Considerações para a definição: delegação
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da delegação de processos de negócios. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
A delegação permite que os usuários concedam a outra pessoa a capacidade de iniciar processos de negócios em seu nome ou executar ações nos itens de Minhas tarefas. Os usuários podem definir uma data de início e uma data de término para cobrir um período específico ou podem delegar tarefas em uma base ad hoc.
Delegar é diferente de reatribuir uma tarefa. A reatribuição move permanentemente a responsabilidade por uma tarefa de uma pessoa para outra. A delegação não remove a responsabilidade (propriedade) sobre a tarefa do proprietário original da tarefa, mas permite que um usuário execute tarefas em nome do proprietário original da tarefa.
Vantagens para a empresa
A delegação permite que os usuários compartilhem a responsabilidade por seus processos de negócios entre pares, subordinados e superiores, dependendo da configuração do locatário. A delegação garante que as tarefas não fiquem suspensas quando um usuário não estiver disponível.
Casos de uso
- Delegar tarefas de processo de negócios. (Executar minhas tarefas em meu nome): um gestor em férias pode delegar itens de Minhas tarefas, como aprovação de solicitação de ausência remunerada, ao seu gestor, que pode então aprovar quaisquer solicitações de ausência remunerada recebidas.
- Delegar início do processo de negócios (Iniciar em meu nome): um usuário em uma viagem de negócios pode definir um período de delegação para que um delegado crie relatórios de despesas em seu nome enquanto ele estiver fora do escritório.
- Delegar uma única tarefa: um usuário pode delegar um colega para aprovar um relatório de despesas específico em seu nome.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
A quem você quer que os usuários possam delegar uma tarefa? | Você pode configurar a lista de opções Usuários podem delegar tarefas para na tarefa Editar definição de locatário - Processo de negócios para determinar a quem um usuário pode delegar uma tarefa. A caixa de seleção Datas de término obrigatórias se aplica a delegações de Minhas tarefas, e não à delegação de tarefa única. |
Quais itens de Minhas tarefas você quer delegar a outra pessoa? | Quando você delega todos os processos de negócios na tarefa Gerenciar delegações , o delegado pode acessar todos os itens de Minhas tarefas nos quais o delegante pode executar ações em Minhas tarefas. Talvez você não queira que um delegado visualize e acesse alguns itens de Minhas tarefas. |
Você quer que o delegante mantenha a visibilidade das tarefas que ele delegou? | Quando você marca a caixa de seleção Reter acesso a tarefas delegadas em Minhas tarefas na tarefa Gerenciar delegações , você verá as tarefas em Minhas tarefas durante o período de delegação. Quando você adiciona uma nova configuração de delegação ou atualiza uma configuração existente e seleciona as opções Para todos os processos de negócios e Para processo de negócios , o Workday habilita automaticamente a caixa de seleção Reter acesso a tarefas delegadas em Minhas tarefas . |
Você quer habilitar a delegação apenas para processos de negócios específicos? | Considere configurar as políticas de segurança de quaisquer processos de negócios individuais que você quer habilitar para delegação marcando a caixa de seleção Permitir delegação de processos de negócios na seção Restrições de política . |
Você quer que os delegados possam criar relatórios em nome dos delegantes? | Considere que, quando você delega a criação de um item, o delegado tem acesso a todo o histórico desse item. Exemplo: quando você delega a criação de relatórios de despesas, o delegado pode copiar todos os seus relatórios de despesas existentes. |
Você quer criar, recuperar e atualizar configurações de delegação em massa? | Considere o uso destes serviços Web para agilizar a configuração de delegação de processos de negócios, eliminando entradas manuais:
Os serviços Web ajudam sua organização a economizar tempo, reduzir erros e melhorar a eficiência operacional, permitindo atualizações precisas e direcionadas para delegações de trabalhadores. |
Recomendações
A Workday recomenda que você teste completamente seu fluxo de trabalho de delegação em um ambiente que não seja de produção antes de configurar a delegação em seu ambiente de produção.
