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Administrator Guide
Última atualização: 2025-09-19
Etapas: definir OCR para faturas de fornecedor

Etapas: definir OCR para faturas de fornecedor

Pode ser necessário executar etapas adicionais para habilitar essa funcionalidade com base no contrato de serviço de assinatura da sua organização. Para determinar o contrato de serviço da sua assinatura:
  1. Selecione o avatar do seu perfil no Workday Community.
  2. Selecione
    Perfil
    .
  3. Na página do seu perfil, selecione o nome da sua organização, que está abaixo do seu nome e ao lado do título do seu cargo.
  4. Visualize o valor do seu
    contrato de serviço de assinatura
     .
    Se o valor for:
    • UMSA
       e
      ISA
      , você pode ignorar a etapa
      Habilitar funcionalidades do Innovation Services e contribuições de dados de aprendizado de máquina
       .
      Para iniciar o treinamento do modelo OCR para locatários do Workday, você precisa escanear pelo menos uma fatura usando a guia
      Carregar e escanear
       na
      área de trabalho de fatura de fornecedor
       ou a
      ingestão de dados de e-mail
      .
    • MSA
      , você deve habilitar essa funcionalidade por meio do Innovation Services usando a etapa
      Habilitar funcionalidades do Innovation Services e contribuições de dados de aprendizado de máquina
       .
  • Configure estes domínios de segurança na área funcional Supplier Accounts:
    • Manage: Supplier Invoice Work Queue
    • Process: Supplier Invoice Work Queue
    • Reports: OCR Supplier Invoice
    • Set Up: Supplier Invoice Work Queue
    • Process: Supplier Invoice - Core
       (com acesso irrestrito ao grupo de segurança para dar aos trabalhadores a capacidade de editar o campo
      Empresa
       na fatura do fornecedor quando o OCR deixa o valor em branco)
  • Configure as extensões de arquivo que deseja usar em seu locatário. O Workday oferece suporte a estas extensões de arquivo:
    • PDF
    • JPG
    • JPEG
    • TIF
    • TIFF
    • GIF
    • PNG
    • BMP
    • WEBP
Você pode configurar o OCR (Optical Character Recognition) para permitir que o Workday escaneie e crie faturas de fornecedor diretamente das imagens carregadas. Defina regras para classificar e priorizar o processamento de documentos e especificar as atribuições de fatura para os trabalhadores. O escaneamento OCR acelera o processamento da fatura de fornecedor e reduz o esforço manual.
  1. Pode ser necessário executar etapas adicionais para habilitar essa funcionalidade, dependendo do contrato de serviço de assinatura da sua organização. Para obter mais informações, consulte este artigo do Community .
    1. Na guia
      Innovation Service Opt-In
      , marque a caixa de seleção do serviço
      Financial Management Machine Learning GA Features
      .
    2. Na guia
      Data Select Opt-In
      , marque a caixa de seleção
      Supplier Invoice Data
      .
      • Se disponível, marque a caixa de seleção
        Opt in to Additional Data
         .
        Aceitar categorias de dados adicionais permite que o Workday determine o desempenho do modelo de aprendizado de máquina e pode ser usado no futuro para melhorar sua capacidade de identificar e fazer a correspondência de linhas de fatura com linhas de pedido de compra.
    3. Na guia
      Feature Availability Status
      , verifique se o status da funcionalidade Supplier Invoice Data está definido como
      Em andamento
      . Pode demorar até duas semanas para que as recomendações de worktag de fatura de fornecedor sejam exibidas no seu locatário. O Workday então exibirá o status
      Disponível
      .
  2. Acesse a tarefa
    Editar definição de locatário - Aprendizado de máquina
     .
    Selecione a região em que o Workday hospeda os dados usados para aprimorar e personalizar o aprendizado de máquina e as funcionalidades de análise.
    Segurança: domínio
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     na área funcional System.
  3. Acesse a tarefa
    Maintain Machine Learning Prompt Recommendations
     .
    1. Na página de início, selecione a área de produto
      Contas a pagar
       .
    2. Na grade
      Faturas de fornecedor
       , marque a caixa de seleção
      Habilitar recomendações de aprendizado de máquina
       para os tipos de worktag ou atributo fiscal para os quais você quer receber recomendações.
