Conceito: gestão de modelos de documentos

Ação	Observações
Criar um modelo de documentos	No Drive, selecione Adicionar modelo de novo documento . Observações: Se você quer compartilhar automaticamente um ou mais modelos de documentos com um conjunto de usuários, pode compartilhar uma pasta no Drive com usuários individuais ou com um grupo de segurança e colocar o novo modelo nessa pasta. Os modelos de documentos que você cria no Drive são de propriedade dos usuários específicos que os criaram. Os proprietários podem executar ações nos modelos que outros usuários não podem; para obter detalhes, consulte Referência: ações de modelo de documentos disponíveis com base em permissões. O Workday Docs não oferece suporte à conversão automática de um modelo tradicional do Docs (usando blocos de texto e layouts BIRT) em um modelo do Docs. você precisa criá-los manualmente. No DocuSign, você deve usar um nome com menos de 100 caracteres. No Adobe Sign, os nomes não podem conter caracteres especiais, como o e comercial (&). Quando aplicável, o Workday Docs define automaticamente o ajuste de vencimento do documento resultante para 10 anos; atualmente esse valor não pode ser editado. Se o idioma de um usuário é definido como um idioma que não é compatível com o Docs, como Slovencina (Slovenská republika), você não pode criar nem visualizar modelos de documento. Você pode incluir um texto opcional que os revisores podem adicionar ou excluir ao gerar um documento. Recomendamos realçar esse texto ou formatá-lo com uma cor diferente para chamar a atenção do usuário durante a geração do documento. O usuário pode fazer as edições necessárias na etapa Gerar documento antes de enviar o processo de negócios para o.
Copiar um modelo	No Drive, selecione o modelo Docs e clique em Fazer uma cópia .
Migrar um modelo do Docs de um locatário para outro	Consulte Mover modelos de documentos entre locatários.
Compartilhar um modelo de documentos com usuários não especificados usando um URL	Selecione um modelo de documentos no Drive e clique em Compartilhar . Habilitar a opção Compartilhamento de links . A capacidade de usar o compartilhamento de links é uma configuração do sistema. Se você não vir a opção, entre em contato com o administrador. Selecione o nível de permissão. Todos que acessam o modelo Docs usando o link terão esse nível de acesso. Clique em Copiar link . Forneça esse URL às pessoas com quem você quer compartilhar o modelo de documentos. Para obter mais informações sobre compartilhamento, consulte o Guia do usuário do Drive.
Compartilhar um modelo de documentos com usuários específicos	Compartilhar com usuários individuais permite que você defina um nível de permissão específico para a pessoa; estas configurações permanecem ativas par se você desativar o compartilhamento de links. Selecione um modelo de documentos no Drive e clique em Compartilhar . De Compartilhar com pessoas , inserir os usuários com os quais você quer compartilhar e selecionar um nível de permissão no menu suspenso. (Opcional) Digite uma mensagem para os usuários com os quais você está compartilhando. A mensagem é exibida na notificação do Workday que os usuários recebem depois que você clica em Compartilhar . (Opcional) Se você é o proprietário do modelo Docs,clique em Avançado para selecionar se quer que editores compartilhem o arquivo, epara permitir que pessoas autorizadas a comentar e a visualizar copiem, baixem ou imprimam o arquivo. Quando você compartilha um modelo do Docs com um usuário individual, o usuário recebe uma notificação do Workday e, se habilitado no locatário, um e-mail. O usuário recebe a notificação independentemente de ter ou não acesso ao domínio Drive, mas deve ter . acesso a Drive e Documentos domínios na área funcional [insert] para abrir o modelo. Para obter mais informações sobre compartilhamento, consulte o Guia do usuário do Drive.
Compartilhar um modelo de documentos com grupos de segurança	Compartilhar com um grupo de usuários permite que você defina um nível de permissão específico para o grupo; estas configurações permanecem ativas par se você desativar o compartilhamento de links. A possibilidade de usar o compartilhamento de grupo é uma configuração do sistema de cada tipo de item do Drive. Se você não encontrar a opção, entre em contato com o administrador para garantir que ela esteja habilitada. Selecione um modelo no Drive e clique em Compartilhar . De Compartilhar com grupos , inserir os grupos com os quais você quer compartilhar e selecionar um nível de permissão no menu suspenso. (Opcional) Se você é o proprietário do modelo Docs, clique em Avançado para selecionar se quer que editores compartilhem o arquivo, epara permitir que pessoas autorizadas a comentar e a visualizar copiem, baixem ou imprimam o arquivo.
Preservar uma versão anterior do modelo Docs	Você pode cCopie o modelo de documentos ou baixe-o no formato de arquivo DWXF se quiser preservar a versão atual dos dados ou do conteúdo, antes de atualizá-lo.
Remover um modelo de documentos	No Drive, selecione o modelo Docs e clique em Remover . O Drive move o arquivo para a lixeira. Importante : os processos de negócios continuam usando modelos de documentos removidos. Além disso, os modelos de documentos removidos continuam podendo ser selecionados na lista Configurar geração de documento. Antes de remover um modelo de documentos, certifique-se de que você o removeu de todos os processos de negócios para os quais ele está configurado. Recomendamos renomear o modelo após removê-lo e adicionar um indicador ao nome para lembrá-lo de não usá-lo.
Recuperar um modelo do Docs da lixeira	No Drive, selecione Lixeira . Selecione o modelo Docs e clique em Restaurar . O Workday coloca o arquivo restaurado na visualização Todos os arquivos . Se você optar por remover um modelo de documentos que foi compartilhado com você, mas você não é o proprietário, seu acesso ao modelo é removido. O modelo de documentos desaparece da lista de arquivos do Drive e não é exibido na lixeira.
Excluir permanentemente um modelo de documentos	Acesse Excluir arquivo do Drive definitivamente tarefa. Para que você possa excluir permanentemente um modelo de documentos, você deve removê-lo de todos os processos de negócios aos quais ele está anexado. Não é possível excluir permanentemente um modelo de documentos que está ou já foi, configurado para um processo de negócios.
Gerenciar modelos em diferentes idiomas	Modelos em diferentes idiomas estão criado, gerenciadoe configurado no processo de negócios de forma independente. O Workday Docs não oferece suporte ao conceito de instância de tradução como acontece com os modelos e blocos de texto do Docs comuns.

