Escanear e enviar faturas de fornecedor
- Defina o OCR (Optical Character Recognition) para faturas de fornecedor.
- Configure estes domínios de segurança:
- Process: Supplier Invoice Work Queue, para acessar as guias: Visão geral, Carregar e escanear, Minha fila de trabalho, Pendente de aprovação.
- Manage: Supplier Invoice Work Queue, para acessar as guias: Visão geral do gestor e Durações do ciclo de fatura de fornecedor.
Você pode usar o OCR em seu aplicativo de desktop para capturar, encaminhar e coletar informações de fatura de fornecedor para enviar no Workday. O OCR oferece suporte a anexos de arquivo com até 15 páginas.
Quando você carrega uma fatura de fornecedor para o escaneamento OCR, o Workday cria uma fatura de rascunho e anexa o arquivo original. Você pode então editar ou enviar a fatura do fornecedor para aprovação.
- Acesse o relatórioÁrea de trabalho de fatura de fornecedor.
- Na guiaVisão geral, as seçõesTotaisePrioridadeexibem informações com base nos critérios de pesquisa do usuário conectado usados nas guiasMinha fila de trabalhoePendente de aprovação.
- Na guiaCarregar e escanear, considere:
Opção Descrição Critérios de pesquisaExpanda a seção e clique emPesquisarpara localizar faturas específicas.Marque a caixa de seleçãoIncluir faturas sem autorpara incluir faturas de integrações.Carregar faturas de fornecedor para OCRQuando o campoEmpresaestá vazio, o algoritmo do Aprendizado de máquina insere uma empresa.Quando o campoAtribuiçãoestá vazio, usamos as Regras de atribuição de fatura de fornecedor para atribuir a fatura.Para melhor desempenho, sugerimos carregar menos de 50 arquivos anexados de uma só vez.Cancelamento em massaClique para cancelar o envio de sua fatura. Para habilitar o botão, configure o domínio de segurançaProcess: Supplier Invoice - Cancel.Repetir em massaQuando os escaneamentos estão com o statusErroouCancelado, você pode clicar neste botão para enviar os arquivos anexos para o escaneamento OCR novamente.Criar fatura de fornecedorQuando os escaneamentos estão com o statusErroouCancelado, você pode clicar neste botão para criar uma fatura de fornecedor manualmente.Quando você preenche o campo do pedido de compra, as linhas da fatura de fornecedor são preenchidas a partir das linhas não faturadas do pedido de compra. - A guiaMinha fila de trabalhoexibe faturas em rascunho. Você pode visualizar faturas atribuídas a você ou selecionar diferentes parâmetros de pesquisa para preencher sua fila de trabalho. O Workday salva os parâmetros usados por último.Conforme você trabalha em sua fila de trabalho, considere:
Opção Descrição EditarClique para acessar a tarefaEditar fatura de fornecedorpara concluir e enviar a fatura.Substituir pedido de compraQuando o OCR não encontra as linhas relacionadas de pedido de compra, você pode acessar a tarefa e gerar novamente a fatura e, em seguida, vincular as linhas de pedido de compra.Substituir contratoQuando o OCR não encontra um contrato de fornecedor relacionado, você pode acessar a tarefa e gerar a fatura novamente e, em seguida, vincular as linhas do contrato de fornecedor.Detalhes de escaneamento OCRExibe os detalhes do escaneamento.Segurança:Reports: OCR Supplier InvoiceExceções de faturaVocê pode expandir os detalhes para visualizar a gradeErros e avisos, que exibe as exceções de validações personalizadas de faturas de fornecedor.Exceções de OCRVocê pode expandir os detalhes para visualizar a gradeErros e avisos, que exibe as exceções de validações personalizadas de faturas de fornecedor escaneadas por OCR.Etiquetas da fila de trabalhoO Workday organiza as faturas por data. No entanto, uma fatura com uma etiqueta da fila de trabalhoMover para o topo da fila de trabalhoé exibida na parte superior da grade.Para atualizar as etiquetas da fila de trabalho nas faturas, clique emEdição em massa de etiquetas da fila de trabalho.Reatribuição em massaVocê pode reatribuir faturas a um trabalhador diferente.Edição em massa de etiquetas da fila de trabalhoClique para substituir suas etiquetas da fila de trabalho existentes nas faturas.Cancelamento em massaClique para cancelar as faturas de fornecedor.Para usar a tarefa, habilite o domínio de segurançaProcess: Supplier Invoice - Cancel.Conversão em massaVocê pode converter faturas de fornecedor em ajustes de fatura e ajustes de fatura em faturas de fornecedor. Quando você:- Você converte documentos, o Workday cancela o documento de origem e cria um novo.
- Você usa a opçãoConversão em massa, somente faturas de fornecedor ou ajustes de fatura de fornecedor podem ser selecionadas para a conversão em um único lote.
Para usar a tarefa, habilite o domínioProcess: Supplier Invoice - Core. - Na guiaPendente de aprovação, você pode visualizar faturas de fornecedorEm andamentocom base em seus parâmetros configurados.
- Na guiaDurações do ciclo de fatura de fornecedor, você pode rastrear os dias de rotatividade das faturas de fornecedor.