Exemplo: congelar autorizações de despesas
Este exemplo ilustra como configurar um congelamento e um questionário obrigatório em autorizações de despesas para controlar melhor as despesas.
Seus colaboradores enviam autorizações de despesas para solicitar a pré-aprovação de despesas de viagens internacionais. No entanto, as recentes restrições globais a viagens resultaram em cortes no orçamento de sua empresa.
Para atender a esses cortes no orçamento, você precisa:
- Aplicar um congelamento de autorização de despesas em toda a empresa.
- Inclua um questionário sobre autorizações de despesas para que os colaboradores possam fornecer motivos para as solicitações durante o período de congelamento.
- Configure o processo de negóciosAutorização de despesase a política de segurança na área funcional Expenses.
- Certifique-se de que há um aprovador adicional disponível no grupo de segurança Expense Partner. Você o adicionará ao processo de aprovação durante a configuração.
Segurança:
- O domínioProcess: Spend Control and Analysis (Expenses)na área funcional Expenses.
- Os seguintes domínios na área funcional System:
- Business Process Administration
- Questionnaire Creation and Distribution
- Question Library
- Adicione uma etapa de aprovação ao processo de negóciosAutorização de despesas.
- No menu de ações relacionadas do processo de negóciosAutorização de despesas, selecione .
- Insira a data atual e clique emOK.
- Adicione uma etapa com os seguintes valores:OpçãoDescriçãoOrdemInsira um valor que coloque a nova etapa de aprovação como a última etapa no processo de aprovação. Exemplo: se a sua última etapa de aprovação forf, insirafapara a nova etapa de aprovação.TipoAprovaçãoGrupoParceiro de despesas
- Clique emOK.
- Crie uma regra de condição para a nova etapa de aprovação.
- No menu de ações relacionadas da nova etapa de aprovação, selecione .
- Insira a data atual e clique emOK.
- Adicione uma linha e selecioneCriar regra de condiçãona lista de opçõesRegra.
- Clique emOK.
- Na páginaCriar regra de condição, especifique estes valores:OpçãoDescriçãoDescriçãoCongelar autorizações de despesas em toda a empresaE/OuECampo externo de origem ou regra de condiçãoCongelamento das despesas da autorização de despesas da empresaOperador relacionalnão está em branco
- Clique emOKduas vezes e emConcluído.
- Habilitar o congelamento de despesas.
- No menu de ações relacionadas da sua empresa, selecione .
- Marque a caixa de seleçãoCongelar autorizações de despesas.
- Clique emOKe em seguidaConcluído.
- Crie um questionário.
- Acesse a tarefaCriar questionário.
- Selecione a tarefaCriar novo questionárioe insiraFinalidade da solicitação de autorização de despesasno campoNome do novo questionário.
- Clique emOK.
- Clique emEditar detalhes do questionárioinsira estes valores:OpçãoDescriçãoPermitido em processos de negóciosAutorização de despesasInstruções do questionárioEspecifique o motivo dessa transação, pois ela ocorre durante um congelamento de autorização de despesas em toda a empresa.
- Clique emOK.
- Clique emManter perguntas.
- Selecione a tarefaCriar perguntana lista de opçõesPerguntae insira estes valores:OpçãoDescriçãoNome da perguntaFinalidade da viagemTexto da perguntaQual é o objetivo da viagem?Tipo de perguntaTexto
- Clique emOK.
- Marque a caixa de seleçãoObrigatórioe clique emOK.
- Adicione uma etapa de questionário ao processo de negóciosAutorização de despesas.
- No menu de ações relacionadas do processo de negóciosAutorização de despesas, selecione .
- Insira a data atual e clique emOK.
- Adicione uma etapa com os seguintes valores:OpçãoDescriçãoOrdemaaTipoPreencher questionárioGrupoTrabalhador terceirizado como si mesmoColaborador como si mesmoTodosSelecionar
- Clique emOK.
- Clique emConfigurar questionário.
- Insira a data atual e clique emOK.
- Na lista de opçõesQuestionário, selecioneFinalidade da solicitação de autorização de despesas.
- Clique emOK.
- Aplique a regra de condição de congelamento de despesas à nova etapa do questionário.
- No menu de ações relacionadas da nova etapa do questionário, selecione .
- Insira a data atual e clique emOK.
- Adicione uma linha e selecioneCongelar autorizações de despesas em toda a empresana lista de opçõesRegra.
- Clique emOKe emConcluído.
Quando os colaboradores:
- Criam autorizações de despesas, eles precisam preencher um questionário que detalha o motivo da solicitação.
- Enviam autorizações de despesas, as transações são encaminhadas para um aprovador adicional.
Adicionar controles de autorização de despesas adicionais configurando verificações de orçamento durante o período de congelamento.