Criar um modelo de documentos

No Drive, selecione

Adicionar

modelo de novo documento

.

Observações:

Se você quer compartilhar automaticamente um ou mais modelos de documentos com um conjunto de usuários, pode compartilhar uma pasta no Drive com usuários individuais ou com um grupo de segurança e colocar o novo modelo nessa pasta.

Os modelos de documentos que você cria no Drive são de propriedade dos usuários específicos que os criaram. Os proprietários podem executar ações nos modelos que outros usuários não podem; para obter detalhes, consulte Referência: ações de modelo de documentos disponíveis com base em permissões.

O Workday Docs não oferece suporte à conversão automática de um modelo tradicional do Docs (usando blocos de texto e layouts BIRT) em um modelo do Docs. você precisa criá-los manualmente.

No DocuSign, você deve usar um nome com menos de 100 caracteres. No Adobe Sign, os nomes não podem conter caracteres especiais, como o e comercial (&).

Quando aplicável, o Workday Docs define automaticamente o ajuste de vencimento do documento resultante para 10 anos; atualmente esse valor não pode ser editado.

Se o idioma de um usuário é definido como um idioma que não é compatível com o Docs, como Slovencina (Slovenská republika), você não pode criar nem visualizar modelos de documento.

Você pode incluir um texto opcional que os revisores podem adicionar ou excluir ao gerar um documento. Recomendamos realçar esse texto ou formatá-lo com uma cor diferente para chamar a atenção do usuário durante a geração do documento. O usuário pode fazer as edições necessárias na etapa Gerar documento antes de enviar o processo de negócios para o.

Copiar um modelo

No Drive, selecione o modelo Docs e clique em

Fazer uma cópia

.

Migrar um modelo do Docs de um locatário para outro

Consulte Mover modelos de documentos entre locatários.

Compartilhar um modelo de documentos com usuários não especificados usando um URL

Selecione um modelo de documentos no Drive e clique em

.

Habilitar a opção

Compartilhamento de links

. A capacidade de usar o compartilhamento de links é uma configuração do sistema. Se você não vir a opção, entre em contato com o administrador.

