Criar autorizações de despesas
- Defina seleções de forma de pagamento para todos os tipos de favorecido.
- Defina contas Workday para não trabalhadores.
- Configure o processo de negóciosAutorização de despesase a política de segurança na área funcional Expenses. Consulte Etapas: definir autorizações de despesas.
Autorizações de despesas são transações de despesas que os favorecidos podem criar para solicitar pré-aprovação de despesas estimadas, como as próximas viagens de negócios.
Você pode criar e enviar autorizações de despesas para si mesmo ou em nome de não trabalhadores e outros trabalhadores.
- Acesse uma destas tarefas:
- Criar autorização de despesas
- Criar autorização de despesas para não trabalhador
- Criar autorização de despesas para o trabalhador
Na tarefaCriar autorização de despesas para não trabalhador, você pode criar autorizações de despesas apenas para trabalhadores em funções de membro do comitê externo (ECM). - Durante a execução da tarefa, considere:
Opção Descrição PosiçãoExibido quando você:- Habilite o roteamento de autorização de despesas para trabalhadores com várias posições.
- Selecione um trabalhador que tem várias posições na lista de opçõesParaem uma destas tarefas:
- Criar autorização de despesas
- Criar autorização de despesas para o trabalhador
EmpresaQuando você usa:- TarefaCriar autorização de despesas, o Workday exibe sua empresa automaticamente, mas você pode selecionar qualquer empresa à qual tenha acesso.
- TarefaCriar autorização de despesas para não trabalhador, selecione a empresa para a qual deve ser declarada a despesa.
- Na tarefaCriar autorização de despesas para o trabalhador, selecione uma empresa que você e o trabalhador possam acessar.
Quando você envia autorizações de despesas ou as salva para uso posterior, não é possível alterar a empresa.Data de inícioSelecione a data em que você espera que a despesa ocorra.Total da autorização de despesasInsira o valor estimado.O Workday corrige os valores estimados para que correspondam ao total das linhas da autorização de despesas que você criar posteriormente.Exemplo: quando você define uma estimativa de autorização de despesas de 100 USD e as linhas da autorização de despesas subsequentes totalizam 80 USD, o Workday atualiza a estimativa.Forma de pagamento de reembolsoSelecione uma forma de pagamento de reembolso, que é baseada em suas seleções de forma de pagamento definidas. - (Opcional) Na guiaLinhas da autorização de despesas, adicione transações de despesas para a autorização de despesas. Para preencher a guia, considere:
Opção Descrição Data do orçamentoSelecione uma data para determinar a qual orçamento o Workday aplica o valor total da linha da autorização de despesas.O Workday só exibe esse campo se você configura:- Contabilidade de compromisso para o seu locatário
- Datas do orçamento a serem exibidas no seu livro-razão de valores reais.
Adiantamento solicitadoSelecione essa opção para solicitar um adiantamento para o item de despesa especificado.Crie uma linha de autorização de despesas separada para cada solicitação de adiantamento.WorktagsUse worktags como palavras-chave para classificar e localizar transações com mais facilidade. Configure os tipos de worktag permitidos na tarefaManter usos de worktags. Quando você seleciona um tipo de worktag que tem worktags relacionadas, o Workday preenche automaticamente as transações com os valores de worktag relacionados.Se você habilita substituições manuais para um item de despesa, pode alterar as worktags manualmente selecionando-as em uma lista de valores configurados.
- A autorização de despesas é encaminhada para aprovação e, quando aprovada, você pode incluí-la em relatórios de despesas.
- Se você habilita a contabilidade de compromisso, pode vincular uma autorização de despesas aprovada a vários relatórios de despesas até que o saldo seja igual a zero. Para fins contábeis, as autorizações de despesas não geram lançamentos contábeis nem emitem pagamentos em relação a elas.
Você pode acessar o relatório
Minhas autorizações de despesas
para visualizar suas autorizações de despesas.