, como administradores de RH. Atribua regras de custo alternativas para salários máximos. Restrinja um custo a uma posição ou evento de alocação de pessoal específico.
Quem você quer que gerencie as alocações de custos?	Quando você tem vários administradores gerenciando alocações de custos, pode adicionar validações personalizadas para impedir ou alertar usuários sobre o envio de alocações de custos com combinações inválidas de worktags. Exemplo: você pode definir uma condição crítica quando um administrador tenta alocar os custos do trabalhador para uma região que não corresponde ao centro de custo.

Recomendações

Use o resumo de lançamentos para resumir lançamentos de folha de pagamento, pelo menos, por centro de custo para garantir relatórios eficientes e melhorar o desempenho. Os lançamentos resumidos aumentam a segurança, pois não contêm dados no nível do colaborador.

Identifique e solucione lançamentos com erros usando a tarefa

Corrigir lançamentos operacionais com erros

.

Verificar os saldos das contas por padrão e fazer correções no livro-razão após calcular a folha de pagamento. Se você não define contas por padrão para tipos de transação de folha de pagamento específicos, você ainda pode executar a folha de pagamento, mas deve corrigir todos os lançamentos operacionais antes do próximo cálculo.

Revise as regras de lançamento em conta para possíveis consolidações de regras e para garantir que você priorizou as regras mais comuns.

Adicionar uma conta do livro-razão por padrão para evitar que lançamentos entrem no status de erro.

Habilite

Sempre estornar lançamentos operacionais e de participações minoritárias

na tarefa

Editar definição de locatário - Finanças

.

Se você usar

o cálculo inteligente

na tarefa

Executar cálculo de pagamento

, considere executar a tarefa

Executar contabilidade de pagamento

para garantir que sua contabilidade esteja atualizada antes de executar a tarefa

Executar conclusão do pagamento

.

Se você está executando tarefas volumosas antes da janela de manutenção semanal, considere se tem tempo suficiente para concluí-las. Se eles não forem concluídos, você poderá causar problemas irreparáveis.

Requisitos

Defina as worktags que você quer configurar em suas alocações de custos ou balanceamento por worktag.

Torne a empresa um elemento de dados obrigatório quando iniciar transações intercompanhias com outras empresas. Isso ajuda a garantir que as empresas estejam no mesmo conjunto de contas.

Limitações

Você não pode desabilitar a contabilidade intercompanhias depois de concluir o processamento da folha de pagamento e ter criado lançamentos.

Depois de habilitar o balanceamento por worktag principal, você não pode desabilitá-lo ou alterá-lo, mas pode alterar ou desabilitar o balanceamento por worktag adicional.

Talvez você não consiga ajustar um resultado da folha de pagamento concluído antes de habilitar o balanceamento por worktag principal, se o resultado original não contiver a dimensão de balanceamento por worktag.

O Workday não converte a moeda para atrasos, compromissos, valores reais de benefícios extrassalariais, obrigações e saldos de pagamento.

O Workday oferece suporte apenas à moeda USD ao criar salários máximos.

Os serviços Web de folha de pagamento não respeitam a funcionalidade de worktag relacionada.

Definição do locatário

Na tarefa

Manter opções de contabilidade da folha de pagamento

, você pode:

Cobrar despesas de folha de pagamento entre várias empresas.

Configure as datas de início e de término do cálculo de custos de subvenção dentro de um período de processamento de pagamento.

Crie provisões futuras e estornos para despesas com benefícios extrassalariais.

Exiba detalhes dos lançamentos de compromisso para revisar e atualizar os dados.

Habilite alocações de custo para deduções pagas pelo colaborador.

Habilitar o rateio de custos de mão de obra quando as alocações forem alteradas na metade do período.

Habilitar salário acima do máximo para contabilização da folha de pagamento.

Exclua linhas de resultado negativo para evitar números inchados no lançamento de valores reais da folha de pagamento.

Definir a data de pagamento como a data contábil nas linhas de lançamento para pagamentos fora do ciclo.

Defina a data do orçamento da transação como a data de pagamento do período de pagamento após o processamento dos pagamentos dentro do ciclo.

Use os atributos de posição principais quando avaliar as regras de lançamento em conta.

Security

Você pode configurar a segurança segmentada com base em componentes de pagamento para limitar quais componentes de pagamento um iniciador pode acessar quando cria ajustes contábeis da folha de pagamento.

Para visualizar a lista completa de domínios de segurança para folha de pagamento, acesse o relatório

Políticas de segurança de domínio para área funcional

e selecione uma área funcional Payroll.

Domínios	Considerações
Process: Period End na área funcional Common Financial Management.	Os usuários podem abrir o período do livro-razão para gerar resultados de contabilização da folha de pagamento.
Process: Run Batch Payroll Accounting na área funcional Core Payroll.	Os usuários podem gerar novos lançamentos contábeis sem recalcular a folha de pagamento.
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation) na área funcional Core Payroll.	Os usuários podem executar cálculos contábeis e de folha de pagamento.
Estes domínios na área funcional Core Payroll: Reports: Pay Calculation Results (Resultados - Segurança baseada na segurança do componente de pagamento) Relatórios: resultados do cálculo de pagamento para a organização (resultados contábeis) Relatórios: resultados do cálculo de pagamento para grupo de pagamentos (resultados contábeis) Relatórios: resultados do cálculo de pagamento para trabalhador (resultados)	Os usuários podem criar e editar ajustes contábeis da folha de pagamento.
Set Up: Ledger and Book na área funcional Common Financial Management.	Os usuários podem definir: Livros-razão Tipos de conta do livro-razão Exercícios e períodos do livro-razão
Set Up: Payroll - Company Specific (Accounting) na área funcional Core Payroll.	Os usuários podem: Crie regras de lançamento em conta. Criar conjuntos de contas. Crie calendários fiscais. Defina quais conjuntos de contas, regras de lançamento em conta e calendários fiscais usar. Habilite o resumo de lançamentos.
Set Up: Payroll - Pay Group Specific na área funcional Core Payroll.	Os usuários podem definir regras para provisões futuras em programações de períodos.
Set Up: Tenant Setup - Payroll na área funcional System.	Os usuários podem definir opções em todo o locatário para contabilização da folha de pagamento.

