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Última atualização: 2023-06-23
Etapas: definir processo de negócios Formulário I-9 preenchido

Etapas: definir processo de negócios Formulário I-9 preenchido

  • Para usar a integração
    com o E-Verify
     , crie-a antes de configurar as etapas de integração no processo de negócios
    Complete Form I-9
     .
  • Segurança: estes domínios na área funcional System:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
Você pode definir o processo de negócios
Complete Form I-9
 para que os colaboradores possam criar um Formulário I-9 eletrônico para verificar a elegibilidade para um emprego nos EUA. Você pode usar o processo de negócios
Complete Form I-9
 de forma independente ou como uma ação no processo de negócios
Onboarding
 . Você pode incluir etapas de integração no processo de negócios
Complete Form I-9
 para enviar dados do colaborador para a integração
E-Verify
 para autorização de trabalho.
Quando faz parte do processo de negócios
Onboarding
 , a etapa de ação
Preencher formulário I-9
 deve vir após:
  • Tarefas
    de alteração de nome
     e
    alteração de contato
     concluídas. Quando você preenche previamente o Formulário I-9, o Workday disponibiliza o nome e o endereço residencial do colaborador para o Formulário I-9.
  • Etapa
    de conclusão
     do processo de negócios
    Onboarding
     para acelerar a verificação de emprego, pois a integração é pausada até que
    o Onboarding
     seja concluído.
O Workday permite que você crie um Formulário I-9 legal, mas não assume responsabilidade pela conformidade.
  1. Configure o processo de negócios
    Complete Form I-9
     na área funcional Onboarding.
    Use esta ordem de etapas do processo de negócios:
    • Quando você usar a integração
      E-Verify
       , inclua as etapas
      a
       -
      j
      .
    • Quando você insere dados manualmente no site do E-Verify ou não usa o E-Verify, inclua as etapas
      a
      ,
      b
      e
      j
      .
    Ordem
    Se:
    Tipo
    Especificar
    a
    Início
    b
    Ação
    Revisar formulário I-9
    c
    Emprego nos EUA ainda não autorizado? (Propriedade da Workday)
    Serviço
    E-Verify Initial ou Reverification
    d
    O E-Verify identifica casos com o mesmo SSN nos últimos 365 dias? (Propriedade da Workday)
    Ação
    Verificação de caso duplicado do E-Verify
    e
    Fechar casos duplicados e criar um novo caso no E-Verify? (Propriedade da Workday)
    Serviço
    E-Verify Fechar duplicata e criar novo caso
    f
    O caso está na fila? (Propriedade da Workday)
    Serviço
    Caso em fila do E-Verify
    g
    O caso requer correspondência de foto? (Propriedade da Workday)
    Ação
    Correspondência de foto com o E-Verify
    h
    O caso requer correspondência de foto? (Propriedade da Workday)
    Serviço
    Foto de confirmação do E-Verify
    i
    O caso requer revisão de dados potencialmente incorretos? (Propriedade da Workday)
    Serviço
    Criar novo evento I-9 para reverificação do E-Verify
    j
    Status de elegibilidade para o emprego nos EUA pendente? (Propriedade da Workday)
    Ação
    Status da verificação de emprego final dos EUA
    (Opcional) Adicione uma etapa
    de Aprovação
     depois de
    b
     e antes de
    C
     para uma revisão adicional dos documentos de comprovação do Formulário I-9.
    A etapa
    de Conclusão
     deve ser a etapa
    b
     ou a etapa
    Aprovação
     opcional. Faça da etapa
    Aprovação
     a etapa
    Conclusão
     do processo de negócios.
  2. (Opcional) Selecione
    Processo de negóciosManter
    condições da etapa
     no menu de ações relacionadas da etapa
    b
    .
    Para exigir um número de seguro social na seção 1 do formulário I-9, adicione uma linha na guia
    Condições de validação
     e selecione
    Criar regra de condição
     na lista de
    opções Regra
     .
    Crie uma regra de condição com base neste campo de relatório fornecido pela Workday para IDs:
    Campo externo de origem para regra de condição
    Operador relacional
    Tipo de comparação
    Valor de comparação
    O número do seguro social está disponível no evento de formulário I-9
    igual a
    Valor especificado neste filtro
    Não
  3. Selecione
    Processo de negócios → Manter roteamento avançado
     no menu de ações relacionadas da etapa
    Revisar formulário I-9
     .
    Adicione uma restrição de roteamento para garantir que os parceiros de RH não sejam atribuídos à etapa de seu próprio formulário I-9.
  4. (Opcional) Selecione
    Processo de negócios → Manter texto de ajuda
     no menu de ações relacionadas do processo de negócios.
    Adicione texto de ajuda para o E-Verify fornecendo instruções para a etapa
    b
    .
    Na coluna
    Texto de ajuda
     , insira esta mensagem:
    Ao usar o E-Verify, qualquer documento apresentado para o Tipo B deve ter uma fotografia que corresponda ao colaborador.
  5. (Opcional) No menu de ações relacionadas do processo de negócios, selecione
    Processo de negócios → Editar definição
    .
    Quando você usar o E-Verify, clique nestes botões para configurar a integração:
    • Configurar valor inicial do E-Verify ou de reverificação
    • Configurar duplicata de fechamento do E-Verify e criar novo caso
    • Configurar foto de confirmação do E-Verify
    Na página
    Configure E-Verify Event Service
     , selecione o mesmo sistema de integração
    E-Verify
     .
  6. (Opcional) Selecione
    Processo de negócios → Manter rótulo substituto da etapa
     no menu de ações relacionadas para as etapas
    ge
    j
    .
    Quando você usar o E-Verify, especifique estas substituições de rótulo de etapa:
    • Etapa
      G
      : correspondência de fotos
    • Etapa
      j
      : Finalizar
  7. Para o E-Verify, informe a um parceiro de RH quando um colaborador não tem autorização para trabalhar. Use o campo de relatório
    US Employment Verification Status
     para criar uma regra de notificação.