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Administrator Guide
Última atualização: 2025-03-14
Criar ajustes de fatura de cliente

Criar ajustes de fatura de cliente

  • Você deve ter uma fatura de cliente ativa.
  • Configure o processo de negócios
    Evento de fatura de cliente
     e a política de segurança na área funcional Customer Accounts.
  • Segurança:
    domínio Process: Customer Invoice - Core
     na área funcional Customer Accounts.
  • (Opcional) Definir numeração exclusiva de faturas para uma empresa. A ID de fatura exclusiva permite que você cumpra os requisitos contábeis globais. Se você habilita IDs de fatura exclusivas para créditos, débitos e refaturamentos em seu locatário, o Workday cria o ajuste com uma ID de fatura exclusiva.
Você pode criar um ajuste de fatura de cliente para diminuir ou aumentar o valor devido de um cliente. Um ajuste é uma nova transação com seu próprio número de documento separado da fatura original, mas vinculado a ela.
Você pode criar um ajuste e aplicá-lo a várias faturas usando a tarefa
Fazer manutenção na fatura de cliente
 , desde que não selecione
Aplicar ajuste imediatamente
.
Você também pode copiar um ajuste de fatura existente, desde que:
  • Não está associada a uma premiação.
  • O cliente está ativo.
Você pode continuar fazendo alterações no novo ajuste de fatura até aplicá-lo. Você pode copiar os campos para um novo ajuste, exceto:
  • Data do ajuste
  • Aplicar ajuste imediatamente
     (quando você deixa em branco no ajuste original)
  • Anexos
  • Parcela de faturamento
  • Programação de faturamento
  • Substituições de moeda
  • Observações
  • Faturas relacionadas
Se você está ajustando uma fatura de transação faturável, só pode criar um crédito integral. Você não pode criar um ajuste de débito ou um crédito parcial.
  1. Acesse a tarefa
    Criar ajuste de fatura de cliente
     .
    • Se o motivo de ajuste desejado não estiver disponível na lista de opções, crie motivos de ajuste de fatura com a tarefa
      Manter motivos de ajuste de fatura
       .
    • Você também pode acessar a tarefa
      Copiar ajuste de fatura de cliente
       no menu de ações relacionadas de um ajuste de fatura de cliente existente.
  2. Para concluir a seção
    Informações de ajuste de fatura
     , considere:
    Opção Descrição
    Endereço de faturamento
    Endereço de envio
    O Workday só exibe essas listas de opções quando você habilitou as opções de endereço de faturamento e de envio na tarefa
    Editar opções de conta de cliente
     para a empresa de ajuste de fatura.
    O Workday preenche automaticamente:
    • Endereço de faturamento quando o endereço principal da empresa está sendo usado para faturamento.
    • Endereço de envio quando o endereço principal da empresa está sendo usado para envio.
    Quando você:
    • Remover a empresa, o Workday oculta as listas de opções.
    • Altera a empresa, o Workday preenche novamente as listas de opções com base nas novas configurações da empresa.
    • Edita o endereço exibido na lista de opções de endereço de faturamento ou de expedição no perfil da empresa, o Workday preenche novamente as listas de opções com base no novo endereço.
    Cliente de faturamento e cliente de venda
    Sua seleção preenche outras informações de ajuste com base na definição do cliente, como código fiscal, condições de pagamento e forma de pagamento.
    Data do ajuste
    O Workday usa essa data para contabilizar o ajuste no primeiro período do livro-razão aberto. Se o Workday não localizar um período do livro-razão em aberto, definimos o status do ajuste como
    Erro
    .
    Tipo de fatura obrigatória
    Selecione uma fatura obrigatória específica do país se você usar tipos de fatura para categorizar suas faturas em conformidade com os requisitos do governo local.
    O campo é exibido apenas se você configurou uma fatura obrigatória para a empresa em um país específico.
