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Última atualização: 2025-09-19
Considerações para a definição: compensação de fatura

Considerações para a definição: compensação de fatura

Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da compensação de fatura. O tópico explica:
  • Por que essa definição é útil
  • Como essa definição é integrada ao Workday
  • Impactos consequentes e interações entre produtos
  • Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
  • Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Quando você tem clientes externos que também são seus fornecedores, é possível compensar faturas deles e liquidar o saldo como um único valor a pagar ou a receber. Exemplo: uma organização de serviços de alimentação vende bens aos seus clientes e também compra certos bens deles, tornando-os também fornecedores.
Para usar a funcionalidade de compensação, você precisa configurar as regras de compensação de modo a estabelecer relacionamentos entre os clientes, patrocinadores e fornecedores de uma determinada empresa. O Workday permite que você crie critérios de elegibilidade de fatura para determinar quais faturas de cliente e fornecedor podem ser compensadas.
Você pode:
  • Programar as transações de compensação para processamento automático.
  • Imprimir um extrato da transação de compensação que você pode adicionar como anexo ao e-mail de pagamento de fornecedor.
  • Personalizar o layout do extrato da transação de compensação usando o formulário de compensação das Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT) no Workday Studio Report Designer.

Vantagens para a empresa

Quando você adota a funcionalidade de compensação, o Workday permite que você:
  • Elimine a solução alternativa de cálculo das diferenças entre os valores das faturas de fornecedor e de cliente, registre o pagamento nos lançamentos automaticamente e compense as transações apropriadas.
  • Simplifique seu processo de liquidação, eliminando a necessidade de processar faturas de fornecedor e de cliente separadamente, melhorando a eficiência.
  • Reduza seus custos operacionais eliminando várias liquidações bancárias.
  • Melhore sua previsão de caixa financeira porque agora você pode financiar contas relevantes de forma adequada.
  • Melhore o risco de cobrança porque agora é possível compensar contas a receber gerais com as a pagar de uma só vez.

Casos de uso

  • Fornecedores e clientes são a mesma entidade empresarial, mas têm perfis diferentes e um acordo para compensar o valor consolidado de contas a pagar e a receber. Eles podem registrar as faturas e gerar uma transação de compensação no final de cada período que compensa tudo.
  • Fornecedores e clientes são a mesma entidade empresarial com um acordo para compensar as transações. O cliente envia uma fatura para cada venda. O fornecedor contata o cliente para compensar o valor do pedido de compra no final da condição de pagamento. Quando o cliente concorda, o fornecedor faz o pagamento do valor de compensação por transferência bancária.
  • Fornecedores e clientes são pessoas jurídicas diferentes e você pode compensar a transação de acordo com seu contrato.

