Revisar resultados da verificação de orçamento para transações de despesas
Revise os resultados da verificação de orçamento com falha para uma transação de despesas e decida como proceder. Suas opções dependem de você ter configurado ou não o controle orçamentário para:
- Avisar se falhar na verificação de orçamento.
- Controlar o orçamento e impedir a aprovação da transação até que ela seja aprovada no orçamento.
O Workday exibe apenas as linhas de transação que falharam na verificação de orçamento em Minhas tarefas, e não as linhas de transação que atenderam às regras de verificação de orçamento
para Aprovar
ou Ignorar
.A transação em Minhas tarefas pode estar sujeita a orçamentos em várias empresas e estruturas de plano. O Workday exibe todos os orçamentos nos quais uma transação não foi aprovada.
A etapa
Verificar orçamento (financeiro)
do processo de negócios de aquisições, relatório de despesas ou autorização de despesas executa a verificação de orçamento para transações de aquisição e autorização de despesas por:
- Cálculo da contabilidade de compromisso para a transação.
- Comparação desse compromisso não contabilizado com os vários orçamentos aos quais a transação está sujeita. Para transações de aquisições, o subprocesso também compara essa obrigação não contabilizada.
- Não houver orçamento suficiente para a transação.
- Houver um erro de lançamento (como a contabilização em um período do livro-razão não aberto).
- Acesse Minhas tarefas para revisar a verificação de orçamento.
- Durante a revisão da verificação de orçamento em Minhas tarefas, considere:
Opção Descrição Solicitar substituiçãoEnvia uma solicitação para substituir uma verificação de orçamento com falha a um aprovador autorizado. Se o aprovador autorizado concede uma substituição, o Workday exibe o statusSubstituição permitidaao lado do status de verificação de orçamento na transação para todos os aprovadores subsequentes. Depois de aprovada, a transação avança para a próxima etapa no processo de negócios principal.Períodos de controleSão períodos para os quais o Workday controlou o orçamento. Podem ser diferentes de seus períodos de entrada de orçamento. Exemplo: você pode inserir valores de orçamento por mês, mas controlar agrupando todo o valor do orçamento por um trimestre ou pela duração do orçamento. Uma transação pode afetar vários orçamentos, que podem ter diferentes períodos de controle.Opção de verificação de orçamentoA opção de verificação de orçamento que fez com que a transação falhasse na verificação de orçamento.- Avisar: permite que você continue com a aprovação da transação sem executar ações corretivas para resolver a exceção.
- Controlar: impede a aprovação da transação até que haja uma revisão da transação ou do orçamento para que a transação seja aprovada na verificação de orçamento.
Acumulado no planoSe você configurou a opção de verificação de orçamento para usar períodos de controle cumulativos, o Workday determina o valor do orçamento com base no período de controle atual e em todos os períodos de controle anteriores.VisualizarEm cada orçamento, clique para visualizar o relatórioExceções de verificação de orçamento.O relatório exibe o impacto da transação no orçamento e o quanto ela está acima do orçamento. Você pode detalhar o valor daTransação atualpara identificar o que está causando a exceção.Se você acessar o relatório na pesquisa global de planos ou hierarquias de planos com hierarquias de empresas, deverá inserir manualmente a ID completa da transação na lista de opçõesTransaçãopara selecionar a sua transação.TransaçõesClique nesta guia para visualizar as transações que falharam na verificação de orçamento.Aqui, você pode detalhar a transação para ver o valor e as worktags associadas a cada linha. A transação também exibe oStatus da verificação de orçamento. - Se você tem permissão para visualizar lançamentos transacionais, selecione no menu de ações relacionadas da transação para acessar os detalhes contábeis.
- Durante a revisão dos detalhes contábeis da transação, considere:
Opção Descrição Informações do lançamento operacionalRevise aData contábil, que determina em qual período os lançamentos contábeis da transação devem ser inseridos, e oLivro-razão(compromisso, obrigação ou valores reais).Linhas de lançamentoRevise as contas do livro-razão, débitos e créditos, além das worktags, afetados. Você também pode ver a data do orçamento, que pode ser usada para determinar os valores do orçamento e os períodos de controle aos quais essa transação está sujeita. - Depois de revisar as informações sobre o motivo pelo qual a transação falhou na verificação de orçamento, execute uma destas ações:
- Modifique o orçamento.
- Se você verificar o orçamento por data, altere a data do orçamento da transação para que toda ou parte da transação se encaixe num período de controle diferente.
- Corrija o erro de lançamento.
- Envie a transação de volta ao solicitante para revisão. Exemplo: você devolve a transação ao solicitante porque ele solicitou acima do aceitável.
- Recuse a solicitação.
- Continue com a aprovação da transação mesmo assim. Você só pode continuar, apesar da falha na verificação de orçamento, se tiver configurado a verificação de orçamento comoAvisar.
Exemplo: se você enviou vários pedidos de compra em um grupo e apenas um deles tiver um orçamento insuficiente, o grupo exibirá um status de verificação de orçamentoFalhou (orçamento insuficiente). Todos os três pedidos de compra do grupo têm um status pendente. Cancele os pedidos de compra, faça as correções necessárias e emita-os novamente em duas transações separadas. - Volte para Minhas tarefas para revisar a verificação de orçamento e clique emEnviarpara executar novamente a verificação de orçamento para a transação.
Depois que a transação é aprovada no orçamento, o processo de negócios de relatório de despesas e aquisições é concluído e o Workday gera a contabilidade para a transação aprovada:
- Para transações de aquisição, o Workday lança a contabilidade no livro-razão de compromissos, obrigações ou valores reais.
- Para relatórios e autorizações de despesas, o Workday lança a contabilidade no livro-razão de compromissos e de valores reais.
- Para todas as transações e para permitir que elas reservem um orçamento, o Workday gera a contabilidade em lançamentos com status contábil reservado no livro-razão apropriado, após a aprovação da verificação de orçamento inicial. O Workday contabiliza dessa forma somente se você selecionarIncluir linhas de lançamento reservadono seu plano.