    Endereço de faturamento
    Exibido quando você insere um cliente. Ela é preenchida automaticamente com o endereço comercial principal definido na guia
    Endereços e contatos
    Informações de contato
     do perfil do cliente. Se você não define um endereço comercial principal, esse campo permanece em branco. Você pode substituir o valor por padrão por outras opções na lista de opções, se disponíveis.
    Contato de faturamento
    É preenchido com base nos contatos por padrão definidos na guia
    Endereços e contatos
    Contatos de cliente
     do perfil do cliente. Se você não define um contato de faturamento por padrão, esse campo permanece em branco. Esses contatos são os destinatários de e-mail das faturas de cliente. Você pode substituir os valores por padrão por outras opções na lista de opções, se disponíveis.
    Cliente de envio
    Endereço de envio
    Exibida apenas se a fatura do cliente tem
    Conexões comerciais de envio
     definidas no
    Mapa de conexões
     no perfil do cliente.
    Depois que você seleciona um cliente de envio, a lista de
    opções Endereço de envio
     exibe todos os endereços de entrega definidos no relatório
    Informações de contato
     com uma data de vigência igual ou anterior à data atual.
    O Workday aplica o
    Endereço de envio
     com a regra fiscal do país de destino para preenchimento automático de impostos. Se nenhum endereço tem um uso para envio, a lista de opções exibe o endereço comercial principal.
    Essa funcionalidade não se aplica a patrocinadores.
    Faturas relacionadas
    Selecione a fatura de cliente relacionada a este ajuste. Para fatura de crédito ou refaturamento, o Workday exibe a fatura original e a de refaturamento. Use a visualização da fatura para acessar a fatura de origem e de refaturamento.
    Aplicar ajuste imediatamente
    Para aplicar seu ajuste a várias faturas em massa, deixe essa opção em branco.
    Selecione se:
    • O ajuste diminui o passivo.
    • A fatura de origem usa a mesma moeda do ajuste.
    • Você usa balanceamento por worktag.
    • O ajuste faz referência à fatura original do cliente.
    O Workday aplica os valores de crédito do ajuste da fatura às linhas correspondentes da fatura original. O valor de crédito se aplica somente até o valor a receber em aberto de cada linha, combinando os valores de balanceamento por worktag nos dois documentos.
  3. Para concluir a seção
    Informações adicionais
     , considere:
    Opção Descrição
    Projeto faturável
    (Opcional) Selecione um projeto faturável relacionado à empresa ou cliente. O Workday também preenche automaticamente o campo
    Projeto faturável
     na linha da fatura.
    Se você deixa esse campo em branco, pode associar uma fatura a mais de um projeto no nível de linha de fatura.
    Tipo de referência
    Selecione um tipo de referência com base nos requisitos do país onde você conduz negócios.
    O Workday exibe esse campo dinamicamente quando o endereço da empresa e o endereço de faturamento do cliente estão em um destes países:
    • Boleto bancário (Brasil)
    • BPAY (Austrália)
    • ESR (Suíça)
    • FIK-nummer (Dinamarca)
    • KID-nummer (Noruega)
    • Número - OCR (Suécia)
    • OGM-VCS (Bélgica)
    • Viitenumber (Estônia)
    • Viitenumero (Finlândia)
    Número de referência
    Quando você seleciona um tipo de referência internacional, deve inserir um
    Número de referência
    de comprovação.
    Data de vencimento
    O Workday calcula automaticamente essa data com base na data da fatura e nas condições de pagamento. Você pode substituir a data inserindo uma nova no campo
    Substituição da data de vencimento
     .
    Link do documento
    Se você armazena documentos ou imagens de suporte em um repositório externo, insira o URL desse local. Depois de salvar a transação, o Workday exibe o URL como um hiperlink dinâmico para a imagem. Os aprovadores podem consultar este documento antes de aprovar a transação.
    O Workday valida o link para garantir que tenha um padrão de URI (ID Uniforme de Recursos) válido, conforme definido pelo administrador de segurança. Esse processo fornece segurança adicional para ajudar a evitar conteúdo malicioso em links externos.
