Criar uma fatura de pagamento antecipado a partir de um pedido de compra

Administrator Guide

Configure a regra de lançamento em conta: Pagamento antecipado para fornecedor
.

Configure o processo de negócios Evento de fatura de fornecedor
e a política de segurança na área funcional Supplier Accounts.

(Opcional) Crie um filtro de liquidação personalizado para faturas de pagamento antecipado, marcando a caixa de seleção

Pagamento antecipado

na tarefa

Criar filtro personalizado para execução de liquidação

(Opcional) Atualize validações personalizadas e relatórios personalizados existentes para incluir ou excluir faturas de pagamento antecipado.

Criar um pagamento antecipado para um pedido de compra para linhas de bens e serviços que você não usou em uma fatura de fornecedor. Selecione linhas de pedidos de compra, contratos de fornecedor, recebimentos, planilhas de horas e registros de tarefas.

Acesse

Visualizar pedido de compra

e abra o pedido de compra para o qual você quer criar uma fatura de pagamento antecipado.

Nas ações relacionadas do pedido de compra, selecione

Criação

de pagamento antecipado

para acessar a tarefa

Criar fatura de pagamento antecipado de fornecedor

Preencha a seção

Informações da fatura

Opção	Descrição
Empresa	A empresa responsável pelo pagamento antecipado do pedido de compra. Para faturar um fornecedor diferente do fornecedor do pedido de compra, selecione a empresa que tem a opção Permitir fornecedores diferentes na fatura e no pedido de compra marcada.
Fornecedor	Selecione o fornecedor da fatura de pagamento antecipado. O Workday exibe apenas os fornecedores em suspenso ou ativos que estão disponíveis para uso com a empresa ou hierarquia de empresas selecionada. Para criar uma fatura de pagamento antecipado para um fornecedor que seja diferente do fornecedor do pedido de compra, selecione o fornecedor que tem a opção Faturar qualquer fornecedor marcada.
Conexão de remessa	Crie conexões de fornecedor para remeter faturas e pagamentos para diferentes endereços de fornecedor, endereços de e-mail e contas bancárias de liquidação.
Moeda	O Workday preenche automaticamente esse campo com a moeda do fornecedor ou com a moeda da empresa, nessa ordem de prioridade. Você pode alterá-la para qualquer uma das moedas aceitas definidas para o fornecedor. Para uma fatura de pagamento antecipado criada no portal do fornecedor ou a partir de um pedido de compra, a Moeda é preenchida com base no pedido de compra.
Data da fatura	Insira a data em que você criou a fatura de pagamento antecipado. Se este fornecedor tiver condições de pagamento definidas, a data da fatura controla a data de vencimento. Exemplo: se as condições de pagamento forem 30 dias da data líquida , o valor do campo Data de vencimento será 30 dias após a data da fatura do pagamento antecipado. Se a data cair dentro de um período fechado, o Workday lançará a contabilidade no próximo período disponível.
Data de recebimento da fatura	Informe a data em que sua empresa recebe o pedido de compra do fornecedor. Talvez você queira controlar a data em que sua empresa recebe um pedido de compra para fins de relatório ou para analisar a quantidade de tempo que leva para processar um pedido de compra. A data de recebimento da fatura fornece uma medida da eficiência da organização, com base em quanto tempo leva desde o momento em que a fatura chega até o momento em que ela é contabilizada.
Valor total de controle	Insira um valor se você souber qual é o total da fatura de pagamento antecipado e quiser garantir que o Valor total da fatura calculado corresponda à sua expectativa.

