Considerações para a definição: concluir automaticamente eventos de alocação de pessoal
Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de conclusão automática em processos de negócios de alocação de pessoal. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Você pode habilitar a conclusão automática nessas definições de processo de negócios para concluir automaticamente eventos de admissão ou alterações de cargo que se iniciam a partir do Workday Recruiting:
- Adicionar cargo suplementar
- Alterar cargo
- Contratar trabalhador terceirizado
- Admissão
Apto para admissão
, o Workday tenta concluir a etapa de início do evento e o restante do processo de negócios. Todas as etapas que não podem ser concluídas automaticamente seguem o caminho normal.Vantagens para a empresa
Você pode usar a conclusão automática para agilizar o fluxo do Workday Recruiting para os processos de negócios de alocação de pessoal. Esta configuração reduz o trabalho manual e os erros, pois você só precisa digitar as informações uma vez ao admitir um candidato.
A conclusão automática também reduz o número de tarefas em Minhas tarefas que os gestores e administradores precisam concluir, ignorando algumas partes do evento principal, incluindo:
- Aprovação
- Lote/Tarefa
- Checklist
- Preencher questionários
- Editar dados adicionais
- Relatório
- Grupo de relatórios
- Etapa de ação de revisão
- Tarefa a fazer
Ao habilitar a conclusão automática em uma definição de processo de negócios, você pode selecionar quais etapas deseja rotear normalmente. Integrações e etapas de serviço sempre são roteadas normalmente.
Casos de uso
Você pode concluir automaticamente admissões externas e internas no Workday Recruiting. A conclusão automática ajuda a preencher com mais facilidade posições que normalmente não exigem informações adicionais ou entrada manual, como:
- Admissões de alto volume
- Posições de varejo
- Posições sazonais
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
De que informações você precisa para admitir um colaborador em sua organização? | A conclusão automática usa campos inseridos no Workday Recruiting e valores por padrão para campos de alocação de pessoal. Quando um evento de admissão requer campos que não vêm de uma dessas fontes, o evento não pode ser concluído automaticamente. Em vez disso, o Workday reverte para o roteamento normal configurado na definição de processo de negócios de alocação de pessoal.
Você pode criar regras para garantir que os campos de alocação de pessoal obrigatórios tenham valores quando você aceitar e configurar a funcionalidade Valores por padrão para campos de alocação de pessoal .Teste o preenchimento de campos minuciosamente para garantir que eles fornecem os valores corretos para os processos de negócios que você deseja concluir automaticamente. |
Como você quer que a conclusão automática afete seus subprocessos de alocação de pessoal? | Você pode habilitar a conclusão automática nestes subprocessos de alocação de pessoal:
Todos os outros subprocessos roteiam normalmente. Os subprocessos com a conclusão automática habilitada tentarão realizar a conclusão automática sempre que os dados estiverem disponíveis e forem válidos para todos os campos. Para evitar que esses subprocessos sejam concluídos automaticamente, você pode usar definições de processo de negócios separadas sem a conclusão automática habilitada. Os detalhes da sua configuração de conclusão automática dependem do subprocesso. Exemplo: você habilita a conclusão automática na definição do processo de negócios Contrato do colaborador . Para concluir o subprocesso automaticamente, você também deve configurar um status de contrato por padrão para os processos de negócios principais relevantes. |
Os trabalhadores em sua organização têm vários cargos? | Quando você tem vários cargos habilitados em seu locatário, a conclusão automática não ignora a ação de alocação de pessoal para selecionar Alterar cargo ou Adicionar cargo suplementar em admissões internas. Assim que a ação de alocação de pessoal é concluída, o processo de negócios selecionado tentará realizar a conclusão automática normalmente. |
Deseja garantir que apenas alguns eventos sejam concluídos automaticamente? | Você pode usar definições de processo de negócios com base em regra para especificar quais eventos devem ser concluídos automaticamente.
Exemplo: sua loja de varejo permite a conclusão automática na admissão de operadores de caixa, mas não para a de um vice-presidente, que tem maior probabilidade de precisar de entrada manual adicional. |
Você usa modelos consolidados para suas definições de processo de negócios Alterar cargo ? | Você só pode concluir automaticamente uma definição de processo de negócios consolidado Alterar cargo quando todos os subprocessos consolidados também estão configurados para conclusão automática.