    Você pode adicionar um identificador uniforme de recursos (URI) válido selecionando
    Customer Invoice Document Link Type
     na tarefa
    Maintain External Link Validation
     . Se a localização do conteúdo externo é alterada, você deve atualizar o URL no Workday.
  4. Para concluir a seção
    Informações sobre o valor
     , considere:
    Opção Descrição
    Moeda
    Moeda em que as faturas de ajuste e o pagamento são devidos.
    Se você especificou um, o valor por padrão vem da moeda do cliente; caso contrário, será usada a moeda da empresa. Você pode alterar a moeda para qualquer uma das moedas aceitas definidas para o cliente.
    Código fiscal por padrão
    Exibido quando você não configura uma integração fiscal de terceiros para a empresa da fatura.
    Você pode selecionar um código fiscal para o Workday preencher nas linhas da fatura. Você também pode substituir o código fiscal por padrão que o Workday preenche com base em sua configuração fiscal e informações de fatura.
    Em faturas sem cliente de envio, o Workday preenche automaticamente o código fiscal do cliente de faturamento.
    Quando você seleciona um cliente de envio e um endereço, o Workday aplica o código fiscal da regra de imposto sobre transações por padrão para o país de destino.
    Você pode configurar regras de exceção para substituir a seleção por padrão para empresas e clientes em faturas de cliente.
    Valor do imposto
    O valor total do imposto para a fatura do cliente, calculado pelo Workday ou importado de uma integração de serviços fiscais de terceiros.
    Nome do serviço fiscal
    Exibido quando você configura uma integração de serviços fiscais de terceiros com a opção de não declaração para a empresa da fatura. Consulte Conceito: integrações de serviços fiscais de terceiros.
    Menos valor retido na fonte
    Calcula quando o
    Código de imposto retido na fonte
     tem um
    Ponto de realização
     de
    Fatura
    .
  5. Para preencher a grade
    Linhas de ajuste
     , considere:
    Opção Descrição
    Empresa
    Se você habilita transações intercompanhias, pode selecionar mais de uma opção.
    Item de venda
    Sua seleção preenche outros detalhes da linha da definição do item de venda, como preço unitário e aplicabilidade fiscal.
    O Workday preenche automaticamente até cinco recomendações de itens de venda no filtro da lista de opções
    Recomendado
     quando você habilita as recomendações de aprendizado de máquina para
    Item de venda
     na tarefa
    Manter recomendações da lista de opções de aprendizado de máquina
     .
    Código de mercadoria
    Para exibir opções nesta lista de opções, primeiro configure os tipos de código de mercadoria e adicione os códigos de mercadoria. Consulte Etapas: criar códigos de mercadoria.
    Você pode selecionar apenas um código ativo por tipo de código de mercadoria.
    Preço unitário
    Se as moedas do item de venda e do ajuste forem diferentes, o Workday converte automaticamente esse valor para a moeda do ajuste.
    O Workday usa a taxa de conversão cambial atual conforme definido para o tipo de taxa cambial por padrão, que faz parte da definição de locatário.
    Valor total
    Insira um número positivo.
    Para itens de venda que permitem precificação em massa, o Workday calcula o valor total como: (Preço unitário x Quantidade)/Unidade de medida cobrada nas quantidades.
    Endereço de envio
    O Workday exibe essa lista de opções quando você habilita as opções de endereço de origem da fatura e de expedição na tarefa
    Editar opções de conta de cliente
     para a empresa de ajuste de fatura.
    O Workday preenche automaticamente o endereço de envio quando o endereço principal da empresa da linha de ajuste está em uso para expedição.
    Quando você:
    • Selecione a mesma empresa na seção
      Informações de ajuste de fatura
       e em
      Linhas de ajuste
      , o Workday preenche o mesmo endereço de envio.
    • Remover o endereço de envio da seção
      Informações de ajuste de fatura
       , o Workday preenche uma lista de
      opções Endereço de envio
      em branco para cada nova linha de ajuste que você adiciona.
