Considerações para a definição: pagamentos a maior
Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da funcionalidade de pagamento a maior. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
A funcionalidade de pagamento a maior permite que você dê baixa de pequenos saldos quando:
- Quando você aplica um pagamento.
- Depois de aplicar um pagamento que tenha saldo em conta.
Quando você registra um pagamento a maior, o Workday cria um novo lançamento para creditar a conta do livro-razão definida na regra de lançamento em conta com o valor em conta.
Essa funcionalidade não rastreia pagamentos a maior por faturas.
Vantagens para a empresa
A funcionalidade de pagamento a maior:
- Elimina as etapas manuais para registrar e aplicar o ajuste de débito da fatura.
- Melhora a conformidade fiscal global e os recursos de auditoria.
- Permite que você identifique facilmente pagamentos a maior de clientes.
Casos de uso
Quando você recebe um pagamento maior que o valor da fatura, a funcionalidade de pagamento a maior permite que você:
- Registre, aplique e coloque o valor adicional na conta em uma única etapa durante a aplicação de pagamento.
- Registre um pagamento a maior acessando a tarefaRegistrar pagamento a maiorno menu de ações relacionadas do pagamento.
Você também pode:
- Cancelar um pagamento a maior.
- Adicionar uma etapa de aprovação ao processo de negócios de evento de pagamento a maior para limitar a quantia de pagamento a maior. Quando você registra apenas uma parte do valor em conta como pagamento a maior, após a conclusão do evento de pagamento a maior, o valor em conta é reduzido.
- Quando um valor em conta chega a zero:
- O status do pagamento muda paraCompleto.
- O status da inscrição muda paraTotalmente aplicado.
Perguntas a considerar
Pergunta | Considerações |
|---|---|
Quer dar baixa de um pagamento a maior no nível de pagamento? | Quando você tem um pagamento existente com um valor em conta, é possível usar a tarefa Registrar pagamento a maior de dar baixa do valor. |
Como você calcula um pagamento a maior em uma transação em que a moeda de pagamento e a moeda da empresa são diferentes? | O Workday usa a moeda da transação para calcular o valor do pagamento a maior. Quando as moedas de pagamento da empresa e do cliente são diferentes, o Workday preenche a Taxa cambial de pagamento a maior para a data de pagamento a maior na tarefa Registrar pagamento a maior do cliente .
Você pode substituir a taxa, mas isso pode causar um ganho ou perda cambial. |
O que acontece se você cancelar ou cancelar a aplicação de um pagamento de cliente? | O Workday cancela todos os pagamentos a maior associados. |
Recomendações
- Adicione anexos ou observações ao registrar um pagamento a maior, pois não será possível alterar ou editar as informações de pagamento a maior posteriormente.
- Clique emEnviarpara registrar um pagamento a maior na tarefaAplicar pagamento de cliente.
- Configure regras de condição no processo de negócios de pagamento a maior para definir aprovações com base na quantia de pagamento a maior.
Requisitos
- Crie pelo menos 1 motivo de pagamento a maior.
- Configure a APR (regra de lançamento em conta)Pagamento a maior a receberpara definir a conta do livro-razão e registrar pagamentos a maior. Você pode configurar a APR usando estas dimensões:
- Empresa
- Hierarquia de empresas
- Motivo de pagamento a maior a receber
- Especifique uma worktag quando registrar um pagamento a maior na tarefaAplicar pagamento de clientese você fez balanceamento por worktag.
Além disso, certifique-se de que:
- O valor total do pagamento a maior seja menor que o valor na conta.
- O status do pagamento sejaEm andamentoe o status de aplicação sejaAplicado com valor em contapara você registrar um pagamento a maior.
- A data de pagamento a maior é igual ou posterior à data de pagamento do cliente.
Limitações
Você não pode processar pagamentos a maior para:
- Ajustes de crédito
- Baixas no nível da fatura
- Reembolsos em andamento com o valor total na conta
- Pagamentos cancelados
- Pagamentos com lançamento incorreto
Quando um aprovador nega um aplicativo de pagamento, qualquer evento de pagamento a maior associado é encerrado e você deve criar um novo pagamento a maior.
Ao cancelar ou cancelar a aplicação de um pagamento de cliente, todos os pagamentos a maior associados também serão cancelados.
Você não pode cancelar um pagamento a maior se:
- O aprovador recusa o pagamento a maior.
- O pagamento associado é devolvido ou não foi aplicado.
Definição de locatário
Sem impacto.
