Conceito: domínios de segurança e ações de modelo de documentos

Esta tabela resume as principais ações que você executa no fluxo de trabalho de e o acesso ao domínio ou ao processo de negócios necessário. Ele inclui ações que fazem parte do fluxo de trabalho tradicional para gerar e revisar documentos, bem como ações que você faz agora usando o Workday Docs. As ações do Workday Docs são mostradas em negrito.

Ação	Domínio Docs	Domínio Drive	Permissões do processo de negócios	Observações
Definir ofertas			X	O Workday Docs contribui para a vários tipos de documento e processos de negócios. A definição de uma carta de oferta é um exemplo.
Definir categorias de documento			X
Criar modelos de documentos no Drive	X	X		Os criadores de modelos devem selecionar uma categoria quando criam um novo modelo e devem ter acesso a essa categoria. O domínio Document Library controla o acesso às categorias.
Criar texto, layouts, cabeçalhos e rodapés no modelo de documentos	X	X		O Docs substitui a necessidade de layouts personalizados do BIRT na tarefaAssociar layouts personalizados a documentos gerados . Os criadores e editores de modelos precisam de acesso aos campos de dados e às regras de condição para usá-los no modelo. O domínio Document Library controla o acesso aos campos de dados e às regras de condição . Observação : não há suporte para instâncias traduzidas ou traduções em tempo de execução.
Compartilhar modelos de documentos com usuários ou grupos de segurança		X		Para compartilhar automaticamente os modelos do Docs com outros usuários, crie o modelo em uma pasta compartilhada do Workday Drive à qual os outros usuários tenham acesso. Os destinatários precisam de acesso ao domínio Docs .
Pré-visualizar PDF no Workday Docs	X	X		Enquanto edita o modelo de documentos, clique em Pré-visualizar para ver como ficará o seu documento.
Configurar etapa de geração de documento Adicionar uma etapa de ação Gerar documento a um processo de negócios			X	Na lista de opções Documento por padrão , selecione Documentos do Drive e navegue até o modelo Docs. Qualquer usuário com permissão para configurar uma etapa de um processo de negócios pode visualizar todos os modelos de documentos nesse locatário. O acesso ao domínio Drive não determina quais modelos de documentos são selecionáveis. Embora todos os modelos sejam selecionáveis, as informações nos modelos não são visualizáveis. somente usuários com acesso ao domínio Drive e acesso individual ao modelo podem visualizar o conteúdo do modelo. Os modelos de documentos são exibidos e podem ser selecionados, mesmo que o modelo esteja na lixeira do Drive. Não há suporte para a delegação de tarefas quando você usa modelos de documentos em um processo de negócios. Dica para recrutamento: por padrão, o rótulo Minhas tarefas para a revisão do documento não exibe o número da requisição ou o nome do candidato. Você pode fazer com que essas informações sejam exibidas usando a Processo de negócios Manter rótulo substituto da etapa na etapa Gerar documento do documento. Por exemplo, se você atualizar o rótulo para Gerar oferta , o item em Minhas tarefas incluirá a requisição de recrutamento e o nome do candidato.
Definir as etapas de revisão de documentos			X
Editar/atualizar o modelo de documentos	X	X		O Workday Docs não oferece suporte a datas de vigência. Assim que você cria e publica um modelo de documentos e o associa a um processo de negócios, o modelo é usado quando o processo de negócios é executado. Sempre que você quiser atualizar um modelo de documentos, é recomendável copiar o modelo, fazer suas alterações na cópia e, em seguida, substituir o modelo original no processo de negócios pela cópia.
Revisar o documento gerado no Docs (ainda iniciado em Minhas tarefas)			X	Os avaliadores clicam no botão Revisar para abrir o documento gerado em Minhas tarefas. A configuração do processo de negócios define quem pode revisar. Usuários que geram documentos, como recrutadores, não precisam de acesso ao Drive . Observação : na etapa Revisão do seu processo de negócios, dentro de Configurar etapa de revisão de documento, certifique-se de que o campo Documento esteja selecionado na categoria Gerar etapa de documento, e não no Modelo de documento . Se você seleciona Modelo de documento aqui, as edições manuais feitas no documento gerado não são salvas.
Revisar o PDF final gerado			X	O revisor, como o recrutador, pode download um PDF, abrindo o documento gerado em Minhas tarefas, clicando em Revisar e baixando o PDF do menu Arquivo. O PDF gerado usa a fonte Roboto . a seleção de fonte não pode ser editada.
Transferir participação de modelos de documentos	X	X		No Workday Docs, os modelos têm usuários individuais como proprietários. Você pode transferir a participação a qualquer momento, se necessário. Consulte Transferir propriedade de itens do Drive para outro usuário .
Limpar documentos gerados pela etapa Gerar documentos				Você pode usar uma tarefa de limpeza de dados . Tenha em mente que a tarefa Limpar dados de pessoa exclui permanentemente todos os dados de informações de identificação pessoal (PII) associados a um trabalhador, incluindo links para documentos do trabalhador. Você precisa de acesso ao domínio Purge Person Data e ao subdomínio Purge Supplier .