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Última atualização: 2025-01-10
Etapas: criar mandatos de débito automático para pagamentos de cliente por débito automático

Etapas: criar mandatos de débito automático para pagamentos de cliente por débito automático

As ordens de débito automático permitem que você solicite a aprovação de clientes para cobrar pagamentos de débito. Com as ordens de débito automático, um favorecido pode receber pagamentos recorrentes e únicos de clientes que fornecem uma ordem assinada ao favorecido.
Com o Workday, você pode criar e armazenar mandatos de débito automático e, em seguida, associá-los a faturas de cliente. Você também pode enviar pré-notificações para informar os clientes sobre acordos futuros.
  1. Acesse a tarefa
    Criar mandato de débito automático
    .
    • Preencha todos os campos da seção
      Informações do credor
       . Selecione o tipo de pagamento para o mandato. Os detalhes bancários que você configurou no perfil do cliente são exibidos na seção
      Informações do devedor
       .
    • Quando você seleciona a forma de pagamento
      Recorrente
       , a
      Sequência
       é definida automaticamente como
      Primeira
       . Depois que o pagamento é gerado, a sequência é alterada automaticamente para Recorrente. Quando o seu próximo pagamento é o último débito automático do mandato, você pode alterar a
      sequência
       para
      Final
      . O Workday desativa automaticamente o mandato assim que o último pagamento é concluído.
    • (Opcional) Marque a caixa de seleção
      Pré-notificação obrigatória
      . O Workday então exibe o campo
      Mínimo de dias para pré-notificação
      . Para que as faturas associadas ao mandato fiquem disponíveis para liquidação, você deverá notificá-las previamente no mínimo pelo número de dias especificado.
    • O Workday cria o mandato com o
      status
      Rascunho
       . Para alterar para
      Ativo
      , é obrigatório informar o valor IBAN no perfil do cliente.
    Segurança: domínio
    Process: Direct Debit Mandate
     na área funcional Customer Accounts.
  2. Selecione
    Mandato de débito automático
    Imprimir mandato de débito automático
     no menu de ações relacionadas do mandato de débito automático.
    Envie o rascunho do mandato de débito automático ao cliente para preenchimento das informações do devedor, informações de pagamento e assinatura. O Workday não inclui as informações do devedor no arquivo impresso.
    Segurança: domínio
    Reports: Direct Debit Mandate
     na área funcional Customer Accounts.
  3. (Opcional) Acesse a tarefa
    Imprimir pré-notificações de mandato de débito automático
    .
    O Workday gera arquivos PDF que você pode enviar aos seus clientes.
    Segurança: domínio
    Reports: Direct Debit Mandate
     na área funcional Customer Accounts.
  4. Acesse o grupo de perfil
    Visão geral
     do cliente.
    1. Para exibir o número de referência do mandato de débito automático em faturas de cliente, marque a caixa de seleção
      Mandato obrigatório
       no relatório
      Detalhes do pagamento
      .
    2. Adicione ao relatório
      Sistema bancário
       detalhes da conta bancária de liquidação com base no rascunho do mandato de débito automático preenchido. Marque a caixa de seleção
      Requer validação de conta
       quando você tem mandatos.
  5. Acesse a tarefa
    Editar mandato de débito automático
    .
    Depois de receber o mandato assinado do cliente, verifique se todos os campos estão preenchidos e altere o
    Status do mandato
     para
    Ativo
    . Você não pode editar nenhum campo com este status.
    Depois que um mandato é associado a faturas aprovadas ou em andamento, ou a faturas não pagas ou parcialmente pagas, você não pode alterar o status.
    (Opcional) Carregue uma cópia do mandato de débito automático preenchido na guia
    Anexos
    .
    Segurança: domínio
    Process: Direct Debit Mandate
     na área funcional Customer Accounts.
  6. Quando a
    Forma de pagamento
     selecionada na fatura corresponde à forma de pagamento no mandato de débito automático, o Workday preenche estes campos:
    • Mandato de débito automático
    • Data da pré-notificação
    Para enviar as faturas de cliente eletronicamente ao banco, configure o conector de fatura eletrônica para a sua região. Consulte Etapas: definir conector de fatura eletrônica
Depois que você cria o mandato de débito automático e as faturas relacionadas, o Workday inicia o processo de negócios
Evento de fatura de cliente
 para revisão e aprovação. O Workday processa a contabilidade após a conclusão do processo de negócios e usa a regra de lançamento em conta Contas a receber para registrar os pagamentos vencidos do cliente.
  • Você pode criar uma execução de liquidação para liquidar as faturas de cliente.
    • O Workday agrupa todas as faturas e ajustes de cliente elegíveis para a mesma empresa, favorecido e com o mesmo mandato de débito automático em um único pagamento. Consulte Criar execuções manuais de liquidação. Você também pode selecionar
      Pagar por débito automático
       no menu de ações relacionadas da fatura de cliente para criar uma execução de liquidação para pagamento único.
    • Quando a fatura de cliente com um mandato está 14 dias após a data de pré-notificação, o Workday a inclui na execução de liquidação.
    • Quando a tarefa de execução de liquidação é concluída, o Workday registra e aplica automaticamente o pagamento, cria um depósito e cria lançamentos operacionais na moeda da empresa para transações aprovadas. Se as moedas da transação e da empresa forem diferentes, o Workday converte os valores na moeda da empresa. O processo de candidatura automática não foi executado.
    • Contabilização de transações de débito automático.
      Transação
      Débito
      Crédito
      Fatura de cliente
      Contas a receber
      Receita
      Execução de liquidação
      Caixa
      Contas a receber
      Cancelar pagamento de cliente
      Contas a receber
      Caixa
    • O Workday atualiza estes campos de mandato de débito automático após a conclusão de execução de liquidação:
      • Data da última liquidação
      • Status do mandato
        : para
        Inativo
         para mandato
        único
         e para mandato
        recorrente
         com uma
        sequência
         de
        final
        . Quando você consegue cancelar o pagamento, o status volta para
        Ativo
        .
      • Sequence
        : To
        First
        ,
        Second
        e assim por diante, ou
        Final
        . Quando você cancela o primeiro pagamento de uma fatura de cliente associada a um tipo de mandato
        recorrente
         , a sequência muda de
        recorrente
         para
        primeiro
         .
  • Se a conta bancária do cliente tiver fundos insuficientes, você poderá devolver a fatura de débito automático do cliente acessando o menu de ações relacionadas do pagamento do cliente e selecionando
    Devolver
    .
  • Você pode acessar estes relatórios para obter mais detalhes:
    • Localizar mandato de débito automático
    • Localizar tarefas de impressão de pré-notificações de mandato de débito automático
  • Para transações em massa, você pode usar estes serviços Web:
    • Obter IDs de credores da empresa
    • Atualizar ID do credor da empresa
    • Set Up: Company General
    • Submit Customer Invoice