Segurança
Os usuários com acesso a esses domínios podem definir, gerenciar e registrar pagamentos a maior:
Domínios | Considerações |
|---|---|
Set Up: Receivable Overpayment na área funcional Common Financial Management. | Esses domínios permitem que você use:
|
Process: Customer Overpayment (Parent Domain) na área funcional Customer Accounts.
Process: Customer Overpayment - Cancel na área funcional Customer Accounts.Process: Customer Overpayment - Core na área funcional Customer Accounts.Process: Customer Overpayment - View na área funcional Customer Accounts. | Esses domínios permitem que você acesse estas tarefas e relatórios:
|
Relatórios: pagamento a maior do cliente na área funcional Customer Accounts. | Permite que você acesse:
Fonte de dados de relatório Customer Overpayment .Filtro de fonte de dados Customer Overpayment for Company Filter . |
Processos de negócios
Processo de negócios | Considerações |
|---|---|
Evento de pagamento a maior do cliente
| Para permitir aprovações de valores de pagamento a maior específicos, você pode adicionar a etapa do processo de negócios Evento de pagamento a maior do cliente ao processo de negócios Evento de pagamento de cliente existente.
Se o aprovador negar o evento de pagamento a maior, o status do pagamento a maior será atualizado para Rejeitado . Reinicie o processo e crie um novo pagamento a maior. |
Evento de aplicação de pagamento de cliente
| O Workday cancela todos os pagamentos a maior associados quando você:
|
Considere-os ao configurar o processo de negócios
Evento de pagamento a maior do cliente
:
- Quando um aprovador nega o processo de negóciosEvento de aplicação de pagamento de cliente, e você registrou pagamentos a maior, o processo de negóciosEvento de pagamento a maior do clientetambém é encerrado.
- Quando os dois processos de negócios têm o mesmo aprovador, o Workday aprova o pagamento a maior e o aplicativo de pagamento do cliente em uma única etapa.
Geração de relatórios
Você pode usar estes relatórios fornecidos pela Workday para visualizar os dados de pagamento a maior:
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Visualizar pagamento de faturas pelo cliente
| Permite que você visualize as informações de pagamento a maior nas guias Atividade de pagamento a maior do cliente e o Histórico de pagamentos . |
Detalhes da atividade do cliente
| Permite que você visualize uma transação de Pagamento a maior do cliente no nível de linha. |
Resumo da atividade do cliente
| Inclui uma coluna Total de pagamento a maior do cliente na qual você pode clicar para detalhar os detalhes de pagamento a maior. |
Detalhes do saldo do cliente
| Inclui uma coluna Total de pagamentos a maior aprovados que permite visualizar a soma de todos os valores de pagamento a maior. |
Resumo do saldo de cliente
| Inclui uma coluna Pagamentos em conta que inclui pagamentos a maior no valor calculado.
Você pode fazer uma busca detalhada na coluna para visualizar o valor total do pagamento a maior. |
Localizar pagamentos de cliente
| Inclui uma coluna Valor de pagamento a maior . |
Receivables Financial Aging Detail Report
| Permite que você visualize:
Quando o status do pagamento do cliente é Concluído e o status é Totalmente aplicado , o pagamento não é exibido no relatório. |
Receivables Aging Summary by Financial Aging for Accounting Period
| Permite que você visualize o valor do pagamento a maior ao detalhar a coluna Pagamentos em conta . |
Conciliação de saldos de contas a receber e clientes
| Inclui o valor do pagamento a maior do cliente na coluna de detalhamento de Pagamentos por conta. |
Resumo de exceções de conciliação de saldos de contas a receber e clientes
| Inclui uma coluna Diferença em moeda da empresa que calcula automaticamente os pagamentos a maior do cliente. |
Você pode usar a fonte de dados de relatório
Customer Overpayment
em relatórios personalizados para visualizar anexos de pagamentos a maior de clientes e determinar:
- Uma taxa de conversão cambial de pagamento a maior.
- Valor restante na conta quando você registra um pagamento a maior.
- Valor total dos pagamentos a maior aprovados do cliente.
- Se existe um pagamento a maior para um pagamento de cliente.
Integrações
Use estes serviços Web para carregar, recuperar ou editar dados de motivos de pagamento a maior e visualizar a atividade do cliente:
- Get Overpayment Reasons
- Put Overpayment Reason
- Get Customer Activity
Use estes serviços Web para recuperar, registrar ou cancelar vários pagamentos a maior de uma só vez:
- Cancel Overpayment
- Get Customer Overpayments
- Submit Customer Overpayment
Relações e interações
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.