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Administrator Guide
Última atualização: 2024-11-01
Configurar a ingestão de dados de e-mail para contas de fornecedor

Configurar a ingestão de dados de e-mail para contas de fornecedor

Configure o processo de negócios
Evento de fatura de fornecedor
 e a política de segurança na área funcional Supplier Accounts.
Você pode usar a ingestão de dados de e-mail para permitir que um locatário do Workday receba e-mails de contas de fornecedor em domínios específicos. Quando você habilita a ingestão de dados de e-mail, o Workday escaneia automaticamente os e-mails de faturas usando o OCR (Optical Character Recognition). Exemplo: quando um fornecedor autorizado envia uma fatura por e-mail, o Workday processa automaticamente o conteúdo desse e-mail em uma solicitação de fatura de fornecedor.
  1. Na guia
    Available Services
    , na categoria
    Cross Application Services
    , selecione o serviço
    Ingestão de dados de e-mail
     para habilitá-lo.
    Pode ser necessário executar etapas adicionais para habilitar essa funcionalidade, dependendo do contrato de serviço de assinatura da sua organização. Para obter mais informações, consulte este artigo do Community .
  2. Acesse a tarefa
    Editar definição de locatário - Aprendizado de máquina
     .
    Selecione a região em que o Workday hospeda os dados usados para aprimorar e personalizar o aprendizado de máquina e as funcionalidades de análise.
    Segurança: domínio
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     na área funcional System.
  3. Acesse a tarefa
    Create Security Group
    .
    Crie um grupo de segurança com base em segmentos e selecione os fornecedores, os grupos de fornecedores ou as categorias de fornecedor que você quer incluir no segmento. Os valores incluídos podem cruzar vários segmentos ou ser mutuamente exclusivos. A Workday recomenda que você construa do segmento menos restritivo para o mais restritivo.
    Segurança: domínio
    Security Configuration
     na área funcional System.
  4. Acesse o relatório
    Políticas de segurança de domínio para área funcional
    .
    Na área funcional System, selecione o domínio
    Set Up: Inbound Email
     e clique em
    Edit Permissions
     para conceder ao seu grupo de segurança segmentado acesso ao domínio.
    Segurança: domínio
    Security Configuration
     ou
    Security Activation
     na área funcional System.
  5. Acesse a tarefa
    Editar definição de locatário - Sistema
    .
    Na seção
    Definição de sistema
     , selecione
    Permitir anexos em e-mails
     para garantir que a ingestão de dados de e-mail possa receber anexos no seu locatário.
    Segurança: domínio
    Set Up: Tenant Setup - System
     na área funcional System.
  6. Acesse a tarefa
    Criar domínio de recebimento para ingestão de dados de e-mail
    .
    Crie um domínio de recebimento para ingestão de dados de e-mail e configure-o na configuração do seu provedor DNS.
    Opção Descrição
    Subdomínio
    Insira o nome do subdomínio para o domínio da ingestão de dados de e-mail. Exemplo: faturas
    Domínio
    Insira o nome do domínio a ser usado para a ingestão de dados de e-mail. Exemplo: GMS.com
    Exemplo: se o seu subdomínio for Invoices, e seu domínio for GMS.com, o domínio de recebimento da ingestão de dados de e-mail será Invoices.GMS.com.
    Segurança: domínio
    Set Up: Inbound Email
     na área funcional System.
  7. Copie os valores de nomes canônicos (CNAMEs) e servidor de mensagens (MX) no host DNS.
  8. Acesse a tarefa
    Verificar domínio de recebimento para ingestão de dados de e-mail
    .
    1. Selecione seu domínio de recebimento na lista de opções
      Domínio de recebimento
      .
    2. Clique em
      Atualizar
       para garantir que os valores na coluna
      Verificado
       da grade
      Registros DNS
       sejam alterados para
      Sim
      .
    Segurança: domínio
    Set Up: Inbound Email
     na área funcional System.
  9. Acesse a tarefa
    Definir configurações de ingestão de dados de e-mail
    .
    Opção Descrição
    Tipo de notificação
    Selecione o tipo de notificação Fatura de fornecedor para vincular o domínio de recebimento.
    Domínio de recebimento
    Selecione o domínio de recebimento a ser usado com o tipo de notificação selecionado.
    Remetentes permitidos
    (Opcional) Adicione uma linha para cada endereço de e-mail do qual você quer que o domínio de recebimento aceite e-mails de entrada.
    Segurança: domínio
    Set Up: Inbound Email
     na área funcional System.
  10. Configure a guia
    Ingestão de dados de e-mail
     na área de trabalho.
O Workday processa e-mails para os tipos de notificação que você configura no seu locatário do Workday. O Workday encaminha todos os anexos de e-mail para o OCR para escaneamento e criação de faturas.
Quando um fornecedor autorizado envia uma fatura por e-mail, o Workday processa automaticamente o conteúdo desse e-mail como uma solicitação de fatura de fornecedor.
Depois que os e-mails começam a ser entregues pelo seu domínio, você pode acessar o relatório
Ingestões de dados de e-mail recebidos por intervalo de datas
 para rastrear o seguinte:
  • Status de eventos do sistema iniciados por e-mails de entrada.
  • Tipo de solicitações recebidas pelo domínio.
  • Problemas que podem causar falha no processo.
Se você recusa o Email Ingestion Innovation Service, também deve:
  • Executar a tarefa
    Excluir configurações de ingestão de dados de e-mail
    .
  • Executar a tarefa
    Excluir domínio de recebimento de ingestão de dados de e-mail
    .
  • Trabalhar com seu administrador de TI para remover as informações adicionadas à ingestão de dados de e-mail com base na sua configuração de DNS.