    • Remover a empresa de
      Linhas de ajuste
      , o Workday oculta a lista de opções.
    • Altera a empresa da linha de ajuste, o Workday preenche novamente a lista de opções com base nas novas configurações da empresa.
    Cliente de envio
    Endereço de envio
    Você pode alterar o cliente e o endereço de entrega para qualquer conexão de envio configurada para este perfil de cliente no
    Mapa de conexões
    . Se você configura a segurança segmentada, somente os usuários que têm acesso ao domínio do cliente podem visualizar os clientes de envio e os endereços.
    Se você faz referência a uma
    Linha de contrato
     na linha da fatura, o Workday limpa o cliente de envio e o endereço dessa linha.
    Essa funcionalidade não se aplica a patrocinadores.
    Aplicabilidade fiscal
    Indica se a linha da fatura é tributável ou não. Quando você configura a aplicabilidade fiscal como parte de uma regra fiscal para um item de venda, o Workday preenche automaticamente esse campo. Quando não há aplicabilidade associada ao item, o Workday aplica a regra fiscal para o país de destino. Se você não configurou as regras fiscais para um item de venda e país, o Workday preenche automaticamente a aplicabilidade fiscal com base no item de venda ou na categoria de receita.
    Quando você habilita o imposto de terceiros para a empresa da fatura, o Workday preenche a aplicabilidade fiscal quando a integração é executada.
    Código fiscal
    O Workday preenche o valor do código fiscal de um cabeçalho da fatura. Você pode substituir um valor manualmente ou selecionando:
    • Item de venda
       que tem um código fiscal.
    • Cliente de envio
       e
      Endereço de envio
       na linha da fatura. Esses campos são exibidos apenas se o cliente de faturamento tiver
      Conexões comerciais de envio
       configuradas no
      Mapa de conexões
       no perfil do cliente.
    Se você não tem o
    Mapa de conexões
     ou as regras de imposto sobre transações para o país configuradas, o Workday preenche automaticamente o código fiscal do
    Cliente de faturamento
    .
    Quando você habilita o imposto de terceiros para a empresa da fatura, o Workday preenche o código fiscal quando a integração é executada.
    Código de imposto retido na fonte
    Você pode selecionar a partir de códigos fiscais que tenham pontos de realização de
    Fatura
     ou
    Autorretenção de imposto na fatura de cliente
    . O Workday preenche automaticamente esse campo quando você configura códigos de imposto retido na fonte nestas regras:
    • Regra de imposto retido na fonte para o país
    • Regra de imposto retido na fonte para o item
    Quando você habilita o imposto retido na fonte por terceiros para a empresa da fatura, o Workday preenche o código de imposto retido na fonte quando a integração é executada.
    Você não pode selecionar um código de imposto retido na fonte quando configura uma integração fiscal de terceiros com a opção de não declaração para a empresa da fatura. Consulte Conceito: integrações de serviços fiscais de terceiros.
    Tipo de data de competência do imposto
    Selecione o tipo de data de competência do imposto para a linha da fatura. O Workday requer o tipo de data de competência do imposto quando você especifica um
    Código de imposto sobre transações
     em uma linha de fatura.
    • Esse campo é exibido apenas se você marcou a caixa de seleção
      Habilitar configuração da data de competência do imposto para impostos sobre transações
       na tarefa
      Editar definição de locatário - Finanças
       .
    • O Workday preenche automaticamente o tipo de data de competência do imposto com
      a Data da fatura/ajuste
       e usa o imposto sobre transações regulares.
    • Quando você marca a caixa de seleção
      IVA sobre pagamento
       na
      tarefa Editar detalhes fiscais da empresa
      , o Workday automaticamente:
      • Define o tipo de data de competência do imposto para
        Data de pagamento
        .
      • Usa o imposto sobre transações nos pagamentos.
    Data de competência do imposto
    Insira uma data de competência do imposto para determinar o período fiscal da transação.
    Esse campo é exibido quando você seleciona
    Data de entrega de bens/serviços
     como o tipo de data de competência do imposto.