Selecione o nível de permissão. Todos que acessam o modelo Docs usando o link terão esse nível de acesso.

Clique em

Copiar link

. Forneça esse URL às pessoas com quem você quer compartilhar o modelo de documentos.

Para obter mais informações sobre compartilhamento, consulte o Guia do usuário do Drive.

Compartilhar um modelo de documentos com usuários específicos

Compartilhar com usuários individuais permite que você defina um nível de permissão específico para a pessoa; estas configurações permanecem ativas par se você desativar o compartilhamento de links.

Selecione um modelo de documentos no Drive e clique em

.

De

Compartilhar com pessoas

, inserir os usuários com os quais você quer compartilhar e selecionar um nível de permissão no menu suspenso.

(Opcional) Digite uma mensagem para os usuários com os quais você está compartilhando. A mensagem é exibida na notificação do Workday que os usuários recebem depois que você clica em

.

(Opcional) Se você é o proprietário do modelo Docs,clique em

Avançado

para selecionar se quer que editores compartilhem o arquivo, epara permitir que pessoas autorizadas a comentar e a visualizar copiem, baixem ou imprimam o arquivo.

Quando você compartilha um modelo do Docs com um usuário individual, o usuário recebe uma notificação do Workday e, se habilitado no locatário, um e-mail. O usuário recebe a notificação independentemente de ter ou não acesso ao domínio Drive, mas deve ter . acesso a
Drive
e
Documentos
domínios na área funcional [insert] para abrir o modelo. Para obter mais informações sobre compartilhamento, consulte o Guia do usuário do Drive.

Compartilhar um modelo de documentos com grupos de segurança

Compartilhar com um grupo de usuários permite que você defina um nível de permissão específico para o grupo; estas configurações permanecem ativas par se você desativar o compartilhamento de links. A possibilidade de usar o compartilhamento de grupo é uma configuração do sistema de cada tipo de item do Drive. Se você não encontrar a opção, entre em contato com o administrador para garantir que ela esteja habilitada.

Selecione um modelo no Drive e clique em

.

De

Compartilhar com grupos

, inserir os grupos com os quais você quer compartilhar e selecionar um nível de permissão no menu suspenso.

(Opcional) Se você é o proprietário do modelo Docs, clique em

Avançado

para selecionar se quer que editores compartilhem o arquivo, epara permitir que pessoas autorizadas a comentar e a visualizar copiem, baixem ou imprimam o arquivo.

Preservar uma versão anterior do modelo Docs

Você pode cCopie o modelo de documentos ou baixe-o no formato de arquivo DWXF se quiser preservar a versão atual dos dados ou do conteúdo, antes de atualizá-lo.

Remover um modelo de documentos

No Drive, selecione o modelo Docs e clique em

Remover

. O Drive move o arquivo para a lixeira.

Importante
: os processos de negócios continuam usando modelos de documentos removidos. Além disso, os modelos de documentos removidos continuam podendo ser selecionados na lista Configurar geração de documento. Antes de remover um modelo de documentos, certifique-se de que você o removeu de todos os processos de negócios para os quais ele está configurado. Recomendamos renomear o modelo após removê-lo e adicionar um indicador ao nome para lembrá-lo de não usá-lo.

Recuperar um modelo do Docs da lixeira

No Drive, selecione

Lixeira

. Selecione o modelo Docs e clique em

Restaurar

. O Workday coloca o arquivo restaurado na visualização

Todos os arquivos

.

Se você optar por remover um modelo de documentos que foi compartilhado com você, mas você não é o proprietário, seu acesso ao modelo é removido. O modelo de documentos desaparece da lista de arquivos do Drive e não é exibido na lixeira.

Excluir permanentemente um modelo de documentos

Acesse Excluir arquivo do Drive definitivamente tarefa.

Para que você possa excluir permanentemente um modelo de documentos, você deve removê-lo de todos os processos de negócios aos quais ele está anexado. Não é possível excluir permanentemente um modelo de documentos que está ou já foi, configurado para um processo de negócios.

Gerenciar modelos em diferentes idiomas

Modelos em diferentes idiomas estão criado, gerenciadoe configurado no processo de negócios de forma independente. O Workday Docs não oferece suporte ao conceito de instância de tradução como acontece com os modelos e blocos de texto do Docs comuns.