Conceito: faturas de fornecedor

Use a

Plataforma de faturas de fornecedor

para criar faturas que registrem eventos de compra e criem passivos. As faturas de fornecedor usam os valores por padrão ou dados inseridos por você a partir de um pedido de compra, recebimento, planilha de horas, registro de tarefas, contrato de fornecedor ou fatura de cliente. As faturas refletem o recebimento de bens ou serviços de confirmação fornecidos, a menos que você pague por eles antecipadamente. Faturas de fornecedor pré-pagas permitem amortizar despesas em períodos contábeis que ocorrem antes dos períodos em que você recebe os bens ou os serviços na fatura.

Você também pode criar uma fatura de fornecedor:

Manualmente.
Copiando uma fatura de fornecedor existente.

Gerencie as faturas de fornecedor após enviá-las para aprovação:

Opção	Descrição
Cancelar	Cancele todas as faturas não pagas e ajustes de fatura.
Alterar	Altere uma fatura ou ajuste após o envio, mas antes do pagamento. Para desabilitar alterações em faturas de fornecedor ou ajustes relacionados a um período contábil fechado do livro-razão, marque a caixa de seleção Não permitir alteração em transações operacionais em períodos fechados na tarefa Editar detalhes contábeis da empresa . Você pode alterar campos específicos em faturas de fornecedor aprovadas não pagas sem acionar o processo de reaprovação usando estas tarefas que estão protegidas para o domínio Process: Supplier Invoice - Mass Action : Alterar fatura aprovada Alteração em massa de faturas de fornecedor aprovadas A tarefa Alteração em massa de faturas de fornecedor aprovadas permite que você altere estes campos: Data de vencimento Substituição da data de vencimento Forma de pagamento por padrão Forma de pagamento substituta Tipo de referência Código de controle Código de roteamento bancário Em suspenso Documento recebido do fornecedor Número da fatura de fornecedor Número do pedido de compra externo Fatura obrigatória Link do documento Nota
Corrigir	Os administradores financeiros podem corrigir a fatura de fornecedor após seu envio. Você pode usar a tarefa Correct Supplier Invoice para alterar detalhes, como o tipo de amortização antecipada em faturas. Para desabilitar correções em faturas de fornecedor ou ajustes de fatura relacionados a um período contábil fechado do livro-razão, marque a caixa de seleção Não permitir alteração em transações operacionais em períodos fechados na tarefa Editar detalhes contábeis da empresa .
Revisar	Encaminhe a fatura de fornecedor para revisão adicionando uma etapa de revisão ao processo de negócios Evento de fatura de fornecedor . Permita alterações na fatura de fornecedor durante a etapa de aprovação.
Aprovar	Encaminhe a fatura de fornecedor para aprovação adicionando uma etapa de aprovação ao processo de negócios Evento de fatura de fornecedor . Você pode aprovar ou devolver faturas sem fazer alterações nelas.
Retificar	A retificação é disponibilizada quando você devolve as faturas de fornecedor por meio da revisão ou da aprovação.
Suspenso	Torne a fatura indisponível para pagamento.
Anular	Restaure todos os dados do Workday ao estado em que estavam antes de você criar a fatura. "Anular" é um processo interno que você não pode definir. No entanto, você pode visualizá-lo na guia "Histórico do processo" da fatura quando o processo de negócios "Evento de fatura de fornecedor" é reiniciado após a alteração de uma fatura que já estava em andamento.

Você pode criar um ajuste de fatura para alterar o passivo. Normalmente, você reduz o passivo, que é um ajuste de nota de crédito. Frequentemente, os fornecedores emitem notas de crédito para devoluções, mercadoria danificada e ajustes de preço. Você também pode ajustar uma fatura para aumentar o passivo, criando um ajuste de nota de débito.

Quando você cria um ajuste de fatura de fornecedor a partir de uma devolução a um fornecedor, o Workday:

Cria alocações de volta ao documento de aquisição original.
Atualiza os saldos da quantidade a faturar e receber no pedido de compra ou contrato.

Para pagar uma fatura ou um pagamento ad hoc, use a infraestrutura de liquidações do Workday.

Se você não tiver uma fatura de fornecedor, crie um pagamento ad hoc.

Antes de iniciar o processo de pagamento, você pode controlar quais pagamentos fazer:

Tarefa ou opção	Descrição ou pré-requisito
Suspensão de pagamento	Torne uma fatura ou ajuste de fornecedor indisponível para pagamento. Disponível como uma ação relacionada de uma fatura.
Permitir pagamento	Remova a suspensão para permitir o pagamento de faturas suspensas anteriormente. Disponível como uma ação relacionada de uma fatura.
Criar pagamento ad hoc	Crie um item de pagamento para o seu fornecedor se você não tiver uma fatura.

Para garantir que você possa faturar o que pede ou recebe, o Workday oferece suporte à correspondência de fornecedores. Você pode configurar regras de condição de correspondência para permitir a correspondência tridirecional ou bidirecional. Você também pode configurar motivos de exceção de correspondência, exceções de correspondência de roteamento e substituições de correspondência para aprovação.

Visualize pagamentos do 1099 MISC antes de imprimir formulários usando o relatório

MISC 1099 Report

e expandindo detalhes na coluna

Valor total

. Primeira definição:

Categorias do 1099 MISC.
Fornecedores como Fornecedor 1099 MISC.

Empresas com 250 ou mais fornecedores 1099 devem ser registradas eletronicamente no IRS. A tarefa

Generate 1099 MISC Electronic Filing

cria um arquivo eletrônico para carregar os relatórios do IRS no site do IRS. Você pode enviar formulários para várias empresas usando um único transmissor.

Para visualizar os dados dos formulários IRS 1096 antes de imprimi-los, crie uma tarefa de impressão 1099 MISC.

Você pode criar faturas de fornecedor negativas e de custo zero a partir de pedidos de compra e recebimentos. No entanto, você não pode criar ajustes de fatura de fornecedor negativos ou de custo zero.

Considere que faturas negativas não oferecem suporte para:

Retenção, mas você pode ajustar manualmente a retenção na fatura original do fornecedor.
Contabilização de faturas que incluem itens de estoque.

Você também pode gerar faturas de fornecedor negativas ou enviar parcelas negativas quando criar programações e gerar parcelas a partir de um contrato de fornecedor.

Para evitar que seus usuários criem faturas de fornecedor negativas ou de custo zero, você pode adicionar uma validação personalizada à tarefa

Criar fatura de fornecedor

.

Com as transações do Workday, a transação operacional é separada da contabilidade. Você pode executar uma transação operacional mesmo se as contas definidas estiverem erradas ou se o Workday não conseguir encontrar um período em aberto. Este processo é transparente para o usuário operacional.

Portanto, mesmo que você insira uma fatura de fornecedor em um período fechado, o Workday procura um período em aberto para inserir a transação. O Workday ainda pode processar a fatura e fazer o pagamento.

Se o Workday não conseguir localizar um período em aberto, será gerado um erro de contabilidade de transação. Um contador pode corrigir esses erros abrindo um período e usando a tarefa

Corrigir lançamentos operacionais com erros

para reprocessar a contabilidade no período que foi aberto.