    Worktags
    Adicione worktags à linha da fatura para:
    • Facilite a localização.
    • Deixar claro sua finalidade corporativa.
    • Auxiliar na geração de relatórios multidimensionais.
    As worktags relacionadas são preenchidas automaticamente a partir dos dados selecionados na fatura. Quando existem worktags relacionadas do mesmo tipo em itens de venda e categorias de receita, aquela do item de venda tem precedência porque é mais específica. O valor por padrão mais recente para um tipo de worktag substitui qualquer valor anterior.
  6. (Opcional) Verifique as informações na guia
    Imposto
     .
    A guia exibe uma grade de impostos sobre transações que contém informações sobre os códigos fiscais junto com as alíquotas associadas. Você também verá uma grade de imposto retido na fonte se inserir um código de imposto retido na fonte na linha de ajuste. A
    ID fiscal da empresa
     e
    a ID fiscal de cliente
     também são exibidas nessa guia, se configuradas durante a definição do cliente.
  7. (Opcional) Acesse a guia
    Taxa cambial
     . Durante o preenchimento, considere:
    Para faturas em moeda estrangeira, você pode fazer ajustes para atingir a taxa de conversão desejada. Todas as alterações que você faz nas configurações da guia
    Taxa cambial
     são refletidas no campo
    Taxa cambial efetiva
     . O valor nesse campo é a taxa histórica usada pela contabilidade de reconhecimento de receita para converter os valores das parcelas na moeda do livro-razão. Todas as substituições acionam a caixa de seleção
    Substituição de taxa
     .
    Opção Descrição
    Substituição de tipo de taxa cambial
    Substitua o tipo de taxa usado para pesquisar a taxa cambial.
    Substituição de data da taxa cambial
    Substitua a data usada para pesquisar a taxa cambial.
    Substituição manual da taxa cambial
    Insira uma taxa cambial para substituir a taxa cambial ou forneça uma taxa quando uma taxa por padrão não estiver disponível.
    Valores por padrão
    Essa seção exibe a taxa cambial por padrão definida em seu locatário. É baseado na data da fatura.
O Workday inicia o processo de negócios
Evento de fatura de cliente
 .
Se esse ajuste de fatura de cliente for uma transação intercompanhias
Em nome de
 , o Workday também inicia o processo de negócios
Evento intercompanhias de fatura de cliente
 .
Se você criou uma nota de crédito, pode aplicar o valor a várias faturas, incluindo faturas de outros clientes, na tarefa
Fazer manutenção na fatura de cliente
 . Não marca a caixa de seleção
Auto-Apply Adjustment to Invoice
 . O Workday evita a aplicação excessiva de notas de crédito.
Após a conclusão do ajuste de fatura:
  • O Workday cria lançamentos operacionais na moeda da empresa para transações aprovadas. Quando as moedas da transação e da empresa são diferentes, o Workday converte os valores.
  • Você pode cancelar um ajuste de fatura de cliente quando:
    • Você não aplicou o pagamento.
    • Você cancelou o pagamento aplicado.
    • Você não tem o ajuste incluído em um reembolso de cliente no status
      Rascunho
       .
  • Você não pode acessar a tarefa
    Cancelar ajuste de fatura de cliente
     no menu de ações relacionadas quando um ajuste de fatura de cliente tem uma programação de reconhecimento de receita anexada. Para fazer isso, primeiro você precisa cancelar a programação de reconhecimento de receita, e a programação deve estar no status
    Rascunho
     .
  • Você pode liquidar os ajustes de fatura de cartão de crédito e débito automático não pagos. O processo de liquidação cria e liquida os ajustes faturados. Quando o processo é concluído, o Workday atualiza os lançamentos contábeis de cada pagamento.
  • Você pode acessar a tarefa
    Edit Customer Invoice Layout Rule
     e marcar a caixa de seleção
    Remover prefixo de ajuste
     para remover o prefixo codificado do nome de arquivo do ajuste da fatura impressa.