    Segurança: domínio
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     na área funcional System.
  4. (Opcional) Acesse a tarefa
    Editar definição de locatário - Finanças
    .
    Selecione uma destas opções na seção
    Opções de contas de fornecedor
    :
    Opção Descrição
    Ocultar validações personalizadas na fila de trabalho
    Algumas validações personalizadas podem entrar em conflito com o relatório
    Área de trabalho de fatura de fornecedor
    . Selecione para desativar essas validações personalizadas.
  5. (Opcional) Acesse a tarefa
    Editar opções de locatário para OCR de contas de fornecedor
     .
    Durante a execução da tarefa, considere estas opções:
    Opção Descrição
    Criar ajustes de fatura de fornecedor - OCR
    Selecione essa opção para criar um ajuste de fatura de fornecedor quando o
    Valor total
     na fatura de fornecedor é negativo.
    Não aplicar ID de sequência quando o campo Empresa está vazio
    Se você configurar uma ID de sequência exclusiva para uma empresa e o OCR detectar que a empresa está vazia, o Workday não aplicará uma ID de sequência.
    Desabilitar correspondência de fornecedor - OCR
    Selecione para ignorar as recomendações de aprendizado de máquina para os fornecedores.
    Ocultar validações personalizadas de faturas de fornecedor na fila de trabalho - OCR
    Algumas validações personalizadas do OCR podem entrar em conflito com o relatório
    Área de trabalho de fatura de fornecedor
    . Selecione para desativar essas validações personalizadas do OCR.
    Desabilitar condições de pagamento para faturas de fornecedor - OCR
    Selecione para ignorar as condições de pagamento encontradas pelo OCR e, em seguida, o Workday preencher as condições de pagamento do fornecedor. Se o OCR não localizar um fornecedor, as condições de pagamento serão preenchidas a partir da fatura escaneada.
    Comportamento para datas em branco em fatura de fornecedor - OCR
    Se o OCR não reconhecer a data, você deve selecionar
    Data atual
     ou
    Data de recebimento
    . Se deixar em branco, o Workday usará a
    Data atual
    .
    Desabilitar data de vencimento para fatura de fornecedor - OCR
    Selecione para ignorar a
    Data de vencimento
     do OCR e use a data de vencimento das configurações de condições de pagamento. Quando esta caixa de seleção está desmarcada, o Workday preenche o campo
    Substituição da data de vencimento
    .
    Desabilitar moeda para fatura de fornecedor - OCR
    Selecione para ignorar a moeda do OCR e use a moeda por padrão do fornecedor.
    Opção de frete
    Selecione onde adicionar os custos de frete na sua fatura de fornecedor do Workday:
    • Como documento de fatura
      , mantendo o frete no cabeçalho ou como uma linha. O Workday usa essa configuração quando você deixa a lista de opções em branco.
    • No cabeçalho da fatura
      , mesmo quando o frete está em uma linha na fatura escaneada.
    • Na linha da fatura
      , mesmo quando o frete está no cabeçalho de sua fatura escaneada.
    Quando a fatura escaneada contém vários valores de frete e você configura as opções
    No cabeçalho da fatura
     ou
    Na linha da fatura
    , o Workday consolida todos os fretes da fatura escaneada em um valor no cabeçalho ou em uma única linha, respectivamente, na fatura do Workday.
    Quando você configura a lista de opções
    Desabilitar escaneamento OCR no nível da linha
     como:
    • Todas as faturas
       ou
      Com pedido de compra
       e sua fatura estiver relacionada a um pedido de compra, o Workday não criará linhas de frete na sua fatura do Workday.
    • Sem pedido de compra
       e sua
      Opção de frete
       é
      Como documento de fatura
       ou
      Na linha da fatura
       e seu frete resulta em uma linha de frete, o Workday cria uma linha de frete separada na fatura do Workday.
    Categoria de despesa por padrão para opções de frete
    Selecione para incluir uma categoria de despesa para as linhas de frete quando você selecionar na lista Opção de frete:
    • Como documento de fatura
       e sua fatura escaneada inclui frete como uma linha.