Perguntas a considerar

Pergunta
Considerações
Você tem contratos ou acordos externos com suas pessoas jurídicas?
Certifique-se de finalizar os acordos de compensação primeiro, pois determinam como você configura suas regras de compensação. Para uma única empresa, você pode configurar regras de compensação para estabelecer relacionamentos entre:
  • Clientes e fornecedores
  • Patrocinadores de concessões e fornecedores
  • Clientes, mais patrocinadores e fornecedores
Precisa compensar faturas específicas quando faturas mais antigas ainda estão em aberto?
Você pode gerenciar as faturas a compensar:
  • Defina a prioridade de compensação de faturas quando configurar regras de elegibilidade de faturas.
  • Selecione faturas e ajustes específicos quando executar o processo de compensação manualmente.
Você pode compensar qualquer fatura de cliente e fornecedor?
Você só pode incluir essas faturas em uma transação de compensação com saldos em aberto, mesmo se só o valor parcial for elegível para compensação.
Você tem faturas vencidas que fazem parte da cobrança?
Mesmo quando uma fatura faz parte de uma transação de compensação, o Workday a inclui na cobrança, desde que a transação tenha um status de rascunho. Para excluir essa fatura da cobrança, primeiro conclua a transação de compensação.
O processo de compensação também inclui faturas que ainda não venceram?
A funcionalidade de compensação usa a data da fatura para determinar se ela é elegível para transação de compensação. Portanto, pode incluir faturas que ainda não venceram.
Assim que a transação de compensação for concluída, o Workday liquida o valor líquido a pagar na data de vencimento dessa fatura de acordo com as condições de pagamento.
Você usa descontos como parte de suas condições de pagamento?
Quando você compensa faturas de fornecedor e cliente, o Workday calcula o desconto do pagamento apenas sobre o saldo restante após a conclusão da transação de compensação.
Você precisa cancelar uma transação de compensação? Qual é o impacto?
Quando você cancela uma transação de compensação, o Workday:
  • Estorna o status do pagamento nas faturas de fornecedor e cliente.
  • Estorna os lançamentos contábeis do valor da transação no mesmo período do livro-razão, desde que o período esteja em aberto. Caso contrário, o Workday estorna os lançamentos contábeis no próximo período em aberto.
  • Libera as faturas de fornecedor e de cliente. Você pode então incluir essas faturas em outra transação de compensação ou uma execução de liquidação.
Quando sua transação de compensação está incluída em um grupo de transações de compensação, você deve cancelar o grupo, e o Workday cancelará todas as transações do grupo.
É possível editar transações de compensação?
Você pode editar transações de compensação, mas não pode alterar as informações do cabeçalho. Você pode, no entanto, adicionar ou remover faturas, alterar seus valores e adicionar anexos.
Quando você edita transações de compensação intercompanhias, não pode alterar valores de fatura nem adicionar faturas. Você pode remover faturas durante a edição.
Você pode compensar faturas em diferentes moedas de transação?
Para compensar, você pode compensar em uma moeda de transação diferente, mas as faturas de fornecedor e de cliente devem estar na mesma moeda.
Para compensação intercompanhias direta quando faturas de fornecedor e faturas de cliente usam moedas diferentes, você deve criar um grupo de transações de compensação que compensar em relação a uma moeda de referência.
Quando a moeda da transação de compensação for diferente daquela na fatura, a diferença entre as duas taxas cambiais cria um lançamento de ganho ou perda de câmbio realizado.
O balanceamento por worktags está habilitado em seu locatário?
Quando você define regras de compensação, o Workday permite especificar as worktags, incluindo o balanceamento por worktags opcional.
O Workday usa a worktag que você especifica para calcular as entradas de balanceamento por interworktags quando compensar as faturas do cliente e do fornecedor.
Você precisa compensar faturas originadas de concessões?
Quando você executa a compensação, o Workday permite que você fature os custos de compensações indiretas e diretas ao patrocinador.
Você usa execuções de liquidação programadas para remessas?
A Workday recomenda que você processe suas transações de compensação antes das execuções de liquidação programadas. Depois de iniciar a execução de compensação, as faturas incluídas não estão disponíveis para liquidação ou pagamento até que a transação de compensação seja concluída.
Você precisa sustar um cheque após a conclusão da liquidação?
Quando você susta um cheque após a conclusão da liquidação, as faturas associadas se tornam elegíveis novamente para compensação.
Você pode enviar extratos da transação de compensação aos seus fornecedores?
O Workday permite imprimir um extrato da transação de compensação no menu de ações relacionadas da transação e você pode adicionar posteriormente como anexo ao e-mail de remessa.
Você só pode incluir os extratos que tenham um tipo de tarefa de impressão
Final
.
Você tem um grande número de clientes que também são seus fornecedores?
O Workday oferece serviços Web para carregar em grande quantidade as regras de compensação em vez de criar manualmente uma por vez.

Recomendações

  • Configure sua política de negócios para incluir uma etapa de revisão. Ela permite que você corrija erros de compensação, adicione ou remova faturas antes que a transação de compensação seja concluída, já que não é possível alterar a transação depois de aprovada.
  • Quando houver erros na transação de compensação, cancele-a e crie uma nova ou crie um ajuste.
  • Use nomes de regras de compensação descritivos e detalhados para identificar a empresa, o cliente e o relacionamento com o fornecedor para o qual você deseja compensar. Isso ajuda a identificar facilmente a regra a ser usada quando criar uma transação de compensação.
  • Quando configurar regras de compensação, selecione a hierarquia de empresas ou vários clientes e fornecedores para incluir faturas de várias pessoas jurídicas na mesma empresa. Para regras de compensação intercompanhias diretas, você pode selecionar uma ou mais empresas, mas não pode selecionar uma hierarquia de empresas.
  • Para determinar quais faturas compensar primeiro, especifique uma prioridade de compensação quando configurar as regras de elegibilidade de faturas.
  • Quando criar regras de elegibilidade de faturas, você pode torná-las mais restritivas especificando o tipo ou datas para excluir certas faturas da compensação, como patrocinador.

Requisitos

  • Habilite a geração de IDs exclusivos para transações de compensação no nível do locatário ou da empresa.
  • Configure pelo menos uma regra de compensação para definir a relação de compensação entre os clientes e fornecedores desejados para uma determinada empresa.
  • Configure regras de elegibilidade de faturas para definir quais faturas de cliente podem fazer parte da transação de compensação.
  • Para anexar um extrato da transação de compensação ao e-mail de remessa do fornecedor, primeiro liquide a fatura compensada e gere um extrato da transação de compensação final.
  • Para habilitar a compensação de faturas intercompanhias diretas, acesse a tarefa
    Manter empresas como clientes ou fornecedores
     e selecione
    Habilitar compensação
     para cada entidade empresarial para a qual você deseja compensar transações intercompanhias diretas.

Limitações

  • A compensação não inclui fornecedores 1099.
  • Você só pode compensar uma empresa por vez.
  • A compensação não inclui cálculos de desconto. O Workday aplica o desconto ao saldo final durante o processo de liquidação.
  • Você não pode selecionar as faturas que fazem parte de uma execução de liquidação. Você pode liquidar o saldo restante nas faturas após aprovar a transação de compensação.
  • O Workday não inclui faturas com atividade pendente, em suspenso ou em litígio.
  • Você não pode alterar transações de compensação uma vez que sejam aprovadas. No entanto, você pode criar um ajuste adicional de fatura de cliente ou fornecedor quando a transação de compensação estiver incorreta.