Inclui:
- Uma etapade RevisãoouAprovaçãono processo de negóciosSolicitar alteração de delegaçãoquando você quer que alguém revise as delegações antes que elas entrem em vigor. Sempre que alguém configura uma delegação para um determinado período, o processo de negóciosSolicitar alteração de delegaçãoé iniciado.
- Uma etapade Aprovaçãono processo de negóciosDelegar tarefaquando você quer que alguém revise as delegações de tarefas únicas antes que elas entrem em vigor. Sempre que alguém delega uma única tarefa de Minhas tarefas, o processo de negóciosDelegar tarefaé iniciado.
Não configure as etapas de exclusão de processo de negócios da funcionalidade Minhas tarefas em tarefas que são delegadas com frequência.
Evite atribuir um grande número de delegações a um único usuário para evitar problemas de desempenho.
Requisitos
Na política de segurança de processos de negócios que você quer disponibilizar para delegação, você deve:
- Habilite os grupos de segurança para delegar a ação de início a outros na seçãoPessoas autorizadas a iniciar o processo de negócios.
- Marque a caixa de seleçãoPermitir delegação de processo de negócios.
O evento que você quer delegar deve ser atual ou futuro.
Limitações
Os delegados podem não ter as mesmas permissões de segurança para objetos protegidos que o delegante. Exemplos: campos e tarefas de relatório. A Workday recomenda que você teste completamente seu fluxo de trabalho de delegação em um ambiente que não seja de produção antes de configurar a delegação em seu ambiente de produção.
Nem todos os processos de negócios permitem delegação. Quando você delega uma etapa de Tarefa a fazer e uma tarefa incorporada em uma etapa
de Tarefa a fazer
não permite a delegação, a tarefa não aparece em Minhas tarefas do delegado como Tarefa a fazer.As configurações de delegação de locatário se aplicam somente aos usuários que solicitam a delegação em nome deles mesmos. Quando você habilita grupos de segurança com base em funções ou em usuários para solicitar delegação em nome de outros, essas configurações não são aplicadas.
Os delegados podem solicitar reatribuição para quaisquer tarefas delegadas, mas não podem delegar tarefas delegadas a outro trabalhador.
Quando os usuários delegar itens únicos de Minhas tarefas, eles não podem definir quando a delegação começa e termina.
O Workday impede que um processo de negócios delegado acesse determinadas funcionalidades do Workday que exigem conexão com outro serviço, incluindo:
- Conversões em segundo plano
- Impressão de formulário comercial
- Integrações (incluindo Reports as a Service, API REST e Workday Studio)
- Relatórios programados
- Acesso a documentos em Meus relatórios
- Soluções
Quando uma etapa do processo de negócios
Ação
, Aprovação
ou Tarefas a fazer
é configurada para ser excluída de Minhas tarefas e você delega a tarefa, ela não é exibida em Minhas tarefas do delegado ou delegante.Se você não puder acessar uma tarefa delegada que foi excluída, o:
- O administrador de processos de negócios pode interromper a delegação acessando a tarefaGerenciar configuração de delegação.
- O delegante pode interromper a delegação por meio da delegação de tarefa única.
Definição do locatário
Você pode usar a tarefa
Editar definição de locatário - Processos de negócios
para:
- Exige datas de término da delegação. A caixa de seleçãoDatas de término obrigatóriasnão se aplica à delegação de tarefa única.