Processos de negócios

Processos de negócios	Considerações
Atribuir alocação de custos	Você pode configurar esse processo de negócios para alocar custos para um trabalhador. Você também pode adicioná-lo como um subprocesso em outros processos de negócios para garantir a atribuição de custos. Exemplo: você precisa de uma alocação de custos para o processo de negócios Adicionar cargo suplementar .
Criar ajustes contábeis da folha de pagamento	Você pode usar este processo de negócios para configurar: Correções do centro de custo Percentuais de distribuição Alterações com valor líquido igual a zero na contabilização da folha de pagamento para alocações de custos em um ou mais períodos de pagamento.

Geração de relatórios

Relatórios ou painéis	Considerações
Todas as alocações de custos de rendimentos e deduções do colaborador	Visualize todas as alocações de custo que você configura para rendimentos e deduções pagas pelo colaborador.
Todas as alocações de custos de despesas pagas pelo empregador	Visualize todas as alocações de custos definidas para despesas pagas pelo empregador.
Todas as alocações de custos de recuperação de benefícios extrassalariais	Visualize todas as alocações de custo definidas para a recuperação de benefícios extrassalariais.
Resultados do cálculo de pagamento para grupo de trabalhadores Resultados do cálculo de pagamento do trabalhador	Verifique os resultados do cálculo de pagamento do ano anterior.
Contabilização da folha de pagamento por empresa/período	Verifique entradas criadas ou contabilizadas em cada conta do livro-razão de uma empresa, incluindo valores de débito, crédito e líquido.
Contabilização da folha de pagamento por período/grupo de pagamentos	Verificar os itens de linha nos lançamentos contábeis especificando os períodos e os grupos de pagamentos.
Transações contábeis da folha de pagamento que impedem o fechamento do período	Identifique transações contábeis de folha de pagamento abertas para um período do livro-razão.
Visualizar conjunto de regras de lançamento em conta	Visualizar e atualizar todos os conjuntos de regras de lançamento em conta e atualizar os conjuntos de regras.

Integrações

Serviços Web	Considerações
Atribuir alocação de custos	Permite atribuir um grande número de alocações de custos.
Obter opções contábeis da folha de pagamento	Permite recuperar configurações de contabilização da folha de pagamento.
Solicitar alocações de custos de trabalhador	Permite recuperar informações de custo de um trabalhador ou restrição de posição.
Put Account Posting Rule Set	Permite que você atualize ou crie novos conjuntos de regras de lançamento em conta.
Atualizar conjunto de contas	Permite criar contas do livro-razão e organizá-las em conjuntos de contas. Você também pode designar um conjunto de contas como um plano de contas.
Colocar detalhes contábeis da empresa	Permite que você adicione ou atualize detalhes contábeis de uma empresa existente.
Atualizar centro de custo	Permite adicionar ou atualizar informações sobre centros de custo.
Atualizar opções de contabilização da folha de pagamento	Permite adicionar ou atualizar configurações de contabilização da folha de pagamento.

Relações e interações

Recursos	Considerações
Gestão financeira	Independentemente do uso da gestão financeira, você deve configurar e manter regularmente as configurações contábeis relacionadas às transações da folha de pagamento. A contabilização da folha de pagamento compartilha estas configurações com a gestão financeira: Regras de lançamento em conta Conjuntos de contas Moeda da empresa Calendários fiscais Resumo dos lançamentos Balanceamento de worktag Quando você usa a gestão financeira além do Workday Payroll, também pode rastrear as datas de início e de término por meio da gestão de subvenções.
Gestão de capital humano	Estes tipos de alteração na situação de um trabalhador podem afetar as alocações de custos: Atribuições de organização por padrão Admissão Alteração de posição Desligamento Eventos de trabalhador O Workday pode calcular novas alocações de custos com base nessas alterações.
Grant Management	Você precisa de uma licença separada de gestão de subvenções para poder criar e usar prêmios no Workday. Se você tiver a gestão de subvenções com a contabilização da folha de pagamento, poderá: Criar salários máximos. Atribua o salário máximo a uma linha de concessão com uma subvenção antes de configurar as alocações de custos da folha de pagamento. Usar a funcionalidade de data de início e término da subvenção.
Estudo/Trabalho	O Work-Study permite que você mantenha fundos e emprego para estudantes com necessidade financeira. Você pode atribuir e gerenciar o financiamento padrão de estudo/trabalho por atribuição de concessão automaticamente até o processamento da folha de pagamento. Regras de custo de estudo predefinidas permitem que a contabilidade da folha de pagamento contabilize o financiamento do estudo. Você pode identificar os grupos de pagamentos que incluem trabalhadores de estudo para que o Workday possa processar o pagamento de estudo com eficiência.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Outros impactos

Quando você cria lançamentos contábeis, o Workday converte a moeda da transação na da empresa após a validação do pagamento líquido.

Quando você define grupos de pagamentos e a contabilidade da empresa para moedas diferentes, o Workday calcula a folha de pagamento na moeda do grupo de pagamentos e passa os resultados para a contabilidade nas duas moedas. As reavaliações de moeda podem levar a ganhos ou perdas cambiais não realizados quando você produz demonstrativos financeiros para contas do livro-razão com transações em moedas estrangeiras.