    • Na linha da fatura
       e o Workday inclui o frete sempre como uma linha na sua fatura.
    Quando sua fatura escaneada não corresponde a um pedido de compra, o Workday usa sua seleção para adicionar uma categoria de despesa às linhas de frete.
    Desabilitar correspondência de pedidos de compra de aprendizado de máquina
    Selecione para ignorar as recomendações de aprendizado de máquina para pedidos de compra. Quando você seleciona esta opção, o Workday ainda usa a lógica do aplicativo para fazer a correspondência dos pedidos de compra.
    Desabilitar escaneamento OCR no nível da linha
    • Vazio
      : deixe a lista de opções em branco para usar os detalhes no nível da linha de OCR. O Workday usa os valores do OCR para tentar vincular as linhas de pedido de compra às linhas de fatura de fornecedor. Se as linhas do pedido de compra não estão relacionadas a nenhuma linha da fatura, o Workday sugere que você execute a tarefa
      Substituição de pedido de compra
      .
    • Todas as faturas
      : selecione para ignorar os detalhes no nível da linha de OCR para todas as faturas.
      Se a fatura de fornecedor escaneada está relacionada a um pedido de compra, o Workday preenche as informações da linha a partir das linhas não faturadas do pedido de compra.
      Se a fatura de fornecedor escaneada não está relacionada a um pedido de compra, o Workday preenche uma única linha da fatura de fornecedor para o
      Total da fatura
      .
    • Sem pedido de compra
      : selecione para ignorar detalhes no nível de linha de OCR somente quando sua fatura escaneada não está relacionada a um pedido de compra.
      Se a sua fatura escaneada não está relacionada a um pedido de compra, o Workday preenche uma única linha da fatura de fornecedor para o
      Total da fatura
      .
      Se a fatura escaneada está relacionada a um pedido de compra, o Workday usa os detalhes no nível de linha de OCR para preencher as linhas.
    • Com pedido de compra
      : selecione para ignorar detalhes no nível de linha de OCR somente quando relacionado a um pedido de compra.
      Se a fatura escaneada está relacionada a um pedido de compra, o Workday preenche as informações no nível de linha com base nas linhas não faturadas do pedido de compra.
      Se não estiver relacionado a um pedido de compra, o Workday usará os detalhes no nível de linha de OCR para preencher as linhas.
    Segurança: domínios
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     e
    Set Up: Tenant Setup - Financials
    .
  6. Acesse a tarefa
    Manter regras de atribuição de fatura de fornecedor
    .
    Defina o roteamento com base na regra para enviar faturas de fornecedor a titulares específicos.
    Segurança: domínio
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     na área funcional Supplier Accounts.
  7. Acesse a tarefa
    Manter etiquetas da fila de trabalho de fatura de fornecedor
    .
    Crie as etiquetas da fila de trabalho para classificar e priorizar as faturas de fornecedor obtidas por escaneamento OCR.
    Segurança: domínio
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     na área funcional Supplier Accounts.
  8. Acesse a tarefa
    Manter regras de atribuição de etiqueta da fila de trabalho de fatura de fornecedor
    .
    Defina a prioridade da regra de atribuição com base nas condições de pagamento, fornecedores, moeda e muito mais para suas etiquetas de fila de trabalho.
    Segurança: domínio
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     na área funcional Supplier Accounts.
  9. Defina validações personalizadas para o tipo de transação
    Fatura de fornecedor - OCR
    .
  10. Acesse a tarefa
    Configurar perfil
    .
    Selecione a opção
    Área de trabalho de fatura de fornecedor
    . Em seguida, selecione e reordene as guias que você quer usar no relatório
    Área de trabalho de fatura de fornecedor
    .
    Segurança: domínio
    Set Up: System
    .
  11. Carregue um arquivo para capturar, encaminhar e coletar informações da fatura de fornecedor a serem enviadas no Workday.
Para visualizar os resultados do escaneamento OCR, use o relatório
Detalhes de escaneamento OCR de fatura de fornecedor
.
Para revisar a lista de campos de dados extraídos do locatário, clique em
View Data Collected
 na tarefa
Maintain Innovation Services Data Selection Opt-In
.