Preencha a seção

Condições e impostos

Opção	Descrição
Condições de pagamento	Especifique as condições de pagamento que você concordou com seu fornecedor.
Data do desconto	É calculada automaticamente com base nas Condições de pagamento , com um desconto para pagamento antecipado, e na Data da fatura .
Data de vencimento	Calculadas automaticamente.
Substituição da data de vencimento	Selecione uma data de vencimento diferente se houver uma exceção às condições.
Pagamento separado	Selecione essa opção para pagar a fatura separadamente durante uma execução de liquidação. Você pode preencher essa caixa de seleção em todas as faturas de um fornecedor marcando a caixa de seleção Sempre pagamentos separados nos detalhes do pagamento do fornecedor ou na conexão de remessa por padrão.
Forma de pagamento por padrão	Se você seleciona Cartão de crédito , pode selecionar o cartão de crédito de um trabalhador na lista de opções Cartão de crédito .
Forma de pagamento substituta	Selecione outra uma forma de pagamento para o fornecedor.
Tipo de referência	Se você selecionar um tipo de referência internacional, insira um Número de referência de até 140 caracteres.
Finalidade de pagamento do país de origem	Selecione um código de finalidade de pagamento se o país de origem do pagamento da fatura exigir um código de finalidade. Esse campo é exibido quando você habilita os Códigos de finalidade de pagamento na tarefa Editar definição de locatário - Finanças . Consulte Etapas: definir códigos de finalidade de pagamento.
Finalidade de pagamento do país de destino	Selecione um código de finalidade de pagamento se o país de destino do pagamento da fatura exigir um código de finalidade. Esse campo é exibido quando você habilita os Códigos de finalidade de pagamento na tarefa Editar definição de locatário - Finanças . Consulte Etapas: definir códigos de finalidade de pagamento.
Código de roteamento bancário	Selecione um código de roteamento bancário mapeado para uma conta bancária a partir da qual serão liquidados pagamentos para sua fatura. Para habilitar a lista de opções, você deve configurar pelo menos uma regra de roteamento bancário que use um código de roteamento bancário ativo. Consulte Definir códigos de roteamento bancário.
Opção de imposto por padrão	O Workday preenche automaticamente esse valor com base nos detalhes contábeis da empresa. O Workday preenche automaticamente a opção de imposto na linha do cabeçalho, mas você pode substituí-la no nível de linha. Para acionar as regras fiscais por padrão para faturas criadas a partir de solicitações de fatura de fornecedor, habilite as opções de imposto da empresa para faturas de solicitação de fatura de fornecedor no nível do locatário. Quando a solicitação de fatura de fornecedor não especifica os impostos e o valor por padrão da empresa é a opção Calcular imposto devido ao fornecedor ou Calcular imposto de renda declarado pelo contribuinte , o Workday preenche estes campos na linha da fatura de fornecedor: Aplicabilidade fiscal Código fiscal Opção de imposto Recuperabilidade de imposto Quando a solicitação de fatura de fornecedor especifica os impostos, o Workday: Preenche a opção Inserir imposto devido ao fornecedor . Não preenche os campos de impostos na linha da fatura.
Código fiscal por padrão	O Workday preenche automaticamente o código fiscal por padrão com base no perfil do fornecedor. Se o perfil do fornecedor não tiver um código de imposto definido ou se desejar substituí-lo, selecione um código de imposto. O Workday preenche automaticamente o código fiscal na linha do cabeçalho, mas você pode substituí-lo no nível de linha.
Valor do imposto	Se você selecionou a opção de calcular imposto, o Workday exibe a soma dos valores de imposto calculados das linhas tributáveis, com base no código fiscal que você especificou para cada linha. Para substituir esse valor calculado, você pode alterar o imposto calculado por alíquota na guia Imposto . Se você seleciona a opção de inserir imposto devido ao fornecedor, digite o valor do imposto para a transação. Você deve ter pelo menos uma linha com uma aplicabilidade fiscal que seja tributável e habilitada para alocação. O imposto alocado às linhas é somente o valor não recuperável da transação e nem sempre é adicionado a esse valor do cabeçalho. Se você insere um valor negativo, o Workday aloca o valor do imposto em uma linha negativa ou de custo zero.
Atualizar impostos	Selecione Atualizar impostos se você atualizou o imposto em uma linha da fatura e quer recalcular o imposto exibido no cabeçalho. Se você atualizar os impostos em uma linha da fatura, o Workday recalculará automaticamente o imposto do cabeçalho quando você enviar ou salvar para uso posterior. Se você usar uma integração de serviços fiscais de terceiros, o Workday ocultará o campo para oferecer suporte ao rastreamento e à geração de relatórios sobre cálculos de impostos de terceiros. Você pode definir uma integração de serviços de terceiros na tarefa Editar detalhes fiscais da empresa .

Quando você cria uma fatura de pagamento antecipado a partir de um pedido de compra ou contrato de fornecedor, os valores do cabeçalho da fatura referentes aos custos internados são iguais aos valores não faturados do pedido ou contrato.

Quando você cria uma fatura de pagamento antecipado a partir de um recebimento, os valores do cabeçalho da fatura referentes aos custos internados são iguais à soma das alocações do pedido de compra recebido ou das linhas de contrato de fornecedor. O Workday rateia os valores com base na quantidade ou no valor de recebimento (incluindo o recebimento extra).

