Criar uma fatura de pagamento antecipado a partir de uma fatura de fornecedor

Administrator Guide

Configure a regra de lançamento em conta: Pagamento antecipado para fornecedor
.

Configure o processo de negócios Evento de fatura de fornecedor
e a política de segurança na área funcional Supplier Accounts.

(Opcional) Crie um filtro de liquidação personalizado para faturas de pagamento antecipado, marcando a caixa de seleção

Pagamento antecipado

na tarefa

Criar filtro personalizado para execução de liquidação

(Opcional) Atualize validações personalizadas e relatórios personalizados existentes para incluir ou excluir faturas de pagamento antecipado.

Crie uma fatura de pagamento antecipado para linhas de bens e serviços que você usa em uma fatura de fornecedor. Selecione linhas de pedidos de compra, contratos de fornecedor, recebimentos, planilhas de horas e registros de tarefas.

Acesse a tarefa

Criar fatura de pagamento antecipado de fornecedor

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Informações da fatura

Opção	Descrição
Empresa	A empresa responsável pelo pagamento antecipado da fatura. Para faturar um fornecedor diferente do fornecedor do pedido de compra, selecione a empresa que tem a opção Permitir fornecedores diferentes na fatura e no pedido de compra marcada.
Fornecedor	Selecione o fornecedor da fatura de pagamento antecipado. O Workday exibe apenas os fornecedores em suspenso ou ativos que estão disponíveis para uso com a empresa ou hierarquia de empresas selecionada. Para criar uma fatura de pagamento antecipado para um fornecedor que seja diferente do fornecedor do pedido de compra, selecione o fornecedor que tem a opção Faturar qualquer fornecedor marcada.
Conexão de remessa	Crie conexões de fornecedor para remeter faturas e pagamentos para diferentes endereços de fornecedor, endereços de e-mail e contas bancárias de liquidação.
Moeda	O Workday preenche esse campo com a moeda do fornecedor ou com a moeda da empresa, nessa ordem de prioridade. Você pode alterá-la para qualquer uma das moedas aceitas definidas para o fornecedor. Para uma fatura de pagamento antecipado criada no portal do fornecedor ou a partir de um pedido de compra, a Moeda é preenchida com base no pedido de compra.
Data da fatura	Insira a data em que você criou a fatura de pagamento antecipado. Se este fornecedor tiver condições de pagamento definidas, a data da fatura controla a data de vencimento. Exemplo: se as condições de pagamento forem 30 dias da data líquida , o valor do campo Data de vencimento será 30 dias após a data da fatura do pagamento antecipado. Se a data cair dentro de um período fechado, o Workday lançará a contabilidade no próximo período disponível.
Data de recebimento da fatura	Informe a data em que sua empresa recebe a fatura de pagamento antecipado do fornecedor. Talvez você queira controlar a data em que sua empresa recebe uma fatura para fins de relatório ou para analisar a quantidade de tempo que leva para processar um pagamento antecipado de fatura de fornecedor. A data de recebimento da fatura fornece uma medida da eficiência da organização, com base em quanto tempo leva desde o momento em que a fatura chega até o momento em que ela é contabilizada.
Valor total de controle	Insira um valor se você souber qual é o total da fatura de pagamento antecipado e quiser garantir que o Valor total da fatura calculado corresponda à sua expectativa.