- Aplicar restrições de roteamento durante a delegação. Quando as restrições de roteamento impedem que o Workday envie um processo de negócios para um delegado, o Workday roteia o processo de negócios para um delegado alternativo. Os delegados alternativos não podem iniciar um processo de negócios em nome de um delegado. Quando você marca a caixa de seleçãoAplicar restrições de roteamento durante a delegaçãoe um delegado aprova uma etapa, o Workday considera que esse delegado é um aprovador anterior. A capacidade de executar ações em uma etapa é eliminada quando ela tem uma restrição de roteamento por um aprovador anterior, mesmo quando é uma etapa simultânea à etapade Aprovação. O delegado não terá permissão para concluir a próxima etapa devido à restrição de roteamento na etapa, e agora o delegado é um aprovador anterior.Se você define as configurações de delegação com um delegado alternativo e desmarca a caixa de seleçãoAplicar restrições de roteamento durante a delegação, o Workday exibe uma página de confirmação. Se você continuar para desmarcar a caixa de seleção, o Workday removerá os delegados alternativos de Gerenciar configurações de delegação. Os delegados alternativos não receberão itens delegados.Se você marca a caixa de seleçãoAplicar restrições de roteamento durante a delegação, o campoDelegado alternativonão é obrigatório no serviço WebPut Business Process Delegation.
Security
Configure o domínio
Business Process Delegation
na área funcional System.Processos de negócios
Você pode delegar a ação de início em alguns processos de negócios.
Configure a política de segurança do processo de negócios
Solicitar alteração de delegação (definição por padrão)
. Se a definição por padrão para esse processo de negócios não existir em seu locatário, você deverá criá-la.Geração de relatórios
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Processos de negócios para delegação
| Visualize uma lista de processos de negócios que estão habilitados para delegação. |
Tarefas de processo de negócios não delegadas
| Visualizar tarefas que o Workday não delega devido a restrições de roteamento. |
Delegações atuais
| Visualize as delegações atuais e ativas rapidamente para as organizações que você especificar. Você pode selecionar se quer incluir organizações subordinadas e gestores nos resultados do relatório. Esse relatório exibe:
Esse relatório não inclui delegações que expiraram. Você pode usar o campo de relatório Atribuições de delegação em relatórios personalizados para visualizar todas as delegações atuais ou futuras atribuídas a um trabalhador.Os usuários com permissões de segurança, como os implementadores, podem obter a ID de referência de uma instância de delegação específica. Na grade Delegações atuais , selecione no menu de ações relacionadas da instância de delegação específica. |
Gerenciar configurações de delegação
| Visualize as delegações atuais e anteriores de um trabalhador. Você também pode visualizar quais processos de negócios permitem delegação.
Os usuários com permissões de segurança, como os implementadores, podem obter a ID de referência de uma instância de delegação específica. Na grade Delegações atuais , selecione no menu de ações relacionadas da instância de delegação específica. |
Minhas delegações
| Visualize as tarefas concluídas do ponto de vista do usuário delegante.
Os usuários com permissões de segurança, como os implementadores, podem obter a ID de referência de uma instância de delegação específica. Na grade Delegações atuais , selecione no menu de ações relacionadas da instância de delegação específica. |
Visualizar todas as tarefas delegadas
| Visualize uma lista de tarefas delegadas que você, como delegado, pode executar com base na data de atribuição original do usuário delegante. |
Visualizar e manter notificações
| Visualize uma lista de notificações para o usuário delegante enviadas durante o tempo em que a delegação está em vigor. |
Visualizar mais processos
| Visualize uma lista de processos de negócios delegados e quem executou ações em seu nome. |
Visualizar minhas atribuições de delegação
| Visualize todas as etapas de Início do processo de negócios que outras pessoas delegaram a você. |
Integrações
Serviço Web | Considerações |
|---|---|
Obter delegações de processos de negócios
| Permite que você recupere todas as delegações configuradas. Isso inclui configurações de delegação ativa e futura. Por padrão, não exibimos delegações expiradas. No entanto, você pode incluí-las configurando o indicador Incluir delegações expiradas na seção Critérios de solicitação . Você também pode filtrar a configuração de delegação para processos de negócios específicos especificando os tipos de processo de negócios na seção Critérios de solicitação . |
Colocar delegação de processo de negócios
| Permite que você crie ou atualize uma configuração de delegação. |
Relações e interações
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.