Exemplo: você habilita uma definição de processo de negócios Alterar cargo consolidada para conclusão automática. Você decide não configurar o subprocesso Propor alteração de remuneração para conclusão automática, portanto remove-o do modelo consolidado.Quando falha a conclusão automática de qualquer subprocesso no modelo consolidado, o mesmo acontece no processo principal. |
Quer alterar sua linha do tempo de recrutamento para incorporar a funcionalidade de conclusão automática? | Quando você move um candidato para o status Apto para admissão , o Workday prontamente tenta concluir automaticamente o evento. Você pode querer modificar seu processo de recrutamento atual para levar em conta essa alteração no cronograma de admissão.
Exemplo: você normalmente move candidatos para o status Apto para admissão assim que o processo de recrutamento é concluído. Para manter a flexibilidade ao habilitar a conclusão automática, você modifica seus processos para mover os candidatos para Apto para admissão em até uma semana após sua data de admissão. |
Você usa o processo de negócios Oferta em sua organização? | O evento de admissão preenche o Motivo da admissão usando as informações inseridas no processo de negócios Oferta . Quando você não usa o processo de negócios Oferta :
|
Recomendações
- Como a conclusão automática pode remover aprovações e outras etapas de verificação, configure-a apenas para eventos que provavelmente não precisam de informações adicionais ou entrada manual.
- Como as alterações de cargo sempre exigem um motivo de admissão, configure o processo de negóciosOfertapara exigir o campoMotivo da admissão. Esta configuração garante que os recrutadores sempre preenchem o campo.
- Se você adicionar cargos suplementares pelo Recruiting, certifique-se de selecionarVários cargoscomo a opção de definição de posição na tarefaEditar definição de locatário - HCM.
- Se você quer que as etapas ignoradas sejam executadas mesmo quando um evento é concluído automaticamente com êxito, a Workday recomenda que você configure alista de opções Rotear normalmentepara os processos de negócios e especifique as etapas ignoradas que gostaria de executar.
Requisitos
Para garantir que os eventos de alocação de pessoal tenham todos os valores de campo obrigatórios, o Workday só habilita a conclusão automática de eventos de alocação de pessoal iniciados a partir do Workday Recruiting.
Limitações
A conclusão automática não oferece suporte a devoluções.
Embora as etapas de serviço nunca sejam ignoradas, as notificações para elas sempre são ignoradas.
Locatário
A conclusão automática não tem suporte para o campo
Perfil de horas de trabalho
na lista de opções Opções de definição de posição
na tarefa Editar definição de locatário - HCM
porque o campo não está disponível em Recruiting.Segurança
Para concluir automaticamente um evento de alocação de pessoal, você deve especificar quais grupos de segurança podem iniciar e concluir o evento a partir da candidatura. Quando alguém sem a segurança correta move um candidato para o status
Apto para admissão
no Workday Recruiting, o evento não é concluído automaticamente.Processos de negócios
Quando sua definição de processo de negócios
Apto para admissão
incluir etapas de Lote/Tarefa
, marque a caixa de seleção Não aguarde a conclusão desta etapa. Mova imediatamente para a próxima etapa.
em cada etapa Lote/Tarefa
. Esta configuração garante que o evento de alocação de pessoal pode ser concluído automaticamente.O Workday envia notificações personalizadas para processos de negócios que são preenchidos automaticamente. Você pode configurar uma condição de etapa para ignorar a notificação personalizada.
Geração de relatórios
Se você quer gerar relatórios sobre eventos que foram concluídos automaticamente usando a funcionalidade de conclusão automática, e não por meio de um serviço Web, a Workday recomenda que você crie relatórios personalizados que incluam os campos External Load e Event Autocompleted.
Você pode definir os parâmetros de filtro nesses campos para indicar:
- Falso para External Load
- Verdadeiro para Event Autocompleted
Integrações
A configuração de conclusão automática em uma definição de processo de negócios de alocação de pessoal não afeta serviços Web.
Quando você habilita a conclusão automática e configura notificações personalizadas em uma definição de processo de negócios, o Workday cria um registro de evento e gera uma notificação personalizada para etapas de ação que iniciam subprocessos. Mas quando você inicia um processo de negócios que permite a conclusão automática por meio de um serviço Web, o Workday cria um registro de evento mas não gera uma notificação personalizada para etapas de ação que iniciam subprocessos.
Relações e interações
A conclusão automática de eventos de alocação de pessoal interage com:
- Remuneração
- Folha de pagamento
- Workday Recruiting
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.