Definição de locatário

Use a tarefa
Editar definição de locatário - Finanças
 para habilitar o gerador de sequências de IDs de transação de compensação em seu locatário.

Segurança

Domínios
Considerações
Setup: Netting Rule
 na área funcional Common Financial Management.
Permite criar regras de compensação.
Process: Netting Transaction
 nas áreas funcionais Customer Accounts e Supplier Accounts.
Permite criar transações de compensação. O Workday usa regras de compensação e de elegibilidade de faturas para recuperar faturas para compensar. No Workday, todas as transações de compensação ocorrem conforme relacionamentos de compensação.
Você só pode visualizar clientes e fornecedores aos quais tenha acesso.
Subdomínios de
Process: Netting Transaction
 nas áreas funcionais Customer Accounts e Supplier Accounts:
  • Process: Netting Transaction - Add Attachment
  • Process: Netting Transaction - Cancel
  • Process: Netting Transaction - Change
  • Process: Netting Transaction - Direct Intercompany Netting Run
  • Process: Netting Transaction - Reporting
  • Process: Netting Transaction - View
Permite que você garanta o acesso a uma funcionalidade de compensação específica, dando mais controle sobre as atividades dos usuários.

Processos de negócios

Configure estes processos de negócios nas áreas funcionais Customer Accounts e Supplier Accounts:
  • Evento de transação de compensação
     para revisar, editar e aprovar transações de compensação.
  • Evento de grupo de transações de compensação intercompanhias diretas
     para revisar, editar e aprovar grupos de transações de compensação intercompanhias diretas. Para aprovar, você precisa de uma função na empresa que iniciou a transação.

Geração de relatórios

  • Use o relatório
    Localizar transações de compensação
     para visualizar:
    • Transações de compensação concluídas em um determinado período.
    • Regra de compensação usada para cada transação.
    • Número de faturas de fornecedor e cliente compensadas.
    Você pode detalhar todos os parâmetros para acessar os dados.
  • Use o relatório
    Localizar grupos de transações de compensação intercompanhias diretas
     para visualizar grupos de transações de compensação intercompanhias diretas por:
    • Empresa que iniciou a transação
    • Regra de compensação intercompanhias.
    • Moeda de referência
  • O Workday oferece estas fontes de dados de relatório para a criar relatórios personalizados:
    • Execuções de compensação intercompanhias diretas
    • Grupo de transações de compensação intercompanhias diretas
    • Aplicação de compensação de fatura de cliente
    • Netting Rules
    • Atividade de aplicação de compensação de fatura de fornecedor
    • Transações de compensação
    • Netting Transaction for Netting Transaction Printing Run
O Workday também inclui a atividade de compensação e de compensação intercompanhias direta nestes relatórios de cliente e fornecedor existentes:
  • Detalhes e resumo da atividade do cliente
  • Detalhes e resumo do saldo de cliente
  • Itens em aberto do cliente
  • Demonstrativos de cliente
  • Relatório personalizado de cartas de solicitação de pagamento
  • Aging da fatura - Visualização composta
  • Aging de contas a pagar
  • Detalhes do aging de contas a pagar
  • Resumo de exceções de conciliação de saldos de fornecedor e contas a pagar
  • Detalhes e resumo do aging de contas a receber
  • Conciliação de saldos de retenções de contas a pagar e contas de fornecedor
  • Demonstrativos do patrocinador
  • Detalhes e resumo da atividade do fornecedor
  • Visualizar faturas de cliente
  • Visualizar demonstrativos de cliente

Integrações

Serviço Web
Considerações
  • Get Invoice Eligibility Rules for Netting Transaction
  • Put Invoice Eligibility Rule for Netting Transaction
Use para criar, atualizar ou recuperar regras de elegibilidade de faturas para transações de compensação.
  • Get Netting Rules
  • Put Netting Rule
Use para criar novas regras de compensação, atualizar ou excluir regras existentes, bem como recuperar regras.
  • Cancel Netting Transaction
  • Get Netting Transactions
  • Submit Netting Transaction
Use para cancelar, recuperar ou carregar em massa transações de compensação no Workday.
Quando você envia o serviço Web, criamos uma transação de compensação em andamento.
Os modelos de integração
SAF-T Core
 e
SAF-T Norway
 têm suporte para compensação de faturas e contas para compensação em atraso.

Relações e interações

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Outros impactos

  • O grupo de atividades de fechamento do período de transações de compensação permite categorizar transações operacionais e atividades contábeis. Você pode fechar o grupo independentemente dos grupos de compras ou de contas de cliente.
  • Quando a moeda da transação de compensação for diferente daquela na fatura, a diferença entre as duas taxas cambiais cria um lançamento de ganho ou perda de câmbio realizado.