Preencha a seção

Informações de referência da fatura

Opção	Descrição
Endereço de envio	O Workday usa esse endereço quando avalia regras fiscais para determinar o código fiscal e as substituições de aplicabilidade fiscal para as linhas de transação.
Código de controle	Selecione um código de controle de pagamento para a fatura, como Reter pagamento até a retirada ou Pagamento no dia seguinte . Esse campo é exibido quando você configura as instruções de controle de pagamento.
Em suspenso	Selecione para reter o pagamento nesta fatura.
Documento recebido do fornecedor	Selecione esta opção se o fornecedor forneceu uma fatura ou outro documento relevante.
Número da fatura de fornecedor	Se você recebeu o documento do fornecedor, informe aqui o número de referência. Exemplo: se o fornecedor apresentou uma fatura de fornecedor, digite o número da fatura do documento do fornecedor. Por padrão, o Workday fornece validação duplicada habilitada para este campo. Para validar em relação às suas próprias condições, você pode desativar esta opção usando a tarefa Definição de locatário - Finanças ; em seguida, use a tarefa Manter validações personalizadas para estabelecer suas próprias regras de condição para faturas de fornecedor.
Número da OC externa	Se você usar um sistema de compras diferente do Workday, insira o número do pedido de compra.
Faturas de referência	Selecione faturas existentes para criar uma referência no nível do cabeçalho.
Fatura obrigatória	Se você usa diferentes tipos de fatura para categorizar suas faturas de fornecedor em conformidade com os requisitos governamentais, selecione um tipo de fatura.
Link do documento	Se você armazena as imagens de documentos em um repositório externo, digite o URL do local da imagem, em vez de incluí-la como um arquivo de anexo. Depois de salvo, o Workday exibe o URL como um link dinâmico para a imagem. Cada link deve começar com um dos padrões de URL válidos, conforme definido por seu administrador de segurança, caso contrário, o Workday não permitirá o uso do link.
Nota	Quando você imprime um cheque para o pagamento da fatura de fornecedor, o valor que você insere aqui é impresso no campo Nota do cheque. Selecione a opção Usar nota de fatura em Nota do pagamento de fornecedor padrão para o fornecedor. Use a tarefa Criar fornecedor ou Criar alteração de fornecedor para configurar a nota da fatura. Se mais de uma fatura do cheque para o fornecedor tiver uma nota, o Workday adicionará as notas ao cheque.
Aprovador	Selecione um aprovador designado para revisar e aprovar a fatura de fornecedor. Para definir um aprovador designado, adicione o grupo de segurança "Aprovador designado da fatura de fornecedor" à política de segurança do processo de negócios Evento de fatura de fornecedor .

Detalhes do pagamento antecipado

, clique na caixa de seleção

Pagamento antecipado

para inserir linhas de pagamento antecipado.

Na guia

Linha de pagamento antecipado

, adicione linhas e informe detalhes para as linhas de outros documentos comerciais que você selecionou.

Use a guia

Imposto

para revisar um resumo de todos os códigos fiscais e suas aplicabilidades, conforme especificado nas linhas da fatura.

Se várias linhas compartilham o mesmo imposto, essa guia os consolida e totaliza o valor com esse imposto.

(Opcional) Para concluir a guia

Taxa cambial

, considere:

Para faturas em moeda estrangeira, você pode fazer ajustes a fim de obter outra taxa de conversão. Todas as alterações que você faz na guia

Taxa cambial

são registradas no campo

Taxa cambial efetiva

, que exibe a taxa usada na contabilidade para converter valores de parcelas em moeda do livro-razão. Todas as substituições que você faz disparam a seleção da caixa

Substituição de taxa

Opção	Descrição
Substituição de tipo de taxa cambial	Selecione uma opção para substituir o tipo de taxa usado por padrão para pesquisar a taxa de câmbio.
Substituição de data de taxa cambial	Selecione uma data para substituir a data da taxa usada por padrão para pesquisar a taxa de câmbio.
Substituição manual de taxa cambial	Insira uma taxa de câmbio para substituir a taxa de câmbio ou forneça uma taxa quando uma taxa por padrão não estiver disponível.
Padrões	Esta seção exibe a taxa de câmbio por padrão do locatário com base na data da fatura.

Use a guia

Anexos

para carregar ou arrastar e soltar arquivos, como documentos de comprovação de pagamento antecipado de pedido de compra.

O Workday oferece suporte aos tipos de arquivo listados na tarefa

Editar definição de locatário - Sistema

para documentos comerciais anexos.

Você pode associar anexos de pagamento antecipado de pedido de compra a faturas de cliente em transações faturáveis.

Use a guia

Informações da fila de trabalho

para adicionar

Etiquetas da fila de trabalho

Observações da fila de trabalho

e outros detalhes da fatura que serão exibidos no relatório

Área de trabalho de fatura de fornecedor

Para visualizar a guia

Informações da fila de trabalho

, configure estes domínios de segurança:

Process: Supplier Invoice Work Queue

Manage: Supplier Invoice Work Queue

Envie

o pagamento antecipado do pedido de compra para aprovação.

O Workday inicia o
Processo de negócios
Evento de fatura de fornecedor
para revisão e aprovação. Se a definição de processo de negócios inclui uma etapa de aprovação, os revisores podem modificar o pagamento antecipado do pedido de compra antes de aprová-lo.

Para visualizar a lista de relatórios e suas descrições já fornecidos pela Workday, acesse o relatório

Relatórios padrão do Workday

e selecione a opção Contas de fornecedor
.

Para pagar faturas de pagamento antecipado aprovadas, os fornecedores devem estar com status ativo.

Liquide as faturas de pagamento antecipado aprovadas. O processo de liquidação cria e liquida os pagamentos faturados. Quando o processo é executado, o Workday atualiza os lançamentos contábeis para cada pagamento.