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Condições e impostos

Opção	Descrição
Condições de pagamento	Especifique as condições de pagamento que você concordou com seu fornecedor.
Data do desconto	É calculada automaticamente com base nas Condições de pagamento , com um desconto para pagamento antecipado, e na Data da fatura .
Data de vencimento	Calculadas automaticamente.
Substituição da data de vencimento	Selecione uma data de vencimento diferente se houver uma exceção às condições.
Pagamento separado	Selecione essa opção para pagar a fatura separadamente durante uma execução de liquidação. Você pode preencher essa caixa de seleção em todas as faturas de um fornecedor marcando a caixa de seleção Sempre pagamentos separados nos detalhes do pagamento do fornecedor ou na conexão de remessa por padrão.
Forma de pagamento por padrão	Se você seleciona Cartão de crédito , pode selecionar o cartão de crédito de um trabalhador na lista de opções Cartão de crédito .
Forma de pagamento substituta	Selecione outra uma forma de pagamento para o fornecedor.
Tipo de referência	Se você selecionar um tipo de referência internacional, insira um Número de referência de até 140 caracteres.
Finalidade de pagamento do país de origem	Selecione um código de finalidade de pagamento se o país de origem do pagamento da fatura exigir um código de finalidade. Esse campo é exibido quando você habilita os Códigos de finalidade de pagamento na tarefa Editar definição de locatário - Finanças . Consulte Etapas: definir códigos de finalidade de pagamento.
Finalidade de pagamento do país de destino	Selecione um código de finalidade de pagamento se o país de destino do pagamento da fatura exigir um código de finalidade. Esse campo é exibido quando você habilita os Códigos de finalidade de pagamento na tarefa Editar definição de locatário - Finanças . Consulte Etapas: definir códigos de finalidade de pagamento.
Código de roteamento bancário	Selecione um código de roteamento bancário mapeado para uma conta bancária a partir da qual serão liquidados pagamentos para sua fatura. Para habilitar a lista de opções, você deve configurar pelo menos uma regra de roteamento bancário que use um código de roteamento bancário ativo. Consulte Definir códigos de roteamento bancário.
Opção de imposto por padrão	O Workday usa esse valor para preencher a opção de imposto nas linhas de fatura de pagamento antecipado. Você não pode inserir opções de imposto por padrão quando habilita o imposto de terceiros. O Workday não oferece suporte ao imposto de terceiros em faturas de pagamento antecipado. Consulte Conceito: integrações de serviços fiscais de terceiros.
Código fiscal por padrão	O Workday preenche o código fiscal por padrão do perfil do fornecedor e usa esse valor para preencher o código fiscal nas linhas de fatura de pagamento antecipado. Você pode selecionar um valor diferente. Você não pode inserir códigos fiscais por padrão quando habilita o imposto de terceiros. O Workday não oferece suporte ao imposto de terceiros em faturas de pagamento antecipado. Consulte Conceito: integrações de serviços fiscais de terceiros.
Valor do imposto	Quando você opta por usar o Workday para calcular impostos, ele exibe a soma dos valores de impostos calculados das linhas tributáveis, com base nos códigos fiscais que você especificou para cada linha. Para substituir o valor do imposto calculado pelo Workday, você pode alterar os valores na coluna Imposto por alíquota na guia Imposto . Quando você opta por inserir impostos, pode inserir o valor do imposto para a transação. Você deve ter pelo menos uma linha com uma aplicabilidade fiscal que seja tributável e habilitada para alocação. O imposto alocado às linhas é somente o valor não recuperável da transação e nem sempre é adicionado a esse valor do cabeçalho.
Atualizar impostos	Clique para recalcular os valores de impostos exibidos no cabeçalho após atualizar o imposto nas linhas de fatura de pagamento antecipado. O Workday atualiza automaticamente os impostos quando você os envia ou salva para uso posterior. O Workday desabilita o botão quando você habilita o imposto de terceiros. O Workday não oferece suporte ao imposto de terceiros em faturas de pagamento antecipado. Consulte Conceito: integrações de serviços fiscais de terceiros.

Quando você cria um pagamento antecipado de fatura de fornecedor a partir de um pedido de compra ou contrato de fornecedor, os valores do cabeçalho da fatura referentes aos custos internados são iguais aos valores não faturados do pedido ou contrato.

Quando você cria uma fatura com base em um recebimento, os valores do cabeçalho da fatura referentes aos custos internados são iguais à soma das alocações do pedido de compra recebido ou das linhas de contrato de fornecedor. O Workday rateia os valores com base na quantidade ou no valor de recebimento (incluindo o recebimento extra).

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Informações de referência da fatura

Opção	Descrição
Endereço de envio	O Workday usa esse endereço quando avalia regras fiscais para determinar o código fiscal e as substituições de aplicabilidade fiscal para as linhas de transação.
Código de controle	Selecione um código de controle de pagamento para a fatura, como Reter pagamento até a retirada ou Pagamento no dia seguinte . Esse campo é exibido quando você configura as instruções de controle de pagamento.
Em suspenso	Selecione para reter o pagamento nesta fatura.
Documento recebido do fornecedor	Selecione esta opção se o fornecedor forneceu uma fatura ou outro documento relevante.
Número da fatura de fornecedor	Se você recebeu o documento do fornecedor, informe aqui o número de referência. Exemplo: o fornecedor forneceu uma fatura de fornecedor. Insira o número da fatura obtida no documento do fornecedor. Por padrão, o Workday fornece validação duplicada habilitada para este campo. Para validar em relação às suas próprias condições, você pode desativar esta opção usando a tarefa Definição de locatário - Finanças ; em seguida, use a tarefa Manter validações personalizadas para estabelecer suas próprias regras de condição para faturas de fornecedor.
Número da OC externa	Se você usar um sistema de compras diferente do Workday, insira o número do pedido de compra.
Faturas de referência	Selecione faturas existentes para criar uma referência no nível do cabeçalho.
Fatura obrigatória	Se você usar diferentes tipos de fatura para categorizar seus pagamentos antecipados de fatura de fornecedor em conformidade com os requisitos governamentais, selecione um tipo de fatura.
Link do documento	Se você armazena as imagens de documentos em um repositório externo, digite o URL do local da imagem, em vez de incluí-la como um arquivo de anexo. Depois de salvo, o Workday exibe o URL como um link dinâmico para a imagem. Cada link deve começar com um dos padrões de URL válidos, conforme definido por seu administrador de segurança, caso contrário, o Workday não permitirá o uso do link.
Nota	Quando você imprime um cheque para o pagamento da fatura de fornecedor, o valor que você insere aqui é impresso no campo Nota do cheque. Selecione a opção Usar nota de fatura em Nota do pagamento de fornecedor padrão para o fornecedor. Use a tarefa Criar fornecedor ou Criar alteração de fornecedor para configurar a nota da fatura. Se mais de uma fatura do cheque para o fornecedor tiver uma nota, o Workday adicionará as notas ao cheque.
Aprovador	Selecione um aprovador designado para revisar e aprovar o pagamento antecipado da fatura de fornecedor. Para definir um aprovador designado, adicione o grupo de segurança "Aprovador designado da fatura de fornecedor" à política de segurança do processo de negócios Evento de fatura de fornecedor .

