Conceito: gestão de modelos de documentos

Esta tabela resume as principais ações que você executa quando gerencia modelos de documentos no Drive do Workday .

Ação	Observações
Criar um modelo de documentos	No Drive, selecione Adicionar novo modelo de documento e nomeie o modelo. Selecione a origem e a categoria do modelo, adicione o conteúdo e clique em Publicar para ativar o conteúdo. O Workday Docs não tem suporte para conversão automática de um modelo tradicional do Docs (usando blocos de texto e layouts BIRT ) em um modelo do Docs; você precisa build los manualmente. Para DocuSign, você deve usar um nome com menos de 100 caracteres. Para o Adobe Sign, os nomes não podem conter caracteres especiais, como o e comercial (&).
Copiar um modelo	No Drive, selecione o modelo Docs e clique em Fazer uma cópia .
Migrar um modelo de documentos de um locatário para outro	ConsultarMover modelos de documentos entre locatários .
Compartilhar um modelo de documentos com usuários não especificados usando um URL	Selecione um modelo de documentos no Drive e clique em Compartilhar . Habilite a opção Compartilhamento de links . A conhecimento de usar o compartilhamento de links é uma configuração do sistema. Se você não vir a opção, entre em contato com o administrador. Selecione o nível de permissão . Todos que acessam o modelo de documentos usando o vínculo (noun) vincular (verb) terão este nível de acesso. Clique em Copiar link . Forneça este URL às pessoas com quem você quer compartilhar o modelo de documentos. Para obter mais informações sobre compartilhamento, consulte o Guia de usuário do Drive .
Compartilhar um modelo de documentos com usuários específicos	O compartilhamento com usuários individuais permite que você defina um nível de permissão específico para a pessoa e essas configurações permanecem ativas mesmo que você desative o compartilhamento de links. Selecione um modelo de documentos no Drive e clique em Compartilhar . Em Compartilhar com pessoas , insira os usuários com os quais você quer compartilhar e selecione um nível de permissão no menu suspenso. (Opcional) Digite uma mensagem para os usuários com os quais você está compartilhando. A mensagem é exibida na notificação do Workday que os usuários receber depois que você clica em Compartilhar . Quando você compartilhar um modelo de documentos com um usuário individual, o usuário recebe uma notificação do Workday e, se habilitado no locatário, um e-mail. O usuário recebe a notificação independentemente de ter ou não acesso ao domínio Drive , mas deve ter acesso aos domínios Drive e Docs na área funcional System para abrir o modelo. Para obter mais informações sobre compartilhamento, consulte o Guia de usuário do Drive .
Compartilhar um modelo de documentos com grupos de segurança	O compartilhamento com um grupo de usuários permite que você defina um nível de permissão específico para o grupo e essas configurações permanecem ativas mesmo que você desative o compartilhamento de links. A conhecimento de usar o compartilhamento de grupo é uma configuração do sistema para cada tipo de item do Drive . Se você não vir a opção, entre em contato com o administrador para certificar-se de que ela esteja habilitada. Selecione um modelo de documentos no Drive e clique em Compartilhar . Em Compartilhar com grupos , insira os grupos com os quais quer compartilhar e selecione um nível de permissão no menu suspenso.
Preservar uma versão anterior do modelo de documentos	Você pode copiar o modelo de documentos ou download lo no formato de arquivo DWXF se quiser preservar a versão atual dos dados ou do conteúdo antes de atualizá-los.
Remover um modelo de documentos	No Drive, selecione o modelo Docs e clique em Remover . O Drive move o arquivo para a lixeira. Observação : os processos de negócios continuam a usar modelos de documentos removidos. Além disso, os modelos de documentos removidos continuam selecionáveis na lista Configurar geração de documento. Antes de remover um modelo de documentos, certifique-se de removê-lo de todos os processos de negócios para os quais ele tenha sido configurado. Recomendamos renomear o modelo após removê-lo, adicionando um indicador ao nome para que você se lembre de não usá-lo.
Recuperar um modelo de documentos da lixeira	No Drive, selecione Lixeira . Selecione o modelo Docs e clique em Restaurar . O Workday coloca o arquivo restaurado na visualização Todos os arquivos . Se você optar por remover um modelo de documentos que foi compartilhado com você mas não é o proprietário, removerá seu acesso ao modelo. O modelo de documentos desaparece da lista de arquivos do Drive e não é exibido na lixeira.
excluir permanentemente um modelo de documentos	Acesse a tarefa Excluir arquivo do Drive definitivamente . Antes de excluir permanentemente um modelo de documentos, você deve removê-lo de qualquer processo de negócios ao qual esteja anexado. Não é possível excluir permanentemente um modelo de documentos que está ou já foi configurado para um processo de negócios.
Gerenciar modelos em diferentes idiomas	Modelos em diferentes idiomas precisam ser criados e gerenciados de forma independente. O Workday Docs não tem suporte para o conceito de instância de tradução como acontece com os modelos e blocos de texto tradicional do Docs.