Detalhes do pagamento antecipado

, o Workday marca a caixa de seleção

Pagamento antecipado

se a fatura for de pagamento antecipado. Isso permite inserir linhas de pagamento antecipado.

Na guia

Linha de pagamento antecipado

, adicione linhas e informe detalhes para as linhas de pagamento antecipado que você selecionou de outros documentos comerciais.

Opção	Descrição
Categoria de despesa	Selecione uma categoria de despesa para aplicar a linha de pagamento antecipado a todos os itens dessa categoria. Observação: com o rastreamento de ativos, não é permitido usar uma categoria de despesa.
Expedição de	O Workday só exibe essa lista de opções quando você habilita as opções de endereço de origem do faturamento e de origem do envio na tarefa Editar opções de conta de cliente para a empresa da fatura. O Workday preenche automaticamente o Endereço de origem do envio quando o endereço principal da empresa está sendo usado para o envio.
Imposto	Insira uma aplicabilidade fiscal opcional e um código fiscal para a linha de pagamento antecipado. Em faturas de pagamento antecipado, o Workday não oferece suporte a: Imposto retido na fonte Imposto de terceiros
Valor do pagamento antecipado	Insira o valor do pagamento antecipado. Esse valor é igual ao Valor total de uma fatura de fornecedor normal.
Nota	Insira uma nota opcional.
Worktags	Você pode selecionar um centro de custo de worktag para aplicar à linha de pagamento antecipado. Observação: não há suporte para worktags relacionadas a projetos e subvenções.

Use a guia

Imposto

para revisar um resumo de todos os códigos fiscais e suas aplicabilidades, conforme especificado nas linhas da fatura.

Se várias linhas compartilham o mesmo imposto, essa guia os consolida e totaliza o valor com esse imposto.

(Opcional) Para concluir a guia

Taxa cambial

, considere:

Para faturas em moeda estrangeira, você pode fazer ajustes a fim de obter outra taxa de conversão. Todas as alterações que você faz na guia

Taxa cambial

são registradas no campo

Taxa cambial efetiva

, que exibe a taxa usada na contabilidade para converter valores de parcelas em moeda do livro-razão. Todas as substituições que você faz disparam a seleção da caixa

Substituição de taxa

Opção	Descrição
Substituição de tipo de taxa cambial	Selecione uma opção para substituir o tipo de taxa usado por padrão para pesquisar a taxa de câmbio.
Substituição de data de taxa cambial	Selecione uma data para substituir a data da taxa usada por padrão para pesquisar a taxa de câmbio.
Substituição manual de taxa cambial	Insira uma taxa de câmbio para substituir a taxa de câmbio ou forneça uma taxa quando uma taxa por padrão não estiver disponível.
Padrões	Esta seção exibe a taxa de câmbio por padrão do locatário com base na data da fatura.

Use a guia

Anexos

para carregar ou arrastar e soltar arquivos, como documentos de comprovação de pagamento antecipado de fatura de fornecedor.

O Workday oferece suporte aos tipos de arquivo listados na tarefa

Editar definição de locatário - Sistema

para documentos comerciais anexos.

Você pode associar anexos de pagamento antecipado de faturas de fornecedor a faturas de cliente em transações faturáveis. Quando um pagamento antecipado de fatura de fornecedor está pronto para ser faturado, você não pode alterar anexos no pagamento antecipado de fatura de fornecedor.

Use a guia

Informações da fila de trabalho

para adicionar

Etiquetas da fila de trabalho

Observações da fila de trabalho

e outros detalhes da fatura que serão exibidos no relatório

Área de trabalho de fatura de fornecedor

Para visualizar a guia

Informações da fila de trabalho

, configure estes domínios de segurança:

Process: Supplier Invoice Work Queue

Manage: Supplier Invoice Work Queue

Clique na opção para Enviar

a fatura de pagamento antecipado do fornecedor para aprovação.

O Workday inicia o
Processo de negócios
Evento de fatura de fornecedor
para revisão e aprovação. Se a definição de processo de negócios inclui uma etapa de aprovação, os revisores podem modificar o pagamento antecipado da fatura de fornecedor antes de aprová-lo.

Para visualizar a lista de relatórios e suas descrições já fornecidos pela Workday, acesse o relatório

Relatórios padrão do Workday

e selecione a opção Contas de fornecedor
.

Para pagar faturas de pagamento antecipado aprovadas, os fornecedores devem estar com status ativo.

Liquide as faturas de pagamento antecipado aprovadas. O processo de liquidação cria e liquida os pagamentos faturados. Quando o processo é executado, o Workday atualiza os lançamentos contábeis para cada pagamento.